7 распространенных ошибок электронной почты (и как их исправить)

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить» по электронной почте и сразу же сожалели об этом? Были ли вы разочарованы тем, что ваш шанс «отменить» появился и исчез, прежде чем вы успели среагировать? Мы все были там.

По данным Loom.com, средний офисный работник отправляет десятки электронных писем в день, не считая личных писем. Когда вы так сильно полагаетесь на электронную почту, вы обязательно время от времени совершаете ошибку.

Если вы чем-то похожи на многих работников, которые слишком много думают о электронных письмах и сообщениях, которые они отправляют, читайте дальше, чтобы успокоиться. Мы изучаем наиболее распространенные ошибки электронной почты и способы их устранения.

7 распространенных ошибок в электронной почте

1 Имя с ошибкой

Это Рэйчел или Рэйчел? Джонатан, Джон или Джон? У всех нас есть орфографические предубеждения, основанные на людях, среди которых мы выросли. Ошибки в написании имени случаются время от времени! Это распространенная ошибка с фамилиями.

Это серьезно?

Неправильное написание имени может оскорбить некоторых людей, но это одна из менее грубых ошибок, которые вы можете совершить.

Как восстановить

Отправьте быстрое электронное письмо, признав свою ошибку и правильно написав их имя. Пусть они знают, что вы уважаете их и хотите убедиться, что вы все делаете правильно. Попробуйте использовать это руководство, чтобы правильно начать работу с электронной почтой.

2 Не тот человек

Мы все любим автоподсказку, то есть до тех пор, пока она не предложит не того человека, и вы не заметите этого, пока не нажмете «Отправить». Вы думаете, что отправляете электронное письмо Джо Шмо, но вместо этого оно было отправлено Джо Ди Маджио! Хорошо, вы, вероятно, не пишете электронное письмо Джо Ди Маджио, но вы поняли идею.

Это серьезно?

Что ж, серьезность проблемы зависит от того, что вы отправили. Отправка электронной почты не тому человеку, как правило, является безобидной ошибкой, если электронная почта не является конфиденциальной или не содержит личной или личной информации.

Как восстановить

Просто отправьте дополнительное электронное письмо, чтобы получатель знал, что электронное письмо не предназначено для него. Если это было безобидное электронное письмо или не имеет к нему отношения, получатель, вероятно, будет сбит с толку и либо удалит электронное письмо, либо ответит, чтобы сообщить вам, что он сбит с толку. Если электронное письмо было конфиденциальным, вы можете поговорить с соответствующими сторонами, чтобы сообщить им о своей ошибке.

3 Электронное письмо с опечатками

Орфографические , пунктуационные и грамматические ошибки являются одними из самых распространенных ошибок в электронных письмах. Подобные ошибки могут снизить доверие к вашему профессионализму и знаниям. Хорошая новость заключается в том, что их легко предотвратить.

Это серьезно?

Эта проблема не является серьезной. Конечно, это не очень хорошо для вашей репутации, но вы, вероятно, никого не обидели такими ошибками.

Как восстановить

Вы не можете забрать письмо обратно. Лучше всего надеяться, что ваш получатель не заметил, и предотвратить подобные ошибки в будущем. Вы можете избежать грамматических ошибок, тщательно прочитав письмо перед отправкой. Вы даже можете прочитать его вслух, чтобы уловить вопросы, которые пропускают ваши глаза. Еще один способ предотвратить ошибки — использовать программное обеспечение, такое как Grammarly , для автоматической проверки всех ваших электронных писем перед их отправкой.

4 Пассивно-агрессивное сообщение

Ваше сообщение или ответ были пассивно-агрессивными. Пассивно-агрессивные сообщения часто неясны и ненужны, и они могут показаться оскорбительными. Возможно, вы отправили его случайно. Или, возможно, припадок ярости побудил вас отправить сообщение. Какой бы ни была причина, очень важно признать свою ошибку. Они увидят вашу электронную почту в любом случае.

Это серьезно?

Пассивно-агрессивные электронные письма не очень хороши. Они разжигают конфликты и подрывают сотрудничество и доверие. Подобные электронные письма могут привести к выговору или увольнению в некоторых серьезных случаях. Конечно, не делайте привычкой писать пассивно-агрессивные электронные письма.

Как восстановить

Если вы отправили пассивно-агрессивное электронное письмо, извинитесь. Вместе с извинениями дайте некоторые пояснения. Почему вы были пассивно-агрессивны? Какой лучший способ вы могли бы подойти к ситуации?

5 Незаконченный набросок

Прежде чем вы успели закончить письмо, вы случайно нажали «Отправить». Ой! Возможно, ваш черновик электронного письма был наполовину написан, неотредактирован или полон эмоций, которыми вы не собирались делиться.

Это серьезно?

Это зависит от того, какой тип незаконченного черновика вы отправили. Если это было неполным или неотредактированным, вы могли бы быть в порядке! Однако, если это было гневное электронное письмо, которое вы не хотели отправлять, приготовьтесь.

Как восстановить

Если вы просто отправили неполное электронное письмо, не паникуйте. Отправьте электронное письмо полностью с объяснением вверху — «Ой, вот остальная часть этого письма» — и все будет в порядке. Однако, если бы это было эмоциональное электронное письмо, вы, возможно, не смогли бы так легко восстановиться. Вы должны извиниться, и вы можете даже захотеть перевести свои извинения в автономный режим и сделать это лично или по телефону.

6 Ответ-все

Тот неловкий момент, когда вы взорвали кого-то в огромной цепочке электронных писем, когда вы просто пытались выразить свою подругу по работе. Нет ничего хуже, чем все в вашей команде видят ваше плохое поведение на виду.

Это серьезно?

Серьезность письма зависит от вашего ответа. Если это было язвительное или грубое сообщение, это может привести к действию со стороны вашего менеджера. Это может привести только к встрече, но это может уменьшить будущие возможности или нанести ущерб вашей репутации.

Как восстановить

Немедленное извинение — лучший способ оправиться от случайного ответа . Поделитесь ли вы этим извинением со всей цепочкой писем или только с человеком, которому вы позвонили, зависит от вас. Но вам также может понадобиться поговорить со своими товарищами по команде, начальником или другими людьми, с которыми вы регулярно работаете, чтобы поддерживать эти отношения.

7 Вид, от которого невозможно оправиться

Вы отправили наполовину написанное электронное письмо потенциальному работодателю. Вы переслали раздражающее электронное письмо клиента, но забыли удалить его из списка отправки. Возможно, вы отправили оскорбительное электронное письмо менеджеру. Или, может быть, вы взбесились из-за редактора, который вам не понравился, и случайно отправили его своему издателю.

Это серьезно?

Есть некоторые ошибки электронной почты, от которых вы не можете избавиться. В этот момент лучше отказаться от потенциальной работы, извиниться перед своим руководителем за непрофессиональное поведение и оставить все как есть.

Все совершают ошибки

Все ошибались с электронной почтой, от генеральных директоров до помощников по административным вопросам. Это часть трудовой жизни. Но ошибки бывают разной степени серьезности. Кроме того, то, что может вызвать страх у отправителя, часто оказывается относительно безобидной ошибкой для получателя.

Как вы восстанавливаетесь после ошибок электронной почты? Как правило, путем их решения и устранения любых проблем до того, как они возникнут.