12 лучших советов по деловому письму, которые может использовать каждый

Если вы только начинаете свою карьеру в бизнесе или являетесь опытным профессионалом, эти советы по деловому письму помогут вам вывести общение на работе на новый уровень.

Когда вы находитесь в положении, которое требует от вас создания деловых коммуникаций высокого уровня, важно, чтобы вы постоянно работали над развитием своих навыков делового письма. Улучшаете ли вы структуру предложения, чтобы создать хороший деловой текст, или пытаетесь чаще использовать активный залог вместо пассивного, чтобы повысить ясность вашего письма, повышение уровня ваших навыков может помочь вам создать более эффективный деловой текст, который донесет ваше сообщение. через.

Здесь мы рассмотрим несколько советов, которые вы можете использовать для создания более эффективного общения и разработки лучших методов делового письма.

1. Знай свою аудиторию

Независимо от того, над каким типом письма вы работаете, знание вашей аудитории является ключом к использованию правильных коммуникативных навыков, которые помогут донести вашу точку зрения. Если вы пишете служебную записку с подробным описанием последних изменений в исследованиях для своего начальства, вы будете использовать другой подход, чем ежеквартальный отчет для членов совета директоров. Когда вы знаете свою аудиторию, вы можете адаптировать свой бизнес-документ в соответствии с их уровнем знаний, будь то включение технических терминов, с которыми они знакомы, или выделение времени и места, необходимых для того, чтобы ознакомить их с последними изменениями в вашей отрасли. .

2. Тщательно исследуйте темы

Когда вы работаете над быстрой разработкой части делового общения, может возникнуть соблазн провести поверхностное исследование. Вместо этого не торопитесь углубляться в вопросы, которые вы обсуждаете. Это не просто умный ход, который поможет вам стать лучшим деловым писателем — он также предоставит вам необходимую информацию, когда руководитель или член правления неизбежно остановит вас в коридоре, чтобы обсудить пункт из вашего письма.

Если вы чувствуете, что вам нужно больше времени, чем отведено вашим руководителем, для выполнения объема исследования, необходимого для вашего делового письма, не стесняйтесь обратиться к нему и объяснить, как перенос сроков поможет вам и компании.

3. Знай свою цель

С некоторыми типами делового письма суть ясна. Возможно, вы пишете обновленную информацию для своей команды по конкретной проблеме, над решением которой вы работали, или предоставляете своему совету финансовый отчет за квартал. Эти типы письменного общения имеют четкую цель, позволяя вам не сбиться с пути, когда вы пишете.

Однако для других типов общения может быть сложнее добраться до сути, особенно если вы не уверены, в чем суть. Если вы пишете обновление для избирателей или предоставляете отчет о проделанной работе своему начальнику, сделайте все возможное, чтобы прояснить моменты, над которыми вы работаете, прежде чем начать писать. Ваша работа станет более доступной, а ваша аудитория оценит ваш лаконичный подход.

4. Предугадывайте вопросы

Когда вы дойдете до конца своего делового письма, найдите минутку, чтобы представить, что вы являетесь членом своей аудитории. Делайте все возможное, чтобы предположить их уровень знаний о вашей работе. Теперь вернитесь к началу вашего письма и попытайтесь прочитать его его глазами. Какие вопросы у них могут возникнуть? Какие части вашего письма им будет сложно понять? Предугадывая вопросы, которые могут возникнуть у вашей аудитории, и встраивая ответы в текст, вы можете создать более точную и эффективную коммуникацию.

5. План перед написанием

Как только вы узнаете цель вашего делового письма, может быть полезно разработать план, прежде чем вы начнете свою настоящую писательскую работу. Изложение основных моментов на бумаге облегчит погружение во вступление к вашему письму и поможет вам решить, сколько времени и места нужно посвятить каждой области внимания. Если вы изо всех сил пытаетесь завершить набросок, не беспокойтесь — даже краткое изложение одного или двух основных моментов и некоторых вспомогательных деталей может помочь вам двигаться в правильном направлении, когда вы не знаете, с чего начать.

6. Избегайте чрезмерного усложнения

Может возникнуть соблазн продемонстрировать свои отраслевые знания, когда вы пишете для бизнеса, но не поддавайтесь желанию переборщить с техническим жаргоном, когда пишете. Если есть простая альтернатива сложному слову, используйте ее. Когда вы пишете просто, вашей аудитории становится легче понять ваши идеи.

Хотя ваша аудитория, скорее всего, будет читать на высоком уровне, рекомендуется стремиться к среднему или старшему уровню чтения в вашей работе. Вы не пытаетесь преподавать в колледже, когда отправляете деловое сообщение — вы пытаетесь донести идею до своей аудитории быстро, эффективно и осмысленно. Не беспокойтесь о попытке произвести впечатление на людей в деловом мире причудливым словарным запасом. Они будут гораздо больше впечатлены вашей способностью просто, но точно сформулировать свою точку зрения.

7. Прочтите это

Когда вы читаете свою работу вслух, может быть легче найти моменты с неуклюжими фразами или неправильной грамматикой. Часто наши глаза скользят по этим вопросам в процессе корректуры. Если вы чувствуете себя комфортно, пусть ваш друг прочитает вашу работу вслух, это даст вам больше информации о том, как ваше произведение будет воспринято вашей аудиторией. Постарайтесь не быть слишком строгим к себе за простые ошибки, когда вы слушаете свою работу — вернитесь назад и внесите необходимые исправления, прежде чем двигаться дальше, отправляя свое сообщение другим.

8. Удалите наполнитель

Может возникнуть соблазн заполнить текст вашего электронного письма или другого делового сообщения словами-паразитами, особенно если вы пытаетесь показать, что глубоко понимаете задачу. Однако в деловом мире ненужное словоблудие осуждается. Вы хотите, чтобы ваше письмо было как можно более кратким. Спросите себя, получает ли ваша аудитория нужную им информацию из вашего общения, и если да, то на этом закончите. Если вам нужно заполнить место в информационном бюллетене или другом типе обновлений и у вас нет соответствующей информации, спросите своего руководителя, можете ли вы связаться с другим отделом, чтобы объединить обновления.

9. Забудьте о деловом жаргоне

Когда вы закончите свое деловое письмо, найдите минутку, чтобы вернуться и найти слова, которые большинство людей не поняли бы. Однако это не проблема, если у вас есть отраслевые термины, которые вы не можете изменить. Если вы использовали жаргон без необходимости, уберите его и используйте менее сложное слово.

Модные словечки не убедят вашу аудиторию в том, что вы знаете, о чем говорите, и могут лишить вас профессионального тона, к которому вы хотите стремиться в своем деловом общении. Вы хотите, чтобы люди, читающие ваше деловое сообщение, как можно проще поняли, что вы пытаетесь сказать. Упрощение словарного запаса может сделать чтение вашего сообщения более эффективным.

10. Попросите о помощи

Если вы новичок в деловой переписке, может быть сложно понять, как именно организовать деловое общение. Это может быть особенно верно, если ваш стиль письма, как правило, больше подходит для социальных сетей или убедительного письма, или если вы никогда не работали профессиональным писателем в бизнесе.

Когда вы просите других оставить отзыв о вашем деловом письме, дайте им понять, что вы не просто просите помочь с опечатками. Вместо этого скажите им, что вы хотите получить отзывы о том, как сделать текст более кратким и подходящим для вашей аудитории. Это разумный шаг, чтобы запустить ваш первый черновик деловых писем и других сообщений с вашим руководителем или директором по коммуникациям, особенно если вы все еще привыкаете к руководству по стилю вашей компании.

11. Стремитесь к совершенствованию

Когда вы только начинаете деловую переписку, вполне логично, что вы будете чувствовать себя неуверенно и нервничать по поводу того, правильно ли вы общаетесь с коллегами и начальством в правильном стиле и формате. Как и в случае с любым новым навыком, для развития технического письма может потребоваться время. Стремление стать лучше не только привлечет внимание вашего руководителя, но и повысит вашу уверенность в себе. Использование средств проверки орфографии, прохождение онлайн-курсов или личных курсов письма, а также использование средств проверки грамматики (таких как Grammarly и редактор Hemingway) могут повысить вашу уверенность в своих способностях к деловому письму.

12. Используйте средство проверки грамматики

Хорошая программа проверки грамматики — это самый простой способ быстро найти и исправить грамматические и пунктуационные ошибки в ваших отчетах, электронных письмах и деловых документах. Вы можете установить средство проверки грамматики в виде настольного приложения или плагина для вашего любимого инструмента для написания электронной почты или текстового процессора. Он должен обнаруживать эти ошибки почти мгновенно. Тогда вы сможете найти и исправить больше грамматических ошибок, чем может обнаружить встроенная в вашу операционную систему проверка грамматики.

Grammarly — одно из наших лучших средств проверки грамматики для бизнес-профессионалов. Узнайте почему в этом обзоре Grammarly.