6 советов по форматированию сопроводительного письма

Ваше сопроводительное письмо должно привлечь внимание получателя и оказать влияние. Речь идет о демонстрации своих навыков и выделении среди других претендентов.

Детали имеют значение, поэтому важно правильно оформить форматирование. Формат сопроводительного письма аналогичен формату одностраничного делового письма. Поля со всех сторон должны составлять один дюйм, шрифт Times New Roman или Calibri размером 10–12 и межстрочный интервал 1,15.

После того, как форматирование выровнено, ваша задача — убедиться, что сопроводительное письмо краткое, актуальное и легко читаемое. Независимо от того, являетесь ли вы опытным профессионалом или только начинаете, это подробное руководство поможет вам выделиться на современном конкурентном рынке труда.

Что такое формат сопроводительного письма?

Формат сопроводительного письма служит структурой, которая организует информацию в сопроводительном письме. Сопроводительные письма, как и стандартные одностраничные деловые письма, включают в себя:

• Заголовок
• Приветствие
• Первый абзац
• Абзацы тела
• Заключительный абзац
• Подписание

Схема сопроводительного письма

Следуйте этому плану, чтобы написать краткое и профессиональное сопроводительное письмо.

Заголовок

Заголовки сопроводительного письма должны включать следующую информацию:

• Дата, когда вы написали письмо
• Ваша контактная информация: имя, номер телефона и адрес электронной почты.
• Контактная информация получателя: имя, компания и адрес компании.

Приветствие и знакомство

В своем приветствии официально обратитесь к менеджеру по найму по имени.

Дорогая г-жа Лахири,

Если вы не знаете имени менеджера по найму, попробуйте сузить его по команде.

Уважаемая команда по связям с общественностью,

В крайнем случае вы можете использовать общий титул «менеджер по найму».

Затем в одном-двух предложениях начните сопроводительное письмо, объяснив, почему эта позиция вам нравится. В трех предложениях или меньше выделите свой наиболее релевантный опыт, основанный на описании вакансии, чтобы показать, почему вы подходите, и побудить менеджеров по найму продолжать читать. Более подробно вы узнаете в следующем разделе.

Абзацы тела

Тело вашего сопроводительного письма должно состоять из двух-четырех коротких абзацев. Здесь вы описываете соответствующие, поддающиеся количественной оценке достижения и навыки, которые соответствуют описанию должности. Будьте конкретны в том, что делает вас подходящим для этой конкретной должности и компании.

Заключение

В нескольких предложениях завершите сопроводительное письмо заключением и призывом к действию. В заключении может быть раскрыт ваш интерес к компании и причины, по которым вы хотите там работать. Затем поблагодарите менеджера по найму за потраченное время и внимание.

Ниже приведены примеры эффективных призывов к действию:

• Я был бы признателен за возможность обсудить мою квалификацию дальше. Я с нетерпением жду возможности узнать больше о должности и вашей команде.
• Я приветствую возможность поделиться своими навыками и трудовой этикой с [название компании]. Я с нетерпением жду возможности обсудить, насколько мой опыт соответствует вашим потребностям. Спасибо за рассмотрение моей заявки.
• Я очень рад узнать больше о должности и [название компании] и с нетерпением жду вашего ответа.

Выйти

В конце сопроводительного письма поставьте профессиональную подпись и подпишите свое имя. Любое из следующих действий работает в качестве подписи:

• Искренне
• Лучший
• С уважением
• Спасибо

6 советов по форматированию профессионального сопроводительного письма

Теперь, когда вы написали сопроводительное письмо, наведите порядок с помощью этих советов по форматированию.

1 Стиль и размер шрифта

Используйте чистый стиль шрифта, например Arial, Calibri или Times New Roman. Размер шрифта сопроводительного письма должен составлять от 10 до 12 пунктов для основного текста. Для заголовка используйте шрифт немного большего размера, например 14 или 16 пунктов.

2 поля

Один дюйм со всех сторон является стандартным для полей сопроводительного письма. Это обеспечивает четкую и последовательную границу вокруг контента. Если вам все же необходимо изменить этот стандарт, не используйте поле уже 0,75 дюйма или шире 1,25 дюйма.

3 интервала

В основной части сопроводительного письма используйте одинарный интервал или интервал 1,15. Выровняйте текст по левой стороне и сохраняйте одинаковые поля. Вставьте пустую строку между абзацами, чтобы создать визуальное разделение и облегчить чтение содержимого.

4 Формат файла

Рекомендуемый формат файла сопроводительного письма — PDF (формат переносимого документа). Сохранение сопроводительного письма в формате PDF гарантирует, что форматирование и макет останутся одинаковыми на разных устройствах и в операционных системах. Это также предотвращает легкое редактирование или изменение содержимого получателем.

5 Имя файла

Файл сопроводительного письма должен начинаться с вашего имени и фамилии, включать слова «сопроводительное письмо» и указывать должность или название компании. Разделяйте слова в имени файла, используя символы подчеркивания (_) или дефисы (-) вместо пробелов, чтобы избежать проблем с совместимостью файлов.

6 Длина

Сопроводительное письмо должно представлять собой краткий и целенаправленный одностраничный документ. Около 250–400 слов должны охватывать необходимую информацию и удерживать внимание читателя, не перегружая его излишними подробностями.

Пример формата сопроводительного письма

Джереми Бло

[email protected]

617-555-4938

27 июня 2024 г.

Нитеш Шарма MediGlobal 123 Main Street Редвуд-Сити, Калифорния 94063

Дорогой Нитеш,

Я пишу, чтобы выразить свою заинтересованность в должности старшего менеджера по продукту в MediGlobal. У меня глубокое понимание экосистем цифровых продуктов и страсть к решениям на основе данных в отрасли здравоохранения. Я рад обсудить, как я могу способствовать постоянному росту и успеху вашей организации.

У меня более пяти лет опыта в области маркетинга и управления цифровыми продуктами, в том числе более трех лет в секторе медицинского оборудования и биотехнологий. Кроме того, у меня есть успешный опыт реализации стратегических глобальных маркетинговых инициатив с показателем успеха 85 % в повышении узнаваемости бренда B2B с помощью электронного маркетинга и поиска, что привело к увеличению годового дохода на 21 %. Мой опыт заключается в разработке и внедрении общих аналитических стратегий, которые соответствуют целям компании и расширяют общий охват.

Помимо моих навыков стратегического маркетинга, я питаю глубокую страсть к данным и аналитике, осознавая их решающую роль в принятии обоснованных решений и достижении бизнес-результатов. Я умею использовать данные, собирать аналитику и обеспечивать совместимость между цифровыми активами и сервисами. На протяжении всей моей карьеры я установил прочные отношения с ключевыми лидерами общественного мнения и тесно сотрудничал с партнерами по исследованиям и разработкам, ИТ и межфункциональными подразделениями для стимулирования разработки цифровых активов. Мой предпринимательский склад ума в сочетании со стратегическим мышлением и способностями к исполнению позволяет мне выявлять неудовлетворенные потребности и реализовывать оптимальные решения.

Я очень рад возможности внести свой вклад в развитие MediGlobal и ее приложений для команды цифрового обслуживания, а также приветствую возможность более подробно обсудить, как мои навыки и опыт соответствуют целям и требованиям должности старшего менеджера по продукту. Спасибо за рассмотрение моей заявки. Я с нетерпением жду возможности внести свой вклад в успех MediGlobal.

Искренне,

Джереми Бло

Формат сопроводительного письма

Какова цель оформления сопроводительного письма?

Форматирование сопроводительного письма важно, поскольку оно помогает вам представить себя профессионально и облегчает чтение вашего письма для человека, который его просматривает.

Каковы ключевые компоненты сопроводительного письма?

Ключевыми компонентами сопроводительного письма являются:

• Заголовок
• Приветствие
• Введение
• Тело
• Заключение
• Подписание

Каковы 6 советов по форматированию сопроводительного письма?

• Используйте простой шрифт, например Times New Roman или Arial, размером от 10 до 12 пунктов.
• Установите поля в один дюйм со всех сторон.
• Используйте межстрочный интервал 1,15 и вставляйте пустую строку между каждым абзацем.
• Отформатируйте сопроводительное письмо в формате PDF.
• Назовите файл сопроводительного письма, указав свое имя, фамилию, слова «сопроводительное письмо» и должность или название компании.
• Держите свое письмо в пределах 250–400 слов и менее одной страницы.