Как выбрать правильный канал связи для каждой задачи

Мы общаемся с коллегами в течение рабочего дня различными способами. Но иногда трудно понять, какой канал лучше всего подходит для каждого сообщения. Лучше написать кому-нибудь в мессенджере или отправить электронное письмо? Опубликовать отзыв в общедоступном канале или отправить его в частном порядке? Изложить мысли в общем документе или поделиться ими по телефону?

Скорее всего, вашим профессиональным инструментом общения по умолчанию является электронная почта. По данным Harvard Business Review , сотрудники тратят 80% своего времени на общение с коллегами по электронной почте. Хотя это явно популярный выбор, это не всегда лучший метод связи для всех сценариев.

Но с таким количеством каналов связи, доступных на рабочем месте, не всегда может быть очевидно, какой режим наиболее эффективен. Вот руководство по различным каналам, как их можно использовать в вашей команде и как выбрать лучший на данный момент.

Асинхронная и синхронная связь

Прежде чем определить, какой канал лучше всего соответствует вашим потребностям, полезно понять, как вы должны взаимодействовать со своими коллегами, чтобы донести свое сообщение. Мы разделим два типа связи: асинхронную и синхронную.

Это может показаться сложным, но понять разницу между асинхронной и синхронной связью довольно просто. Асинхронность означает, что связь «не существует или не происходит одновременно». Пример — отправка письма. Таким образом, синхронный означает «существующий или происходящий в одно и то же время» и описывает, где стороны присутствуют и взаимодействуют одновременно, например, во время телефонного разговора. Асинхронная связь не позволяет получить немедленный ответ, в то время как синхронная связь требует обработки информации, за которой следует ответ, в режиме реального времени.

При принятии решения о том, какой канал связи использовать, вам необходимо подумать о культуре вашей компании и ваших ожиданиях в отношении сообщения, которое вы передаете.

Например, предположим, вам нужно обсудить личный вопрос с вашим менеджером. Предпочитают ли они электронное письмо, на которое они могут подготовить ответ — и отреагировать — в свое время, или они поощряют планирование встречи один на один? В последнем случае может подойти метод синхронного общения, такой как личная встреча.

Типы каналов связи

Центр компании или интранет

Подходит для: ежегодные отчеты; и организационное сопровождение

В качестве асинхронного канала связи, доступного для широкой аудитории, интрасеть или онлайн-концентратор служит панелью управления движением высокого уровня внутри организации. Это помогает отправлять последовательные сообщения на централизованной и официальной платформе.

Он также обеспечивает доступность ресурсов и информации на всех уровнях организации.

электронные письма

Подходит для: обмен обновлениями и результатами с командой или между отделами; и решение проблем, которые не являются срочными

Электронная почта — это асинхронный тип связи, при котором предполагается, что ответ получателя не требуется немедленно. Сообщения, отправленные по электронной почте, могут быть адресованы отдельному лицу или небольшой группе. Например, команде можно отправить электронное письмо о новом процессе протокола, который вступит в силу на следующей неделе.

Этот метод эффективен, поскольку позволяет отправителю делиться одной и той же информацией с несколькими людьми и дает получателям время для обработки информации и обмена своими данными. Чтобы добиться большего успеха с этим каналом, узнайте больше об этикете деловой переписки .

Встречи

Подходит для: построение взаимопонимания; обсуждение конфиденциальной и/или частной информации; передача сложной обратной связи ; срочные вопросы; и сотрудничество и координация

Хотя существует такая вещь, как «выгорание на совещаниях», совещания являются жизненно важным каналом связи в любой организации. Независимо от того, организовали ли вы личную встречу или видеоконференцию, продуктивные встречи могут помочь командам решить сложные проблемы. Он поощряет мозговой штурм, сотрудничество и даже переговоры на месте.

Встречи также могут быть полезны для общения один на один, особенно для установления взаимопонимания и обмена отзывами о производительности. Однако не все встречи эффективны; Подведение итогов встречи — отличный способ обеспечить сохранение ключевой информации.

Платформы обмена сообщениями

Подходит для: создание корпоративной культуры; и сотрудничество между несколькими людьми и командами

Приложения для обмена сообщениями, такие как Slack, более популярны среди сотрудников, работающих удаленно. Хотя обмен сообщениями иногда может показаться далеким, он предлагает пользователям как асинхронные, так и синхронные варианты связи.

Например, общедоступный канал можно использовать для текущих еженедельных обновлений проекта между командами или как место для установления межличностных связей и обсуждения выходных с товарищами по команде. Точно так же функции обмена сообщениями или комментариев в системах управления проектами, таких как Asana или Trello, полезны для того, чтобы задавать вопросы или предоставлять отзывы о конкретном проекте или задаче.

Телефон или видеозвонок

Подходит для: решение проблем в экстренной ситуации; очень важные сообщения; изменения в последнюю минуту

Если организовать собрание невозможно, следующим лучшим вариантом для синхронного общения может быть телефонный звонок. Телефонные звонки полезны при передаче сложных идей или информации, которые могут вызвать много вопросов.

Это также идеальная альтернатива личному общению, особенно при передаче чувствительного или эмоционально заряженного сообщения. Это связано с тем, что, хотя в телефонном звонке может отсутствовать визуальная коммуникация, он предлагает преимущество тональных сигналов между вызывающими абонентами.

Тип канала связи, подходящий для любой конкретной ситуации, зависит от нескольких факторов. Поняв преимущества каждого канала, вы лучше поймете, какой вариант коммуникации наиболее эффективен для достижения вашей цели.