Как написать электронное письмо с жалобой за 8 шагов

Иногда дела идут не по-твоему. Вы считаете, что в агентстве по прокату автомобилей с вами плохо обращались, или заказанный вами товар был поврежден при пересылке, и вы хотите вернуть деньги. Возможно, подрядчик, которого вы наняли, некачественно выполнил работу по укладке плитки в ванной, или у вас не было ощущения, что ваш врач действительно услышал то, что вы пытались ему сказать .

Все эти ситуации разные, но все они требуют одного и того же вида общения: прямого и вежливого сообщения, объясняющего, что произошло и как вы хотите действовать. В этой статье описывается, как это сделать.

Что такое электронное письмо с жалобой?

Электронное письмо с жалобой — это часть письменной корреспонденции, в которой выражается недовольство продуктом, услугой или опытом. В убедительном электронном письме с жалобой будет описана проблема, с которой вы столкнулись, и способы ее решения.

Электронное письмо с жалобой — эффективный способ вежливо сообщить о жалобах. Эта форма общения дает вам время спланировать свой ответ и тщательно подобрать слова. При написании электронного письма с жалобой важно быть ясным, кратким и уравновешенным.

Когда писать жалобу по электронной почте

Есть много ситуаций, в которых электронное письмо с жалобой является лучшим ответом. В широком смысле вы можете написать письмо компании или организации, коллеге, избранному должностному лицу, другу или члену семьи. Каждая ситуация может отличаться, но процесс схож.

На рабочем месте вам может потребоваться официально решить проблему, которую было трудно решить с коллегой. В этом случае вы можете отправить электронное письмо с жалобой непосредственно коллеге или обратиться к своему коллеге, но использовать функцию «копия», чтобы включить в нее своего руководителя и сотрудников отдела кадров. Это простой способ иметь бумажный след на случай, если он понадобится вам позже.

Иногда электронное письмо с жалобой может быть лучшим способом общения с другом или членом семьи. Если вы отдалились друг от друга, вам нужно некоторое расстояние, чтобы решить проблему, или у вас есть серьезная проблема, которую вы не можете решить лично, электронная почта — это формальное средство, которое может донести суть проблемы.

Как написать жалобу по электронной почте

Точные действия, которые вы предпринимаете для написания жалобы, могут различаться в зависимости от того, кому вы пишете и о чем пишете. Но эти шаги должны охватывать все это. Прежде чем мы углубимся, вот основы.

Письмо с жалобой должно содержать следующее.

• Краткое изложение вашего опыта
• Подробности о вашей проблеме
• Как вы хотите решить проблему

1 Обращение к получателю

В начале письма обратитесь к получателю вежливо и уважительно. Приветствие обычно начинается со слов «Дорогой» и имени получателя. Используйте заглавные буквы и заканчивайте запятой.

Человек, с которым вы решите связаться, будет зависеть от вашей ситуации. Если вы пишете коллеге, другу или члену семьи, то вы, вероятно, знаете, кому пишете.

Если вы пишете электронное письмо для компании, в которой работаете, возможно, у вас есть известное контактное лицо или представитель службы поддержки. Если вы не уверены, ваш менеджер, вероятно, знает, или вы можете связаться с общим отделом, например со службой поддержки клиентов или технической поддержкой.

Вам еще нужно решить, кто его получит? Вы можете отправить электронное письмо с жалобой на один из следующих адресов.

• Отдел поддержки или обслуживания клиентов
• Техническая поддержка
• Точка контакта
• Менеджер вашего контактного лица
• Отдел продаж
• Сотрудник по связям с общественностью организации
• Менеджер
• Друг, член семьи или коллега

Если вы не можете обратиться к конкретному человеку по имени, можно поставить «Кому это может касаться».

2 Изложите основную информацию

Доберитесь до сути как можно быстрее. В первом абзаце вашего электронного письма вы должны кратко изложить основные сведения о своей проблеме.

Первая часть электронного письма с жалобой должна включать следующее:

• Проблема
• Как вы обнаружили проблему
• Любые логистические детали, которые вы можете включить (дата, время, место)

3 Обобщите свой опыт

Простым языком опишите, как эта проблема повлияла на ваш опыт. Не ходите вокруг да около; у большинства людей нет времени читать длинное эмоциональное письмо. Придерживайтесь фактов.

Эта часть вашего электронного письма с жалобой может включать в себя следующее:

• Как проблема повлияла на вас или ваш бизнес
• Что вы сделали, чтобы попытаться решить проблему самостоятельно

4 Опишите желаемые результаты

Если ваша единственная цель — избавиться от инцидента, укажите способ решения проблемы, чтобы получатель понял, какие действия можно предпринять для решения проблемы. Подумайте, что вы хотите получить от своей жалобы: ищете ли вы замену, разговор, изменение политики или компенсацию? Прямо скажите, как бы вы хотели решить этот вопрос.

Постарайтесь включить эти детали, чтобы получить лучший ответ.

• Четкий и конкретный результат, который вас удовлетворит.
• Конструктивные комментарии
• Срок решения проблемы

5. Включить вложения

Подкрепите свои утверждения доказательствами, где это возможно. Вы можете просто объяснить свои доказательства в письменной форме или, что более убедительно, приложить подтверждающие файлы к электронному письму.

Подтверждающие документы могут включать следующее.

• Квитанции
• Номера заказа или отслеживания
• Картинки
• Видео
• Скриншоты
• Аудиозаписи

6. Выйдите из системы профессионально

Электронные письма с жалобами должны быть профессиональными. Напишите «С уважением», а затем вашего имени, обычно достаточно. Включите профессиональную подпись электронной почты, если вы пишете электронную почту на своем рабочем месте или от имени компании.

7 Редактировать и корректировать

Когда вы закончите писать, пришло время отредактировать и вычитать ваше электронное письмо. Сначала прочитайте его и удалите все предложения, в которых вы были слишком эмоциональны, были невежливы или могли бы написать более краткое сообщение. Также проверьте свою грамматику, пунктуацию и орфографию.

8. Подберите правильный тон

Убедитесь, что ваше электронное письмо попадает так, как вы хотите. Предложения по переписыванию тона, функция Grammarly Premium, определяют предложения, тон которых может быть неправильно истолкован получателем, и предлагают эмоционально интеллектуальные варианты перезаписи, чтобы вы могли внести изменения, чтобы избежать недопонимания, прежде чем нажать «Отправить». Поскольку тон играет жизненно важную роль в эффективном общении, предложения по переписыванию тона дают вам больший контроль над вашим сообщением.

3 примера писем с жалобами

Вот три примера электронных писем с жалобами, которые помогут вам написать собственное письмо. Обратите внимание на профессиональный тон и краткую длину.

1 Письмо с жалобой подрядчику

Дорогой мистер Джонс,

21 ноября 2022 года я нанял вашу компанию для ремонта полов в моем коридоре после того, как в моем подвале по адресу Колорадо Драйв, 1205 прорвало трубу.

К сожалению, ваша служба не зарекомендовала себя хорошо. Я недоволен, потому что половицы, которые вы установили, расшатываются всего через три недели. Я также заметил, что вы не установили подкладку под досками, и от повреждения водой образовалась плесень, которую не удалось устранить.

Чтобы решить проблему, я был бы признателен, если бы вы починили поврежденный пол без каких-либо дополнительных затрат с моей стороны. Прилагаются фотографии поврежденных участков, счет, который вы мне предоставили, смета и информация о напольном покрытии.

Жду вашего ответа и решения. Я бы хотел, чтобы это было завершено не позднее 31 января. Пожалуйста, дайте мне знать, если это возможно.

Искренне,

Майкл Харрисон

2 Жалоба по электронной почте в компанию

Для предъявления по месту требования,

1 декабря 2022 г. через вашу транспортную службу я получил партию поврежденного товара. Поврежденная партия находилась на поддоне номер 27 грузовика номер 2705 в нашем офисе в Санта-Фе, штат Нью-Мексико. Номер заказа был О-6744035.

Я ожидал, что смогу выставить эти сезонные товары на нашу праздничную распродажу. Мы не только теряем доход от потенциальных продаж, но также инвестируем тысячи долларов в удовлетворение спроса клиентов в определенный период времени.

Чтобы решить эту проблему, я был бы признателен за ваше сотрудничество в компенсации нам за поврежденную продукцию и отправке нового заказа как можно скорее. Прилагаем изображения повреждения, нашу квитанцию ​​и грузовик, на котором он прибыл.

Жду вашего ответа и решения моей проблемы. Я подожду до 15 декабря 2022 г., чтобы получить ваш ответ, прежде чем предпринимать дальнейшие действия. Пожалуйста, ответьте на это письмо как можно скорее или перешлите его соответствующему агенту в вашей компании.

Искренне,

Малия Пурпурный

Генеральный директор Magenta Beauty Supplies

3 Жалоба на коллегу

Дорогой мистер Тремейн,

Я пишу, чтобы пожаловаться на поведение моего менеджера Джареда Молтона во время нашего ежегодного обзорного собрания. Он отпускал уничижительные шутки и пытался меня запугать.

Я говорил с Джаредом несколько раз (12.01.22, 15.03.22 и 27.06.22 и другие) о его поведении, но эти разговоры не изменили его поведения. Эти встречи документируются в сообщениях Slack, электронных письмах и записанных звонках Zoom. Вы можете найти их в приложении к этому электронному письму.

Его действия заставили меня чувствовать себя глубоко некомфортно и изолированно на работе. Меня беспокоит, что его оценки меня, моих выступлений и моего места в команде предвзяты и несправедливы. Эмбер Дрейфус, Клэр Пауэлл и Эрик Бингхэм также присутствовали во многих из этих взаимодействий.

Я хотел бы поговорить с вами и представителем отдела кадров, чтобы обсудить, как мы можем разрешить этот конфликт. По крайней мере, я бы хотел, чтобы меня перевели в другой отдел под другим руководителем, чтобы я мог продолжать заниматься разработкой программного обеспечения. Я был бы признателен, если бы вы скоро ответили мне и рассказали о следующих шагах.

Искренне,

Джада Роуэн