Остерегайтесь этих распространенных проблем согласованности в письме

Важность и ценность последовательного написания — использования постоянных местоимений, знаков препинания и следования определенному руководству по стилю — представлена ​​в академической среде. В течение многих лет мы учимся следовать грамматическим правилам письма на английском языке. И это может быть сложно, учитывая, что английский язык полон исключений и несоответствий и склонен нарушать собственные правила. « Я» стоит перед «е», за исключением случаев, когда оно стоит после «с»… за исключением случаев, когда это не так. Странный.

Когда мы выходим за рамки формального образования, мы склонны ослаблять эти правила письма. Хотя мы хотим, чтобы это электронное письмо нашему арендодателю было ясным и уверенным, оно не будет оцениваться на основе того, насколько строго мы следовали Чикагскому руководству по стилю или правильно ли мы использовали точку с запятой. Мы обмениваем точную пунктуацию и спряжения на краткость и практичность. В нашем быстро меняющемся мире мы должны доносить суть быстро и прямо.

На работе мы обязаны общаться профессионально и лаконично. Последовательность в написании может помочь нам продвинуться вперед. Последовательность создает доверие к нашей команде, деловым партнерам и профессиональной аудитории. Быть последовательным — это путешествие, состоящее из двух частей. Во-первых, речь идет о последовательном соблюдении соглашений и правил написания в ваших собственных документах. Во-вторых, речь идет о том, чтобы ваш стиль письма был последовательным — каждый раз в определенном контексте делайте что-то одно и то же.

Соблюдение последовательной пунктуации, цифр и дефисов делает наши документы более безупречными. Когда вы разработаете свой собственный стиль и правила написания, последовательность сэкономит вам время и силы в долгосрочной перспективе.

Давайте рассмотрим некоторые из наиболее типичных несоответствий в написании знаков препинания, цифр и переносов.

Пунктуация

Апострофы и сокращения

Апостроф пропускает буквы в слове или группе слов, чтобы создать сокращение. Это = Это. Не могу = Не могу. У меня есть = у меня есть. Ты = Ты. Использование сокращений может придать вашему письму непринужденный тон, поэтому примите решение, если это уместно. Главное быть последовательным.

Непоследовательно: крайне важно пересматривать наши политики безопасности каждый квартал. Мы постоянно обновляем процедуры и добавляем лучшие практики.

Постоянство. Крайне важно пересматривать наши политики безопасности каждый квартал. Мы постоянно обновляем процедуры и добавляем лучшие практики.

Постоянство. Крайне важно пересматривать наши политики безопасности каждый квартал. Мы постоянно обновляем процедуры и добавляем лучшие практики.

Запятые

Запятые жесткие. Мы часто используем слишком много или недостаточно. Запятые разделяют слова, предложения или идеи в предложении.

Оксфорд или серийная запятая

Запятые разделяют три или более слов в списке. Использование оксфордской запятой или последовательной запятой является стилистическим выбором. Опять же, важно быть последовательным. Обратите внимание, что оксфордская запятая часто необходима для ясности.

В этом примере оксфордская запятая уточняет, что писатель ходил в парк со своими сестрами, Джоном и Тони. Джон и Тони не сестры писательницы.

Обращение к человеку по имени

Распространенной ошибкой при написании является пропуск запятой при прямом обращении к человеку по имени. Будьте последовательны, обращаясь к человеку в письменной форме.

Периоды

Точки часто могут сбивать с толку по отношению к кавычкам и круглым скобкам.

Точки и кавычки

В американском английском точка ставится внутри закрывающей кавычки в конце предложения. Это может быть легко перепутать и быть несовместимым между документами или в одном и том же документе.

Точки и скобки

Когда полное независимое предложение полностью заключено в круглые скобки, точка ставится внутри закрывающей круглой скобки.

Однако, если вводной материал вложен в другое предложение, точка должна быть снаружи.

Акронимы

Независимо от того, используете ли вы точки или нет, аббревиатуры должны иметь одинаковый стиль во всем документе.

Непоследовательно: тур начинается в США и заканчивается в Великобритании .

Постоянство: тур начинается в США и заканчивается в Великобритании .

Постоянство: тур начинается в США и заканчивается в Великобритании .

Числа, время и даты

Числа

Есть несколько способов записи чисел. Если следовать руководству по стилю AP, вы должны писать числа от одного до девяти и использовать цифры для числа 10 и выше. Это правило также применяется к порядковым номерам, написанию по буквам от первого до девятого и использованию чисел для 10-го или большего числа. Это правило особенно удобно для технического или научного письма.

Чикагское руководство по стилю, однако, предписывает нам записывать числа от нуля до ста нетехническим письмом.

Стиль, которому вы следуете, может зависеть от характера вашей работы или сообщения. Представляете много чисел в слайд-колоде? Вероятно, лучше всего использовать цифры для информации, содержащей множество статистических данных и процентов. Написать отчет? Лучше всего выбрать стиль и придерживаться его.

Непостоянно: в этом квартале к нам присоединились 20 новых сотрудников. Мы надеемся приветствовать двадцать пять в следующем квартале.

Стабильно: в этом квартале к нам присоединились 20 новых сотрудников. Мы надеемся приветствовать 25 в следующем квартале.

Постоянство: В этом квартале к нам присоединились двадцать новых сотрудников. Мы надеемся приветствовать двадцать пять в следующем квартале.

Еще одним распространенным несоответствием с числами является дефис (или его отсутствие) в составных числах . При написании любого числа, состоящего из двух слов, вы должны использовать дефис между каждым словом. Это правило применяется к любому числу от двадцати одного до девяноста девяти.

Непоследовательно (и неверно): На прошлой неделе моей бабушке исполнилось восемьдесят шесть лет. Моему брату сегодня исполняется двадцать один год.

Последовательно: На прошлой неделе моей бабушке исполнилось восемьдесят шесть лет. Моему брату сегодня исполняется двадцать один год.

раз

Если вы работаете профессионалом, вы, вероятно, сообщаете о своем расписании несколько раз в день — для встреч, интервью, вебинаров и т. д. Ваша встреча в 9 утра или в 9 утра? И то, и другое может быть правильным, но выбор одного стиля и его следование облегчают читателю понимание вашего письма, особенно при планировании времени. Вот несколько вариантов, как сохранить его согласованность.

1. Строчные буквы am и pm и точки.

2. Используйте заглавные буквы AM и PM без периодов.

3. Назовите полдень и полночь вместо 12 часов дня и 00 часов ночи.

4. Используйте утром , днем ​​или вечером. Мы рекомендуем это только при написании прозы или другого не делового общения. Ошибка на стороне ясности.

5. Не используйте 9 утра, потому что это избыточно.

Даты

Даты написания могут варьироваться по всему миру. В США мы используем формат месяц-день-год; в других странах предпочтительнее формат день-месяц-год. Людей часто смущает, как писать даты с запятыми . В формате месяц-день-год после дня и года ставьте запятые.

Grammarly позволяет стандартизировать способ отображения дат в документе.

Непоследовательно: Заявки должны быть поданы до 7 августа. Мы объявим победителей до 25 августа .

Постоянство: Заявки принимаются до 7 августа. Мы объявим победителей до 25 августа .

Стабильно : Заявки принимаются до 10 июля. Мы объявим победителей до 25 августа .

Перенос

Дефис соединяет слова или части слов. Он не взаимозаменяем с другими типами тире , такими как длинное тире или короткое тире. Использование дефисов для составных модификаторов является одной из распространенных проблем. Чтобы писать слова через дефис последовательно, используйте дефис в составном модификаторе, когда модификатор стоит перед изменяемым словом. Узнайте все о правильных переносах .

Держите вас последовательным и профессиональным

Может быть сложно запомнить различные нюансы и правила, связанные с запятыми, датами и дефисами. Grammarly Premium проверит не только точность и ясность, но и согласованность вашего письма. Советы Grammarly по написанию предупредят вас, если есть какие-либо различия в использовании вами апострофов и кавычек. Несоответствия будут помечены, и предложения Grammarly применят предпочтительный стиль ко всему документу.

Использование Grammarly Premium почти так же хорошо, как наличие специального редактора, который сделает всю тяжелую работу. Потому что, если честно, кто из нас помнит каждое грамматическое правило, которое мы выучили в начальной школе, или руководство по стилю, которое мы использовали в колледже? Когда мы отправляем быстрое электронное письмо между встречами, у нас не всегда есть время проверить наши запятые или аббревиатуры на согласованность. Grammarly Premium отслеживает все для вас, гарантируя, что ваше письмо всегда будет выглядеть профессионально.