Как написать идеальное электронное письмо с отказом кандидату
Опубликовано: 2022-03-22Сообщить потенциальному кандидату, что у него нет работы, — одна из самых сложных вещей, которую может сделать каждый, но очень важно, чтобы вы это сделали. Соискатели потратили время, усилия и, в некоторых случаях, расходы на подачу заявления и участие в собеседовании, поэтому самое меньшее, что вы можете сделать, это сообщить им, если у них нет работы.
Лучшие электронные письма с отказом кандидата являются личными и профессиональными, предоставляя соискателю достаточно обратной связи. Они находят правильный баланс между позитивом, информативностью и воодушевлением, но при этом говорят «нет».
Сделайте это правильно, и вы сможете улучшить репутацию своего бизнеса. Сделайте это неправильно, и электронное письмо с отказом от плохой работы может быстро распространиться по всему миру, нанося ущерб вашей репутации и авторитету.
Итак, как написать идеальное письмо с отказом кандидату? Прочтите наше руководство, чтобы узнать.
Что такое электронное письмо с отказом?
Ответ по электронной почте об отказе в приеме на работу — это профессиональная вежливость по отношению к соискателям, которые не добились успеха после подачи заявления или посещения собеседования.
После того, как вы решили, с кем провести собеседование или нанять, важно как можно скорее сообщить об этом неудачливым кандидатам.
Настоящих правил в отношении электронных писем с отказом от работы не существует, но вы обязательно должны их отправить. К сожалению, многие организации не беспокоятся об этом.
Платформа вакансий Workable обнаружила, что 75% соискателей никогда не получают ответа после отправки заявки. Еще 60% никогда не получали никакой обратной связи после интервью.
Зачем мне нужно знать об электронных письмах с отказом в приеме на работу?
Задача составления письма об отказе часто делегируется сотрудникам, которые, возможно, не участвовали в процессе отбора. Ключ в том, чтобы найти правильный тон между обнадеживающим и позитивным, но честным и профессиональным.
Если вы никогда раньше не писали письмо с отказом кандидату, может потребоваться некоторая практика, прежде чем вы сделаете все правильные заметки. Даже опытные рекрутеры могут столкнуться с трудностями при создании писем с отказом.
Сообщить кому-то плохие новости всегда сложно, но писать письма с отказом особенно сложно. Соискатели эмоционально вовлекаются в процесс найма, и отказ может быть трудно воспринят.
По данным Glassdoor, от подачи заявки до встречи в среднем процесс найма занимает 27 дней. Если кандидаты были приглашены на собеседование и встречались с потенциальными работодателями, ответ «нет» может быть трудным. Получив отказ, соискатели испытают целый ряд эмоций, включая разочарование, гнев и расстройство.
Отсутствующее или плохо написанное письмо может повредить самооценке получателя и будущим намерениям потенциальных новобранцев», — обнаружили исследователи. Проще говоря, плохое письмо с отказом может нанести непоправимый вред чьему-то психическому здоровью.
В другом исследовании ученые обнаружили, что кандидаты, отклоненные без получения корреспонденции, с большей вероятностью считали, что организация не выполнила свои обязательства. Те, кто не получил персонализированное письмо с отказом, имели то, что исследователи называют «более негативными намерениями» по отношению к организации.
Хорошо написанное письмо с отказом может достичь трех целей:
- Оперативно сообщайте важные новости.
- Обеспечьте эмоциональное закрытие для соискателя.
- Защитите репутацию и улучшите восприятие своей организации.
Письмо с отказом перед собеседованием или электронное письмо с отказом после собеседования может быть коротким или длинным, как вы пожелаете, но оно должно содержать некоторые особенности, которые мы рассмотрим далее.
Что делает электронное письмо с отказом кандидата отличным?
Мы уже писали о профессиональном этикете электронной почты, но письмо с отказом на вакансию немного отличается. Наше исследование показало, что любое успешное электронное письмо с отказом состоит из четырех основных частей.
- Спасибо заявителю
- Сообщите плохие новости
- Объясните причины
- Завершить положительно
Давайте рассмотрим их более подробно.
1. Поблагодарите заявителя
Соискатели вложили время и усилия, чтобы подать заявку. Они полны энтузиазма, взволнованы и эмоционально вложены в процесс. Устроиться на работу сложно, а отказаться еще труднее. Следовательно, важно признать это, поблагодарив их за их усилия.
2. Сообщите плохие новости
Письма с отказом касаются плохих новостей, поэтому будьте ясны и откровенны. Если нет, то так и скажи.
Ваш ответ должен быть окончательным и не оставлять заявителю никаких иллюзий относительно того, что у него есть шанс. Чистый разрыв - самый честный подход.
3. Объясните причины
Крайне важно, чтобы вы объяснили, почему человек не получил работу.
Здесь вы можете вдаваться столько подробностей, сколько пожелаете. В некоторых случаях можно просто указать, что есть более подходящие кандидаты, или вы можете предоставить длинную и подробную обратную связь. Посмотрите наши примеры ниже для вдохновения.
Даже краткая обратная связь лучше, чем ее отсутствие.
4. Положительно закончить
Очень важно закончить письмо на положительной ноте. Вы не дали этому человеку работу, но для него есть роль.
Поблагодарите заявителя, признайте его сильные стороны и предложите ему подать заявку снова. Если вы готовы довести дело до конца, предложите кандидату оставить отзыв.
Как отклонить кандидата по электронной почте
Вы читали нашу основу для создания идеального электронного письма, но вам может быть интересно, как это преобразуется в электронное письмо с отказом? Давайте взглянем на некоторые важные советы по написанию письма об отклонении заявки.
1. Используйте имя человека
Может возникнуть соблазн разослать групповое электронное письмо всем интервьюируемым, но не делайте этого. Всегда обращайтесь к человеку по имени. Они это оценят.
Мы предпочитаем использовать имя, так как оно звучит гораздо более лично. Вы можете узнать больше о том, как начать профессиональную электронную почту, в нашем подробном блоге.
2. Поблагодарите их за заявку
Каждое заявление и собеседование представляют собой многочасовые усилия соискателя, поэтому благодарность не только приветствуется; это необходимость.
3. Начните с плохих новостей (и не извиняйтесь за то, что выбрали лучшего кандидата)
Немедленно скажите людям, что они потерпели неудачу. Не оставляйте это в конце письма, чтобы сообщить плохие новости. Соискатели будут читать и перечитывать вашу электронную почту, поэтому будьте ясны, а не расплывчаты.
Например :
- В связи с этим мы решили не рассматривать вашу заявку дальше.
- Я пишу, чтобы сообщить вам, что вы не были выбраны для собеседования.
- К сожалению, в настоящее время мы не будем рассматривать вашу заявку.
Вы можете захотеть извиниться, но не делайте этого. Решения, которые вы принимаете, лучше всего подходят для вашего бизнеса, и вам не нужно извиняться.
4. Будьте индивидуальны
Если вы потратите немного времени на размышления об опыте кандидата, соискатель почувствует ваше решение взвешенным и справедливым. Отказ без объяснения причин может привести к замешательству, разочарованию и расстройству.
5. Если вы предлагаете оставить отзыв, убедитесь, что вы действительно это имеете в виду.
Так много организаций предлагают предоставить обратную связь, но не делают этого (по многим причинам). Если вы не готовы предоставить обратную связь, не предлагайте это сделать.
6. Поощряйте их снова обращаться
Дверь никогда не закрывается для хороших кандидатов, поэтому поощряйте их подавать заявки снова. Включите детали того, как они могут искать новые возможности.
Вы можете предложить соискателям связаться с вами в социальных сетях, таких как LinkedIn, чтобы узнать о новых возможностях.
7. Закончите профессионально
Мы написали подробный блог о лучших методах завершения профессиональных электронных писем. Проверьте это.
8. Проверяйте все электронные письма
Нет ничего хуже, чем плохо написанное электронное письмо с отказом, поэтому обязательно проверьте его перед отправкой.
Какой длины должно быть мое письмо с отказом?
Нет правильного или неправильного ответа. Во-первых, вы пишете письмо с отказом от работы. Так много предприятий и организаций даже не делают этот шаг.
Хорошим ориентиром является то, что чем дольше кто-то участвует в процессе выбора работы, тем более подробным должно быть письмо с отказом кандидата. В большинстве случаев достаточно трех-четырех абзацев.
Строка темы письма с отказом
Лучше всего делать вещи простыми, ясными и профессиональными. Рекомендуем указывать название вакансии в теме письма. В качестве примера можно использовать следующее.
Шаблон письма с отказом
Вы должны персонализировать свои электронные письма с отказом для каждой роли и каждой организации, но вот несколько основных примеров, которым вы можете следовать.
Пример 1: Обычное электронное письмо с отказом кандидата
Это довольно стандартное письмо с отказом, которое предназначено для человека. Профессионально, по делу и понятно.
Пример 2: Официальное письмо об отказе
Если вы пишете от имени кого-то другого, делайте это кратко и официально. Вот пример.
Пример 3: Подробное электронное письмо с отказом
Если вы готовы предоставить подробный отзыв, это может быть очень полезно для соискателя. Этот шаблон является подходящим образцом письма с отказом после собеседования. Он создан по образцу электронного письма с отказом, используемого Apple.
Пример 4. Личное электронное письмо с отказом от работы
Если вы сами ведете бизнес и хотите заниматься чем-то немного другим (при этом следуя нашим основным принципам), то почему бы и нет?
Вы все еще пытаетесь написать электронное письмо с отказом кандидата? Flowrite превращает последовательности слов в готовые к отправке электронные письма, которые могут быть как личными, так и профессиональными. Если вы хотите быть первым, кто испытает будущее письма, запросите доступ сейчас.