Что означает «Копия» в электронном письме?

Этикет электронной почты может показаться загадочным, включая функции «копия» и «скрытая копия», которые вы найдете в верхней части нового сообщения электронной почты. У вас могут возникнуть такие вопросы: Что означает «копия» в электронном письме? Как мне использовать cc ?

В этом пояснении мы обсудим этикет электронной почты и то, как правильно использовать функцию «копия». Мы покажем вам, где найти функцию cc и что с ней делать.

Начнем с основ. Поле «Копия», обычно расположенное чуть ниже поля «Кому» в новом сообщении, позволяет включать получателей за пределами опции «Кому». Но откуда взялось cc ?

Что такое копия в электронном письме?

«Cc» — сокращение от «копия». При отправке электронного письма cc позволяет вам отправить копию вашего электронного письма кому-то, кто не является получателем, указанным в поле «Кому».

До появления Интернета и электронной почты мы писали письма. Копировальных машин в те времена тоже не существовало. Чтобы сделать копию письма, нужно было использовать копировальную бумагу. Копировальная бумага помещалась между двумя листами почтовой бумаги.

На верхнем листе почтовой бумаги вы должны написать свое письмо. Копировальная бумага между листами бумаги переносила пигментный отпечаток на нижний лист для создания копии. Это стало известно как точная копия , позже сокращенное до cc .

В наши дни некоторые люди начали называть cc «копией вежливости», а не «копией под копирку». Эта формулировка больше соответствует тому, как мы используем cc сегодня, но она игнорирует историю тезки cc.

В наше время cc имитирует цель своего аналогового бумажного предшественника. Функция«Копия»в электронном письме позволяет вам отправить точную копию вашего электронного письма в цифровом виде другому человеку, который не является основной аудиторией.

Когда используется копия в электронном письме?

Хотя технически копия предлагает ту же функциональность, что и указание нескольких получателей в поле «Кому», есть причина, по которой мы используем вместо нее копию . Речь идет об этикете. Поле «Кому» предназначено для основных получателей вашего электронного письма.

Кого следует указывать в поле «Копия» электронного письма?

В разделе «Копия» должны быть указаны все, кто не является прямым получателем электронного письма, а также все, кому не требуется скрывать свою контактную информацию. Вы можете использовать копию, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе, представить новый контакт, дать понять, что все участники были проинформированы, или отправить копию электронного письма своему руководителю.

Копия должна быть зарезервирована для следующих людей.

• Любой, кому необходимо просмотреть электронное письмо, но не обязательно ответить
• Новый человек, которого необходимо представить или который найдет информацию полезной.
• Большая группа людей, работающих над одним проектом.

Когда выкопируетекого-то, вам не нужно обращаться к нему в приветствии по электронной почте. Начните электронное письмо , обращаясь только к тем, кто указан в поле «Кому».

Когда не следует использоватькопиюв электронной почте

Cc полезен, но это не значит, что вы должны использовать его в любой ситуации. Помните, cc — это этикет. Будьте внимательны при добавлении людей в поле «Копия».

Избегайте использования cc в любом из этих случаев:

• Когда вы отправляете конфиденциальную информацию
• Когда ждешь ответа от этого человека
• Без ведома или согласия основного получателя
• Вы знакомите людей с сообщением или проектом, который им не интересен.
• Вы используете его пассивно-агрессивным способом.

При использовании копии подумайте, должны ли все в списке копий получать всю информацию, которую вы включаете в электронное письмо.

Как работает копия в электронном письме ?

Когда вы отправите кому-то копию электронного письма, он получит копию электронного письма. Список получателей, которым были отправлены копии , могут видеть все получатели в цепочке электронной почты. Вот почему вы всегда должны знать или получить согласие основного получателя, прежде чем добавлять кого-то нового в список копий.

Вам понадобится использовать функцию скрытой копии , если вы не хотите, чтобы эти получатели электронного письма были видны всем получателям.

Если включены получателикопий, вам нужно будет нажать «Ответить всем» , чтобы включить в ответ всех, кто указан в полях « Кому » , «Копия» и « Скрытая копия ». В противном случае ваш ответ будет отправлен только тем, кто указан в поле «Кому» .

В соответствии с этикетом электронной почты не следует ожидать ответа от получателя с копией . Получатели копий — это люди, которые должны видеть электронное письмо, но не обязательно должны предпринимать какие-либо действия или отвечать на него.

Где найти функцию «копия» в электронной почте

Функция «Копия» расположена чуть ниже поля « Кому » вашего провайдера электронной почты . Некоторые провайдеры электронной почты, например Gmail, скрывают поля «Копия» и «СК» . Вам нужно будет щелкнуть маленькую серую ссылку «Копия» в правом верхнем углу окна «Новое сообщение», чтобы добавить список копий.

Когда вы нажмете «Написать» в верхней части строки меню Gmail в левой части экрана, появится всплывающее окно, в котором вы можете создать черновик нового сообщения.

В окне «Новое сообщение» нажмите «Получатели», и появится опция «Копия» .

Нажмите «Копия» , и поле «Копия» появится под полем«Кому».

Не забудьте проверить свое электронное письмо перед отправкой!

5 копий в примерах электронной почты

Вы знаете, как использовать копию в электронном письме, но все еще можете чувствовать себя неуверенно. Давайте посмотрим, как вы можете профессионально использовать копию cc в своих электронных письмах. Мы собрали пять сценариев, в которых вы могли бы скопировать кого-то в реальной жизни.

1 Проекты с большой командой

Если вы работаете в большой команде и не управляете проектом с помощью внешнего приложения, вам может понадобиться электронная почта для передачи отчетов о ходе работы, обновлений и другой информации. Вы можете использовать копию , чтобы гарантировать отправку этих обновлений всем, кто работает над проектом. Этот метод использует этикет, чтобы сигнализировать команде, что вам не нужно, чтобы все они отвечали на ваше электронное письмо, но вы хотите, чтобы они были в курсе.

2 Конкретные запросы

Если ваш руководитель или заинтересованные стороны попросили, чтобы их информировали о конкретных сообщениях, вам может потребоваться добавить их копии в некоторых ваших электронных письмах. Это ситуативно, и в этом случае вы получите запрос.

3 Введения

Копияможет быть отличным способом представить кого-то нового. Например, если у вас появился новый коллега или кто-то новый, который возьмет на себя управление проектом, вы можете сказать что-то вроде: «Я отправил копию вашему новому менеджеру проекта, Хавьеру. В дальнейшем, пожалуйста, вставляйте их в свои электронные письма для этого проекта».

4. Привлечение нового человека

Если вы работаете над текущим проектом и привлекаете кого-то нового в проект или к обсуждению, вы можете отправить ему копию в цепочке электронных писем, чтобы он мог видеть, как развивался разговор или проект.

5 Общее общение

В некоторых офисах вы можете нести ответственность за распространение протоколов собраний, повесток дня собраний или других материалов общего характера. Если вы еще не используете офисную платформу обмена сообщениями или систему обмена документами, вы можете отправить их своим коллегам, отправив им ссылку на электронное письмо, к которому прикреплены эти документы.

Копия в электронной почте: часто задаваемые вопросы

Что означает « cc» в электронном письме?

В электронной почте cc — это сокращение от «копия». Копировать кого-либо в электронном письме означает отправить ему копию.

Как работает копия в электронном письме?

Когда выотправляетекому-то копию электронного письма, он получает копию электронного письма. Все получатели электронного письма могут просмотреть список получателей, добавленных в копию .

Когда следует использовать копию в электронном письме?

Вам следует использовать копию в электронном письме, чтобы привлечь заинтересованных лиц, новых участников и большие группы людей, которым необходимо просмотреть отправляемое вами электронное письмо. Вы также можете использовать копию , чтобы представить нового коллегу, добавить своего менеджера в важную цепочку электронных писем или сообщить о значительных изменениях в проекте всей вашей команде.