Правила использования запятых в деловых письмах

Пусть не будет ошибки — запятая обладает гораздо большей силой, чем можно предположить по ее скромному виду. «Ты уйдешь, ты вернешься, никогда в битве ты не погибнешь» — самый известный пример этого. Это изречение обычно приписывают Дельфийскому оракулу, и предполагается, что оно является ответом на вопрос, идти или не идти на войну. Если вы поставите запятую перед «никогда», ответ станет зеленым. Поместите его после «никогда», и ответ станет предостережением против войны.

В обычной деловой электронной почте запятая вряд ли представляет собой разницу между жизнью и смертью. Тем не менее, неуместный может изменить смысл и тон сообщения, что может вызвать путаницу и нежелательные последствия. Итак, давайте рассмотрим два наиболее важных способа использования запятых в деловых письмах.

Запятые и приветствия в деловых письмах

Деловое электронное письмо начинается с приветствия, а приветствие заканчивается запятой, верно? Неправильно. В деловых письмах наиболее формальным способом окончания приветствия является двоеточие. Поэтому вместо «Уважаемая миссис Джонсон» вы должны написать «Уважаемая миссис Джонсон:», а затем продолжить основную часть сообщения. В некоторых случаях использование запятой в конце приветствия не является ошибкой. Вы можете написать деловое электронное письмо, в котором не требуется предельной формальности, и в этом случае двоеточие не требуется. Если вы не уверены, не рискуйте и в конце поставьте двоеточие.

Приветствие обычно состоит из двух компонентов: приветствия или прилагательного и имени или титула человека, к которому вы обращаетесь. В предыдущем примере приветствие состоит из прилагательного и имени, и между ними нет запятой. Однако запятая должна разделять прямое приветствие и имя человека. Поэтому, если бы вы написали «Доброе утро, миссис Джонсон», вам нужно было бы поставить запятую между «Доброе утро» и «Миссис Джонсон». Джонсон».

Запятые, сочинительные союзы и точки с запятой

Наиболее распространены сочинительные союзы и, или, ни, так, но, еще, и для . Мы используем их, чтобы соединить элементы в предложении, которые грамматически похожи, например, два глагола, два существительных, два модификатора или два независимых предложения. Союз может использоваться для начала предложения, и в этом случае запятая после него обычно не ставится:

Если сочинительный союз стоит в списке из двух предметов, запятая перед ним не ставится:

Если, с другой стороны, союз используется перед последним элементом в списке из более чем двух элементов, запятая может стоять непосредственно перед ним:

Если сочинительный союз соединяет два самостоятельных предложения, перед ним ставится запятая:

Однако иногда запятая и сочинительный союз — не лучший способ соединить два независимых предложения. На самом деле, это может вызвать путаницу, а этого следует избегать в деловой электронной почте. Если у вас есть два независимых предложения, которые сами содержат несколько запятых, вы должны использовать для их разделения точку с запятой вместо запятой. Например, первое независимое предложение может содержать вводный элемент, за которым следует запятая, а второе независимое предложение может содержать необязательный элемент между двумя запятыми:

В этом случае перед сочинительным союзом должна стоять точка с запятой.

Итак, вот они — пара простых рекомендаций по использованию запятых в деловых письмах. Имея это в виду, вы можете перестать беспокоиться о том, чтобы оскорбить своих деловых партнеров, случайно отправив им неофициальные электронные письма. Вы также повысите ясность своего письма. Но помните, запятая имеет силу; вы должны изучить его подробно. Хорошо, что вы находитесь в правильном месте, чтобы сделать это!