Что означает копия в электронном письме?

Этикет электронной почты может показаться загадочным, и это включает в себя функции копии и скрытой копии , которые вы найдете в верхней части нового сообщения электронной почты. У вас могут возникнуть такие вопросы: Откуда взялась cc ? Что означает копия в электронной почте? Как мне использовать cc ?

В этом объяснении мы обсудим этикет электронной почты и то, как правильно использовать функцию копии . Мы покажем вам, где найти функцию cc и что с ней делать.

Начнем с основ. Поле «Копия», обычно расположенное чуть ниже поля «Кому» в новом сообщении, позволяет указать получателей за пределами параметра «Кому». Но откуда берутся буквы cc ?

Что такое копия в электронном письме?

Копия — это сокращение от «копия». При отправке электронной почты копия позволяет отправить копию электронной почты тому, кто не является получателем , указанным в поле «Кому».

До интернета и электронной почты мы писали письма. Копировальных машин в то время тоже не было. Чтобы сделать копию письма, нужно было использовать копировальную бумагу. Копировальную бумагу помещали между двумя листами канцелярской бумаги.

На верхнем листе бумаги для писем вы должны написать свое письмо. Копировальная бумага между листами бумаги переносит пигментный отпечаток на нижний лист для создания копии. Это стало известно как копия , позже сокращенная до cc .

В наши дни некоторые люди стали называть копии «любезной копией», а не «под копирку». Эта формулировка больше соответствует тому, как мы используем cc сегодня, но она игнорирует историю тезки cc .

В наше время копия имитирует назначение своего аналога, бумажного предшественника. Функция « Копия » в электронном письме позволяет отправить точную цифровую копию вашего электронного письма другому человеку, который не является основной аудиторией.

Когда используется копия в электронном письме?

Хотя технически cc предлагает ту же функциональность, что и указание нескольких получателей в поле «Кому», есть причина, по которой мы используем cc вместо этого. Это про этикет. Поле «Кому» предназначено для основных получателей вашего письма.

Кто должен быть включен в поле « Копия » электронного письма?

Раздел « Копия » должен включать всех, кто не является непосредственным получателем электронного письма, и всех, кому не нужно скрывать свою контактную информацию. Вы можете использовать копию , чтобы держать заинтересованные стороны в курсе, представить новый контакт, дать понять, что все участники проинформированы, или отправить копию электронного письма своему руководителю.

Копия должна быть зарезервирована для следующих людей.

• Любой, кому нужно видеть электронное письмо, но может не обязательно отвечать
• Новый человек, которого нужно представить или который сочтет информацию полезной
• Большая группа людей, которые работают над одним проектом

Когда вы копируете кого-то, вам не нужно обращаться к ним в приветствии по электронной почте. Начните электронное письмо , обращаясь только к тем, кто указан в поле «Кому».

Когда вы не должны использовать копию в электронной почте

Копия полезна, но это не значит, что вы должны использовать ее в любой ситуации. Помните, что CC посвящена этикету. Будьте внимательны при добавлении людей в поле « Копия » .

Избегайте использования cc в любом из этих случаев:

• Когда вы отправляете конфиденциальную информацию
• Когда ждешь ответа от этого человека
• Без ведома или согласия основного получателя
• Вы знакомите людей с сообщением или проектом, которые не имеют к ним отношения.
• Вы используете его пассивно-агрессивно

При использовании cc подумайте, должны ли все в списке cc получать всю информацию, которую вы включаете в электронное письмо.

Как работает копия в электронной почте ?

Когда вы копируете кого-то в электронном письме, они получат копию электронного письма. Список получателей cc 'd может быть виден всем получателям цепочки электронной почты. Вот почему вы всегда должны знать или соглашаться с основным получателем, прежде чем добавлять кого-то нового в список копий .

Вам нужно будет использовать функцию скрытой копии , если вы не хотите, чтобы эти получатели электронной почты были видны всем получателям.

Когда включены получатели копии, вам нужно нажать «ответить всем» , чтобы включить в свой ответ всех, кто указан в полях «Кому» , « Копия » и « Скрытая копия». В противном случае ваш ответ будет отправлен только тем, кто указан в поле «Кому» .

В соответствии с этикетом электронной почты вы не должны ожидать ответа от получателя копии . Получатели копии — это люди, которые должны видеть электронное письмо, но не обязаны предпринимать какие-либо действия или отвечать на него.

Где найти функцию копии в электронной почте

Функция « Копия » находится чуть ниже поля «Кому» вашего поставщика услуг электронной почты. Некоторые поставщики услуг электронной почты, такие как Gmail, скрывают поля « Копия » и « Скрытая копия ». Вам нужно будет щелкнуть маленькую серую ссылку копии в правом верхнем углу окна «Новое сообщение», чтобы добавить свой список копий .

Когда вы нажимаете «Создать» в верхней части строки меню Gmail в левой части экрана, появляется всплывающее окно, в котором вы можете набросать новое сообщение.

В окне «Новое сообщение» нажмите «Получатели», и появится опция « Копия ».

Нажмите « Копия », и поле « Копия » появится под полем «Кому» .

Не забудьте проверить письмо перед отправкой!

5 копий в примерах писем

Вы знаете, как использовать копию в электронном письме, но все еще можете чувствовать себя неуверенно. Давайте посмотрим, как вы можете профессионально использовать копию в своих электронных письмах. Мы собрали пять сценариев, в которых вы могли бы копировать кого-то в реальной жизни.

1 Проекты с большой командой

Если вы работаете с большой командой и не управляете проектом с помощью внешнего приложения, вы можете в конечном итоге использовать электронную почту для передачи отчетов о ходе работы, обновлений и другой информации. Вы можете использовать cc , чтобы обеспечить отправку этих обновлений всем, кто работает над проектом. Этот метод использует этикет, чтобы сообщить команде, что вам не нужно, чтобы все они отвечали на ваше электронное письмо, но вы хотите, чтобы они были в курсе.

2 Особые запросы

Если ваш руководитель или заинтересованные лица попросили, чтобы их информировали о конкретных сообщениях, вам может потребоваться включить их копию в некоторые из ваших электронных писем. Это зависит от ситуации, и в этом случае вы получите запрос.

3 введения

Копия может быть отличным способом представить кого-то нового. Например, если у вас есть новый коллега или кто-то новый, который берет на себя проект, вы можете сказать что-то вроде: «Я получил копию вашего нового менеджера проекта, Хавьер. В будущем, пожалуйста, включите их в свои электронные письма для этого проекта».

4 Привлечение кого-то нового

Если вы работаете над текущим проектом и приглашаете кого-то нового в проект или в обсуждение, вы можете отправить им копию в цепочке электронных писем, чтобы они могли увидеть, как развивался разговор или проект.

5 Общее общение

В некоторых офисах вы можете нести ответственность за распространение протоколов собраний, повесток дня собраний или других общих коммуникационных материалов. Если вы еще не используете офисную платформу обмена сообщениями или систему обмена документами, вы можете отправить их своим коллегам, отправив им копию в электронном письме, к которому прикреплены эти документы.

Копия в электронной почте

Что означает копия в электронном письме?

В электронной почте копия — это сокращение от «копия». Копировать кого -то в электронном письме означает отправить ему копию.

Как работает копия в электронной почте?

Когда вы копируете кого-то в электронном письме, они получают копию электронного письма. Все получатели электронной почты могут просматривать список получателей, которые были добавлены в копию .

Когда следует использовать копию в электронном письме?

Вы должны использовать копию в электронном письме, чтобы зациклить заинтересованных лиц, новых участников и большие группы людей, которым необходимо увидеть отправляемое вами электронное письмо. Вы также можете использовать cc , чтобы представить нового коллегу, добавить своего менеджера в важную цепочку электронных писем или сообщить о значительных изменениях проекта всей вашей команде.