Ясность в письме — 10 ключевых моментов, чтобы писать четко

Ясность в письме помогает сделать то, что вы пишете, легко читать и понимать.

Вы хотите устранить возможную двусмысленность или путаницу, чтобы более четко донести свои идеи до читателей.

Но это не означает упрощение настолько, что вашему письму не хватает глубины и содержания.

Четкое письмо — это навык, но это может быть довольно легко, если вы сделаете это приоритетом.

Как улучшить ясность письма

Вы хотите, чтобы ваши читатели понимали и получали удовольствие от чтения вашего контента, идей или историй.

Но иногда определенные предложения, структуры и словарный запас могут вызвать у читателей путаницу или даже непонимание.

Вы можете подумать, что использование коротких предложений является ответом.

Хотя это может помочь, длина предложения не всегда является проблемой.

Вот очень короткая фраза для иллюстрации.

Джереми любит рыбу.

Что означает это предложение? Ему нравится есть рыбу или держать рыбу в своем аквариуме?

Сделать это понятнее несложно.

Джереми любит есть рыбу.

Давайте рассмотрим другие способы, с помощью которых вы можете быстро улучшить четкость письма.

10 советов по более точному написанию с примерами

Письмо бывает разных форм, и многое зависит от вашего целевого читателя.

Рассмотрим разницу между письмом для маленьких детей и техническим текстом для профессионалов.

Так что да, вам нужно оценивать свое письмо, чтобы оно подходило вашим читателям.

Но на любом уровне сделать ваш текст легким для чтения и понимания не означает сделать его тупым.

Следующие десять пунктов применимы ко всем формам письма и не изменят уровень чтения.

Все, что они делают, это делают вещи намного яснее и проще для вашего читателя.

1. Используйте активный залог

Да, избегание пассивного залога почти всегда является номером один в любом списке советов по письму.

Это потому, что это один из самых простых способов усилить текст и дать больше полезной информации. Всегда используйте ясное подлежащее и сильный глагол, когда это возможно.

Концерт был отменен в последнюю минуту, и владельцам билетов потребовались недели, чтобы получить возмещение.

Кто отменил концерт? Промоутеры, артист или группа или местные власти.

Изменение этого примера на активный залог делает его намного яснее.

Менеджмент группы отменил концерт в последнюю минуту, и владельцам билетов потребовались недели, чтобы получить возмещение.

Теперь ваши читатели точно знают, кто что сделал.

2. Избегайте сложных предложений

Вам нужно множество коротких, средних и длинных предложений в любом письме.

Но остерегайтесь слишком сложных предложений, которые может быть трудно понять.

В них часто слишком много запятых, ненужных предложений и относительных местоимений.

Несмотря на то, что я следовал инструкциям по подаче жалобы, мой отдел кадров, который хорошо известен тем, что усложняет жизнь своим сотрудникам, решил, что мое беспокойство было излишним и что я должен без промедления обратиться со своей проблемой к моему непосредственному начальник, который, возможно, мог бы действовать в отношении моей ситуации, если сочтет нужным.

Подобное предложение определенно нужно отредактировать и переписать для лучшего понимания.

Несмотря на то, что я следовал указаниям, мой отдел кадров посоветовал мне обратиться с моей проблемой к моему начальнику для принятия решения.

Не думайте, что больше слов — это хорошая идея. Количество слов редко означает ясность.

3. Сокращайте липкие предложения и склеивайте слова

Липкие предложения — это те, которые перегружены связующими словами.

Это означает, что вы используете слишком много слов, чтобы склеить или склеить элементы предложения.

Слова обычно очень распространены, такие как просто, так, в, но, из, для и некоторые.

Вот пример очень липкого предложения.

Когда я сел, чтобы написать это, моя голова была настолько полна идей, что я, казалось, буквально запутался, и затем с этого момента я изо всех сил пытался проникнуть в тему каким-либо осмысленным образом и написать с какой-либо целью.

В предложении 44 слова, а 28 слов-заполнителей или связующих слов. Это около 64%, что слишком много.

Вот отредактированная версия.

Когда я начал писать это, моя голова была полна идей, но я запутался и изо всех сил старался оставаться в теме.

Теперь предложение сократилось до 23 слов, из которых только 5, или 21%, являются связующими словами.

4. Исправьте висячие и неуместные модификаторы

Из всех элементов, которые могут повлиять на ясность письма, эти два являются самыми серьезными нарушителями.

Висячий модификатор возникает, когда неясно, к кому относится предложение и почему.

Когда я был маленьким, мой отец настоял на уроках игры на фортепиано.

В приведенном выше предложении неясно, настаивал ли отец на уроках для себя или для молодого человека.

Чтобы исправить проблему, нужно уточнить, у кого были уроки.

Когда я был маленьким, мой отец настоял на том, чтобы я брал уроки игры на фортепиано.

Предложения с неуместным модификатором могут создать аналогичную путаницу для читателей.

Когда я занял свое место в поезде, я заметил кремовую женскую сумочку , застрявшую в подлокотнике моего сиденья.

Неуместным модификатором здесь является прилагательное сливки. Он описывает сумочку или женщину?

Неясно, сумочка кремовая или принадлежала кремовой женщине.

Модифицирующее прилагательное неуместно, и его необходимо переместить, чтобы конкретно изменить кошелек.

Когда я занял свое место в поезде, я заметил женскую сумочку кремового цвета , застрявшую в подлокотнике моего сиденья.

Всегда перемещайте модифицирующее прилагательное ближе к существительному, которое оно описывает.

5. Перепишите грамматическое ругательство

Есть, есть, и это есть, или это были примеры грамматического ругательства.

Всегда лучше начинать предложение с реального подлежащего, а не там или там.

Было много причин, по которым я отказался от предложения о работе.

Все, что вам нужно сделать, это найти актуальное подлежащее и переместить его в начало предложения.

Я отказался от предложения о работе по многим причинам.

Если вы сделаете это привычкой, то сможете заменить большинство предложений, начинающихся с нереального или неопределенного подлежащего.

6. Не путайте слова

Если вам нужно найти слово в словаре, это сделают и ваши читатели.

Когда вы ищете синонимы, чтобы разнообразить свое письмо, особенно в онлайн-тезаурусе, будьте осторожны в своем выборе.

Писатели должны подумать, прежде чем выбирать наиболее подходящие слова для использования в предложении.

Писатели должны тщательно подумать, прежде чем выбирать наиболее подходящие слова для использования в предложении.

7. Используйте более точную лексику

Когда вы используете больше слов, чем необходимо, это может негативно сказаться на ясности вашего письма.

Вы часто можете найти более сильный глагол или более краткий словарь, чтобы объяснить свою точку зрения.

Индекс фондового рынка вчера очень быстро вырос до нового максимума за год.

Индекс фондового рынка вчера вырос до своего годового максимума .

Другие распространенные проблемы могут возникнуть при изменении слабых глаголов наречиями. Всегда лучше, если вы можете использовать один сильный глагол.

Саймон очень быстро побежал , чтобы помочь пожилой женщине, которая потеряла сознание.

Саймон бросился на помощь пожилой женщине, которая упала в обморок.

По возможности всегда старайтесь убрать ненужную многословность.

8. Всегда определяйте аббревиатуры

Без сомнения, неопределенные аббревиатуры являются одним из самых раздражающих и разочаровывающих моментов в нечетком письме.

В этом грешат даже крупные газеты.

Читателя крайне раздражает необходимость исследовать, что означает аббревиатура, если на нее не ссылаются в первую очередь.

Что такое АМА?

Это может означать Американскую музыкальную премию, Австралийскую медицинскую ассоциацию или Ask Me Anything.

Всякий раз, когда вы используете аббревиатуру, ссылайтесь на нее при первом появлении, используя аббревиатуру и полное название.

От ежегодной церемонии вручения наград AMA (American Music Awards) возлагаются большие надежды.

Вы можете подумать, что все знают, что означает аббревиатура, но это не всегда так.

Позаботьтесь о своих читателях и сделайте использование аббревиатуры понятным.

9. Замените неясные местоимения

Когда вы используете местоимение, оно должно относиться к одному явному антецеденту.

Розанна моя лучшая подруга. Она всегда делает меня счастливым.

В примере ясно, что местоимение она относится к Розанне , которая является антецедентом.

Но в следующем примере антецедент неясен.

Погода в Испании теплая, а отели недорогие. Именно поэтому мы выбрали его для нашего летнего отдыха. (Неясно)

Они выбрали Испанию из-за погоды или отелей?

Мы выбрали Испанию для летнего отдыха, потому что здесь теплая погода и доступные цены на отели. (Чистый)

Вы также можете использовать их вместо этого, потому что это форма множественного числа.

Погода в Испании теплая, а отели недорогие. Вот почему мы выбрали его для наших летних каникул. (Чистый)

10. Избегайте клише и идиом

Если у вас нет веской причины, избитые выражения мало что значат.

Кроме того, в фиксированных выражениях легко ошибиться, что может запутать читателя.

Смешанные метафоры всегда возможны.

Нам так повезло, потому что наш ребенок спит как ягненок. (Смущает)

Можно сказать нежный как ягненок или спит как младенец. Но ни то, ни другое не подходит к приведенному выше предложению.

Нам так повезло, потому что наш ребенок так хорошо спит. (Чистый)

Лучше сказать то, что вы хотите сказать, своими словами.

Резюме

Десять пунктов в приведенном выше списке могут помочь улучшить ясность вашего письма.

Но вам, конечно же, не нужно чрезмерно упрощать или писать короткими отрывистыми предложениями.

Все, что вам нужно сделать, это удалить или переписать определенные элементы, которые могут мешать пониманию или легкости чтения.

Когда вы вычитываете новый текст, проверяйте предложения, которые, возможно, неясны или трудны для понимания.

А еще лучше попросите кого-нибудь прочитать вам текст и спросите, понятен ли он вам?

Связанное чтение: Позитивное письмо всегда лучше, чем негативное