5 способов сделать ваши электронные письма короткими и красивыми

Опубликовано: 2019-01-18

Ваши электронные письма напоминают новеллы и содержат оглавление? Мы все хотим более быстрых ответов на наши электронные письма, но мы не всегда настраиваемся на успех.

Длинные электронные письма попадают в чистилище почтового ящика, потому что никто не хочет пробираться через все эти запутанные предложения, чтобы понять, о чем вы просите. (И у них нет времени).

В результате длинные электронные письма имеют низкую скорость отклика и медленное время отклика.

Хорошие новости? Четкие, краткие электронные письма имеют противоположный эффект.

Если ваши электронные письма будут короткими и приятными, вы сможете лучше донести свое сообщение и увеличить вероятность того, что вы получите своевременный ответ.

Читайте дальше, чтобы улучшить свою игру с электронной почтой, и узнайте о пяти простых способах сделать ваши электронные письма короткими и приятными.

Вот совет: хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок, а также других проблем с письмом на всех ваших любимых веб-сайтах.

1 Установите ограничение длины

Если длина вашей электронной почты выходит из-под контроля, попробуйте установить обязательное ограничение длины для всех сообщений. Имея в виду свой предел, прежде чем вы начнете писать, это поможет вам держать под контролем многословие.

Исследование, проведенное Boomerang, показало, что электронные письма от 75 до 100 слов получают наилучшие показатели отклика. Если вам трудно отслеживать количество слов, попробуйте ограничить количество предложений.

Хотите верьте, хотите нет, но пять предложений – это все, что вам нужно для большинства электронных писем. Если вам нужно гораздо больше, это может быть признаком того, что использование телефона или видеозвонка может быть более эффективным, чтобы получить ответы, которые вам нужны.

2 Редактируйте, как будто вы Хемингуэй

После того, как вы напишете письмо, потратьте несколько минут, чтобы прочитать то, что вы только что написали. Это ваш шанс проверить текст на наличие грамматических ошибок, вырезать ненужные фразы и переписать предложения, чтобы сделать их более понятными. Вы можете обнаружить, что вам потребовалось три предложения, чтобы наконец прийти к идее, которую можно было бы ясно выразить одним предложением.

Потренируйтесь доходить до сути и сокращайте свои электронные письма до самого необходимого:

Кто ты? (Необязательно, если они вас уже знают).
Чего ты хочешь?
Почему они должны дать это вам?
Когда вам это нужно?

Тщательное редактирование вашего сообщения перед тем, как вы нажмете кнопку «Отправить», — это один из ваших лучших способов защиты от длинных электронных писем.

3 Адаптируйте светскую беседу

Отказ от светской беседы в начале электронного письма — отличный способ сократить количество слов и сразу перейти к делу. Это также может быть отличным способом оскорбить людей.

Лучший курс действий всегда зависит от вашей аудитории. Если вы все еще развиваете отношения, некоторые вдумчивые разговоры могут быть полезными. Если вы хорошо знаете получателя, светская беседа может оказаться лишней (и, следовательно, ее легко прервать).

Для получения дополнительных рекомендаций по этой теме ознакомьтесь с 5 лучшими альтернативами фразе «Надеюсь, это письмо вас найдет».

4 Имейте одну цель для каждого электронного письма

Вы можете подумать, что эффективно включать каждую деталь в одно электронное письмо, но чем больше вопросов и просьб вы втиснете, тем длиннее и громоздче будет ваше сообщение.

Вместо этого сосредоточьтесь на одной четко сформулированной цели для каждого электронного письма. Это повысит вероятность того, что ваш получатель прочитает ваше сообщение и ответит на него.

Если вам действительно необходимо включить несколько запросов, попробуйте упорядочить их в виде маркеров.

Привет Дебби,

Как дела? Не могу поверить, что половина недели уже позади!

Я разговаривал с командой сегодня, и мы поняли, что не уверены, хотите ли вы золотые или серебряные скатерти. Дайте мне знать ваши предпочтения, чтобы мы могли получить заказанные.

Кроме того, продавец хочет знать, предпочитаете ли вы тофу или сейтан для вегетарианского варианта. Я предполагаю, что вы хотите тофу, но решили, что мы должны спросить.

О, и теперь, когда группа подтверждена, в какое время вы хотите, чтобы они прибыли? 16:00 нормально или уже поздно?

Лучший,

Джоанна

Привет Дебби,

Счастливой среды! Планирование мероприятия идет отлично, прямо сейчас нам нужно ваше мнение по этим трем вопросам:

Золото или серебро для скатерти?
Тофу или сейтан для вегетарианцев?
Во сколько должна прибыть группа?

Пожалуйста, сообщите нам свои ответы не позднее полудня пятницы.

Заранее спасибо!

Джоанна

5 Подписать с благодарностью

По мере того, как ваши электронные письма уменьшаются в длине, вы рискуете показаться резкими. Включение выражения благодарности в вашу подпись — отличный способ сохранить приятность и увеличить скорость отклика на ваши электронные письма.

Завершения, которые включают версию «спасибо», коррелируют с увеличением скорости ответов на 36% по сравнению с другими утверждениями. Нужно вдохновение? Вот 11 уникальных способов сказать «спасибо» в электронном письме.