Основные правила использования запятых в деловых электронных письмах

Пусть не будет ошибки: запятая обладает гораздо большей силой, чем можно предположить по ее скромному виду. Знак препинания используется многими авторами в качестве мягкой паузы для разделения слов, предметов или предложений и может изменить смысл или тон предложения в зависимости от того, как он используется.

Изучение правил использования запятых в деловых электронных письмах гарантирует, что вы зададите правильный тон, когда пишете своему начальнику, инвестору или кому-либо еще, кто оказывает влияние на ваш бизнес, и поможет избежать недопонимания. Неправильно расставленные запятые также были центральным элементом некоторых судебных решений, которые стоили предприятиям миллионы долларов.

В этой статье мы обсудим, где ставить запятые в приветствиях по электронной почте, как использовать их в деловом общении, их историческое значение и когда в электронных письмах использовать точки с запятой вместо запятых.

Что такое использование запятой в деловом общении?

Использование запятых в деловом общении влияет на тон и смысл предложения, поэтому правильное их использование жизненно важно, чтобы избежать недопонимания и поставить перед командой четкие цели. Используйте запятые между приветствием и чьим-либо именем, между элементами списка или при соединении двух независимых предложений.

Неправильно расставленные запятые также могут изменить смысл предложения, а в некоторых случаях могут стоить людям миллионы долларов. В 1872 году законодатели США поставили запятую между словами «фрукты» и «овощи», в результате чего тропические продукты были импортированы в страну бесплатно, что на тот момент стоило налогоплательщикам 2 миллиона долларов (более 40 миллионов долларов в сегодняшних деньгах).

Запятая в общении

Один из самых известных примеров того, как запятые могут влиять на общение, — это разница между «Давай поедим, бабушка» и «Давай поедим, бабушка». Хотя это гипотетическое утверждение ясно иллюстрирует, как мягкая пауза может изменить смысл предложения, существуют также примеры из реальной жизни, иллюстрирующие этот эффект.

Самый известный пример взят из Дельфийского оракула:

«Ты уйдешь и никогда не вернешься, в битве ты погибнешь».

Эта фраза должна стать ответом на вопрос, идти или не идти на войну. Если перед словом «никогда» поставить запятую, это намекает на то, что человек вернется после войны и должен отправиться в бой.

Поставьте запятую после «никогда», и предложение намекнет, что человек не вернется с войны.

Точно так же использование или отсутствие оксфордской запятой, иногда называемой последовательной запятой, может изменить способ чтения предложения. Оксфордская запятая ставится после предпоследнего элемента в списке и перед сочинительным союзом (обычноandилиor), который предшествует последнему элементу.

В разных руководствах по стилю действуют разные правила их использования. Тем не менее, отсутствие оксфордской запятой когда-то было центральным элементом решения Апелляционного суда США, в результате которого молочная компания штата Мэн потеряла 5 миллионов долларов.

Судебное дело «О'Коннор против Oakhurst Dairy» сводилось к приговору в законе штата, в котором указывалось, какие должностные обязанности освобождаются от оплаты сверхурочной работы:

Консервирование, обработка, консервирование, замораживание, сушка, сбыт, хранение, упаковка для отправки или распространения:

(1) Сельскохозяйственная продукция;

(2) Мясные и рыбные продукты; и

(3) Скоропортящиеся продукты.

Суд постановил, что отсутствие запятой между словами «отгрузка» и сочинительным союзом «или» делает неясным, являются ли отгрузка и распределение одним видом деятельности или двумя. Если бы в законе штата перед илиставилась оксфордская запятая, было бы ясно, что отгрузка и распространение молочных продуктов освобождаются от оплаты сверхурочной работы.

Приветствие в деловых письмах

Деловое письмо начинается с приветствия, а приветствие заканчивается запятой, верно? Неправильный. В деловых электронных письмах наиболее формальным способом завершения приветствия является двоеточие. Поэтому вместо «Дорогая миссис Джонсон» вам следует написать «Дорогая миссис Джонсон:», а затем продолжить основную часть сообщения.

Использование запятой в конце приветствия не может быть ошибкой, если у вас случайные отношения с человеком, которому вы пишете. Вы можете написать деловое электронное письмо, в котором не требуется крайняя формальность, и в этом случае двоеточие не требуется. Если вы не уверены, будьте осторожны и соблюдайте этикет деловой электронной почты, заканчивая двоеточием.

Открыватели и имена: используйте запятую.

Приветствие обычно состоит из двух компонентов: приветствия или прилагательного и имени или титула человека, к которому вы обращаетесь.

В предыдущем примере приветствие состоит из прилагательного и имени, между ними нет запятой. Однако запятая должна отделять прямое приветствие и имя человека. Итак, если бы вы написали «Доброе утро, миссис Джонсон», вам пришлось бы поставить запятую между «Доброе утро» и «Миссис Джонсон». Джонсон».

Запятые с сочинительными союзами

Наиболее распространенными сочинительными союзами являютсяи,или,ни,так,но,ещеидля. Мы используем их для соединения элементов предложения, которые грамматически похожи, например, два глагола, два существительных, два определителя или два независимых предложения. Союз может использоваться в начале предложения, и в этом случае запятая обычно не следует после него:

Пример: Но в последнем квартале этого года мы наблюдали рост потребительской активности.

Если сочинительный союз стоит в списке из двух предметов, то запятую перед ним ставить не нужно:

Пример: Наибольшую активность проявляли магазины игрушек и сувениры.

С другой стороны, если союз используется перед последним элементом в списке, состоящем более чем из двух элементов, запятая может стоять непосредственно перед ним:

Пример: игрушки, пластиковые елки и спиртные напитки закончились на складе.

Если сочинительный союз соединяет два самостоятельных предложения, перед ним ставится запятая:

Пример: С поставщиками связались немедленно, поэтому мы смогли вовремя пополнить запасы недостающих товаров.

Когда использовать точку с запятой вместо запятой

Запятая и сочинительный союз не всегда являются лучшим способом соединить два независимых предложения. На самом деле, это может вызвать путаницу, а этого следует избегать в деловой электронной почте.

Если у вас есть два независимых предложения, каждое из которых содержит несколько запятых, для их разделения следует использовать точку с запятой вместо запятой. Например, ваше первое независимое предложение может содержать вводный элемент, за которым следует запятая, а второе независимое предложение может содержать несущественный элемент, расположенный между двумя запятыми:

Пример: Тем временем потребителям предлагалось осмотреть другие отделы; и именно это, как оказалось, привело к небольшому увеличению продаж несезонных товаров.

В этом случае перед сочинительным союзом должна стоять точка с запятой.

Точки с запятой, запятые и тире часто меняются местами. Однако тире следует использовать только в качестве стилистического инструмента или для компенсации аппозитива, который представляет собой существительное или именное словосочетание, которое следует за другим существительным и предоставляет дополнительную информацию о человеке, месте или предмете.

Дополнительные советы по использованию запятых

Использование запятой не всегда черно-белое. Например, хотя запятые обычно используются для соединения двух независимых предложений, их следует избегать, если слова по обе стороны от запятой могут образовывать собственное предложение.

Неправильно: «Джон заказывает пиццу, Эвелин заказывает рамэн».

Приведенный выше пример называется соединением запятой, и есть три способа сделать его грамматически правильным.

Добавьте сочинительный союз: «Джон заказывает пиццу,аЭвелин заказывает рамэн».

Используйте точку с запятой: «Джон заказывает пиццу; Эвелин заказывает рамэн.

Составьте два отдельных предложения: «Джон заказывает пиццу. Эвелин заказывает рамэн.

Использование запятой также зависит от типа используемого вами модификатора. Ограничительные модификаторы или слова, которые идентифицируют или ограничивают изменяемое существительное, не требуют запятой, тогда как неограничительные модификаторы или слова, которые не являются существенными для значения предложения, требуют запятой.

Ограничительный модификатор: Нил Армстронг был первым человеком на Луне.

Неограничительный модификатор: Нил Армстронг, астронавт, был первым человеком на Луне.

Правила использования запятых в деловом общении: часто задаваемые вопросы

Допустимо ли в деловых письмах начинать предложение с союза?

Начинать предложение с союза грамматически правильно, но некоторые люди предпочитают не использовать его в начале предложения. Если вы хотите использовать формальный тон, лучше не использовать союзы в начале предложения. Однако их можно использовать и в более непринужденных разговорах.

Стоит ли использовать запятую или точку с запятой в сложных предложениях?

Используйте запятые в сложных предложениях, которые связаны союзом, например,и,но, илиили. Точки с запятой следует использовать в сложных предложениях, соединенных союзным наречием, например,однако.

Может ли неправильное использование запятых в деловых письмах привести к недопониманию?

Да, неправильное использование запятой может привести к недопониманию. Запятая представляет собой мягкую паузу, и расположение этой паузы может повлиять на тон или смысл вашего предложения.