Как сделать четкую и настойчивую точку зрения по электронной почте

Давать кому-то много работы, брать на себя новую ответственность, просить свободы действий, просить об одолжении, не соглашаться с кем-то, выражать твердое мнение или просто здороваться после долгого радиомолчания — эти темы сложны в разговоре, и когда вы пытаетесь обсудить сложную тему по электронной почте, на карту может быть поставлено еще больше.

Grammarly составил руководство по передовым методам отправки электронных писем на сложные темы, чтобы они не выглядели агрессивными, требовательными или грубыми. Когда придет время отправить такое электронное письмо, убедитесь, что вы принимаете AIM.

Что такое АИМ, спросите вы? Все дело в вашей аудитории, намерении и сообщении. Это полезный совет для стратегических коммуникаций в целом, и он может пригодиться, когда вы пишете электронное письмо с неприятным сообщением, большой просьбой или общими плохими новостями для получателя.

Аудитория: общая картина

Когда вы ежедневно отправляете электронную почту за электронной почтой, вы, вероятно, не слишком много думаете о надеждах и мечтах каждого человека, которому вы пишете. Но для больших, сложных сообщений, которые вы должны отправить, найдите время, чтобы подумать о вашем получателе и о том, как использовать электронную почту, чтобы донести свою точку зрения.

Убедитесь, что электронная почта является подходящим средством для сообщения

С электронной почтой у вас есть достаточно времени, чтобы обдумать свое сообщение и тщательно подобрать слова. Однако вы не получаете тот человеческий фактор, который может иметь решающее значение в некоторых сложных взаимодействиях. Личное общение дает вам такие инструменты, как тон голоса, выражение лица и язык тела. Если вы сообщаете плохие новости, вы можете показать, что вы сочувствуете. Если вы просите о повышении, вы можете излучать уверенность. Некоторые разговоры должны происходить лично.

Тем не менее, вы также можете написать так, чтобы показать, что вы мыслящий и заботливый человек, но для этого нужно потрудиться. Если вы пользуетесь электронной почтой, тщательно подбирайте слова, чтобы передать правильный тон, соответствующий содержанию вашего сообщения.

Знай своего получателя

Некоторые люди обмениваются любезностями и личными историями по электронной почте, прежде чем перейти к делу. Другие люди читают строку темы и нажимают «Удалить» (или «Ответить», но только если вам повезет). Если вы знаете человека, которому отправляете электронное письмо, или что-либо о нем, вы, вероятно, можете рискнуть предположить, относится ли он к тому типу людей, которые лучше реагируют на дополнительную вводную и личную информацию или на короткий, четкий запрос.

Например, если вы просите своего двоюродного брата Фреда прислать вам его профессиональные фотографии воссоединения семьи прошлым летом, вы, вероятно, начнете медленно:

Тема: Привет и фото

Привет, Фред!

У меня до сих пор приятные воспоминания о нашем посещении пляжа прошлым летом! Как прошла ваша велогонка в выходные, посвященные Дню труда? Если это было похоже на нашу прогулку вокруг озера, я уверен, что вы поднялись на подиум.

Я помню, вы сделали много фотографий на выходных, и я хотел бы вернуться к этим воспоминаниям. Не могли бы вы прислать мне несколько ваших любимых?

Спасибо, и с нетерпением жду нашей следующей встречи!

Много приятных семейных прикосновений. И несколько комплиментов тоже не помешают.

С другой стороны, если вы пишете профессору, который получает сотни электронных писем в день, может быть хорошей идеей поместить ваш запрос в первую строку или даже в строку темы. Например:

Тема: Рекомендательное письмо от 15 января?

Уважаемый профессор Стоун,

Этим летом я подаю заявку на стипендию в Нью-Йорке. Учитывая мою работу в качестве вашего научного сотрудника, не могли бы вы написать мне рекомендательное письмо? Вот ссылка с дополнительной информацией.

Итог: особенно если вам действительно нужен ответ, постарайтесь представить себе привычки получателя электронной почты и соответствующим образом спланировать свое сообщение.

Намерение: определите свою цель

Какова цель вашего электронного письма? Как вы хотите, чтобы получатель ответил? Может быть полезно открыть пустое поле «создать» и написать цель вашего электронного письма. Конечно, вы сделаете много переформулировок, чтобы окончательное сообщение было тактичным, вежливым и эффективным. Но сохранение этой основной идеи в центре внимания во время черновика поможет вам убедиться, что ваш читатель точно знает, что делать.

Подойдите к своему предмету стратегически

Для большинства получателей вы не будете делать запрос или сообщать новости в строке темы; это требует некоторой работы. Напишите тему, которая не раскрывает суть, но дает представление о том, что грядет. Вот некоторые слова и фразы, которые вы можете использовать:

• Планирование
• Ответ от
• Запрос
• Требуется действие
• Требуется решение
• Требуется подпись

В ужасных обстоятельствах всегда есть большое, страшное, написанное заглавными буквами «СРОЧНО», но если вы пытаетесь быть тактичным, старайтесь избегать этого, если только все остальное не помогает.

Поместите свой запрос вперед

Ничто так не говорит об уверенности, как выход с итоговой прибылью наверху.

Например:

Дорогой босс,

Я хочу вести следующее большое дело компании.

С самого начала может показаться пугающим, но это показывает уверенность, ответственность и готовность взяться за проблему лицом к лицу. Особенно, если вы просите об ответственности или пишете кому-то, кто каждый день получает горы электронных писем, хороший способ получить то, что вы хотите, — сказать, что вы хотите этого с самого начала.

Все дело в структуре

Ингредиенты: тема, привлекающая внимание получателя, дружеское приветствие, прямое изложение цели письма, любые необходимые детали и дружеское завершение.

Рецепт: короткие, прямые предложения, чтобы донести свою точку зрения, и абзацы с четкими, информативными предложениями по теме. Если у вас есть сложное сообщение, которое нельзя передать в пяти или около того предложениях, используйте списки. Маркированные или нумерованные списки имеют несколько преимуществ:

• Их легко читать
• Они помогают выделить ключевые детали
• Они не позволяют вашему электронному письму выглядеть как стена текста

Видеть?

Сообщение: выбирайте слова с осторожностью

У вас есть аудитория и ваше намерение: теперь вам нужно составить свое сообщение так, чтобы оно лучше всего подходило для аудитории, эффективно передавалось вашим намерениям и помогало вам достичь целей электронной почты. После того, как вы написали вежливое, тщательно сформулированное электронное письмо, еще раз взгляните на свое сообщение. Особенно, если вы просите о чем-то или затрагиваете тему, которая может не понравиться получателю, важность внимательного общения невозможно переоценить.

Проверьте свой тон на наличие гнева, обвинения или дерзости

То, что вы написали, может показаться вам нейтральным, но слова могут показаться снисходительными или агрессивными без лица и тона голоса, которые соответствовали бы им. Если вы уверены, что электронная почта — это правильный способ общения, убедитесь, что электронное письмо, которое вы пишете, правильно передает суть.

Возьмем, к примеру, это сообщение. При личной встрече слова могут быть произнесены красиво, но в письменной форме они могут показаться пассивно-агрессивными, властными или даже грубыми.

Дорогой Кевин,

Я хотел проверить, успеете ли вы вовремя закончить свою часть группового проекта. Она должна быть сдана в четверг, и твоя часть - последняя, ​​которую мы ждем. Не могли бы вы сообщить мне, если вы собираетесь закончить свои слайды, чтобы мы могли завершить презентацию?

Спасибо, Бренда.

Кевин, возможно, не очень хороший работник, но сообщение Бренды может заставить его чувствовать себя в обороне или оскорбленным. Это может даже иметь неприятные последствия, из-за чего он не захочет продолжать проект. Бренде больше повезет с таким сообщением:

Дорогой Кевин,

Я надеюсь, что дела у вас идут хорошо. Просто проверяю свой статус в групповом проекте, чтобы убедиться, что мы на одной волне. Как мы договорились на прошлой неделе, вы отвечаете за слайды 4-6, а презентация должна состояться в четверг. Дайте мне знать, если вы хотите обсудить что-либо заранее.

Спасибо за вашу работу над проектом, и дайте мне знать, если у вас есть вопросы! Бренда

В общем, если вы говорите что-то, что получатель не хочет слышать, воспользуйтесь этими советами от Psych Central:

• Поставьте себя на место получателя и пишите с сочувствием
• Избегайте слова «должен» или вызывайте у получателя чувство вины.
• Не угрожайте и не ставьте ультиматумы
• Можно давать советы, но не давайте их, если вас об этом не попросят.

Все дело в том, чтобы относиться к получателю как к человеку. И это еще не все.

Добавьте человечности

Если вы пишете что-то, что может показаться обвинительным или гневным, или если вы сообщаете плохие новости, несколько простых фраз действительно могут помочь изменить тон.

Вот как Бренда смягчила то, что могло показаться Кевину обвинением:

• Надеюсь, у тебя все хорошо (человеческое прикосновение)
• Просто проверяю (нежный толчок)
• Убедившись, что мы на одной волне (с учетом сомнений)
• Спасибо за вашу тяжелую работу (признание работы Кевина до сих пор - и заставьте его почувствовать, что ему лучше оправдать комплимент)
• Дайте мне знать, если у вас есть вопросы (предложение помощи)

Подобные фразы могут помочь смягчить удар. И даже если нет удара, они могут показать проблеск человечности, который делает любое электронное письмо немного более приятным для чтения и ответа на него.

Наконец, вспомните свою грамматику

Мы не могли оставить это в списке. И не только потому, что нам нравится грамматика, но и потому, что написание полных предложений с правильной орфографией и пунктуацией является важной частью передачи вашей точки зрения. Правильное написание не только гарантирует, что вы говорите ясно, но и гарантируете, что вы будете выглядеть профессионально, уверенно и вдумчиво.

И это очень хорошие прилагательные на пути к получению желаемого.