7 скучных почтовых клише и как их не использовать

Когда ваш день включает в себя отправку нескольких электронных писем, может быть проблемой не использовать по умолчанию повседневные фразы, которые мы постоянно используем в письменном общении. Но вам никогда не надоедает бесконечно печатать «Надеюсь, у вас все хорошо» и «Хорошего дня»?

Некоторые утверждают, что клише электронной почты, хотя они в основном бессмысленны, все же имеют цель. Хотя вы, возможно, и не задаетесь вопросом, хорошо ли у человека, которому вы отправляете электронное письмо, и будет ли у него отличный день, вы, по крайней мере, были достаточно вдумчивы, чтобы начать и закончить свое электронное письмо этими вежливыми чувствами.

Но если вы устали печатать одни и те же строки — своего рода автопилот электронной почты — есть несколько простых способов изменить ситуацию и превратить вашу электронную почту из утилитарной в уникальную.

Привет

«Привет, имя» — вполне законный способ начать большинство электронных писем, хотя это может зависеть от контекста электронного письма. Но что происходит сразу после приветствия? Как вы приветствуете получателя? Вот несколько распространенных приветственных клише и некоторые альтернативы.

1 «Как дела?» или «Как дела?»

Мы часто пользуемся этим. На самом деле, это настолько распространено, что большинство из нас просматривает его, когда читает входящие электронные письма. Это считается вежливым, и мало кого это раздражает, но есть варианты, если вы хотите что-то изменить.

Альтернативы:

• Сразу приступайте. Нет ничего плохого в том, чтобы сразу перейти к делу. Просто прочитайте свое электронное письмо перед отправкой, чтобы убедиться, что вы не производите впечатление резкого или недружелюбного человека.
• Используйте немного светской беседы. Если вы знаете получателя, никогда не помешает напомнить ему, что у вас уже есть отношения. «Я рад, что у нас была возможность пообщаться на обеде Acme Sales Lunch в прошлом месяце. Надеюсь, вам понравилось оставшееся время вашего пребывания в Сан-Франциско».

СВЯЗАННЫЕ С: 5 лучших альтернатив фразе «Надеюсь, это электронное письмо найдет вас хорошо»

2 «Меня зовут, и я работаю в КОМПАНИИ».

Хотя они обычно необходимы в той или иной форме, когда вы отправляете электронное письмо кому-то, кого вы плохо знаете (или вообще не знаете), знакомство может быть скучным. Вот несколько трюков, которые можно попробовать.

Альтернатива:

• Скиньте имя. Если у вас есть общий знакомый или кто-то порекомендовал вас, попробуйте «Элла Квинт из ABC Widgets посоветовала мне связаться».
• Расскажите им, почему вы пишете по электронной почте. Занятые люди ценят, когда мы переходим к делу. «Я обращаюсь, потому что . . ». или «Я пишу, чтобы узнать больше о . . ».

3 ”В соответствии с нашим разговором. . ».

Это звучит слишком официально и формально. Хуже того, он может показаться требовательным или даже агрессивным.

Альтернатива:

• Вежливо перескажите разговор. «Когда мы болтали на прошлой неделе, мы договорились, что подготовим квартальный отчет к 15 июля».

Извинения

Ты запутался. Такое случается. Но готовые извинения не обязательно.

4 «Извините за поздний ответ».

Все мы время от времени забываем отвечать на важные электронные письма. Но привлечение внимания к своей ошибке только усугубляет ситуацию.

Альтернатива:

• Не извиняйся, скажи спасибо. «Спасибо за ваше терпение, пока я пробирался через поток входящих сообщений».

5 «Мне жаль, что ты чувствуешь. . ». или «Извините, но . . ».

Когда вы говорите «Мне жаль, что вы злитесь», вы звучите так, как будто говорите: «Я расстроен, что мне приходится иметь дело с вашим гневом». И, конечно же, «Извините, но… . ». означает «Я не сожалею, и я собираюсь найти оправдание».

Альтернатива:

• Просто скажи, что сожалеешь. Примите это и будьте конкретными. «Извините, что моя вчерашняя опоздание доставила вам неудобства».

СВЯЗАННЫЕ С: Как написать письмо с извинениями

Подписания

Вы потратили время на создание уникального электронного письма, так что не попадитесь на клише при подписании.

СВЯЗАННЫЕ С: Как закончить электронное письмо: 9 лучших и худших подписей электронной почты

6 «С нетерпением жду ответа от вас».

Этот вариант никому не нравится, потому что он, кажется, подразумевает: «Тебе лучше ответить».

Альтернатива:

• Используйте призыв к действию. Если вы хотите услышать ответ от получателя, скажите ему, что вы хотите, чтобы он сделал. «Не могли бы вы сообщить мне до 13 сентября, сможете ли вы присутствовать?»

7 «Заранее спасибо».

Хотя исследование, проведенное почтовым приложением Boomerang, показало, что фраза «Заранее благодарна» является подтверждением с самой высокой частотой откликов, это не лучшее подтверждение для создания доброй воли. Например, «С нетерпением жду ответа от вас», он имеет тон «Я ожидаю, что вы сделаете это».

Альтернатива:

• Предлагайте признательность. Вместо того, чтобы звучать требовательно, звучите благодарно. «Я благодарен за вашу помощь в . . ».

Еще от Grammarly:

12 вещей, о которых стоит написать, когда у вас закончились идеи

Вот как закончить все, что вы начали

Руководство для писателя по созданию копии в социальных сетях от идеи до публикации