6 советов по форматированию сопроводительного письма

Ваше сопроводительное письмо должно привлечь внимание получателя и произвести впечатление. Речь идет о демонстрации ваших навыков и выделении среди других претендентов.

Детали имеют значение, поэтому важно правильно оформить формат. Формат сопроводительного письма аналогичен формату одностраничного делового письма. Он должен иметь однодюймовые поля со всех сторон, шрифт Times New Roman или Calibri размером 10–12 и межстрочный интервал 1,15.

После того, как форматирование завершено, ваша задача — сделать сопроводительное письмо кратким, актуальным и легко читаемым. Являетесь ли вы опытным профессионалом или только начинаете, это подробное руководство поможет вам выделиться на современном конкурентном рынке труда.

Что такое формат сопроводительного письма?

Формат сопроводительного письма служит структурой, которая организует информацию в сопроводительном письме. Сопроводительные письма, как и стандартные одностраничные деловые письма, включают:

• Заголовок
• Приветствие
• Вступительный абзац
• Абзацы тела
• Заключительный абзац
• Подписание

Схема сопроводительного письма

Следуйте этому плану, чтобы написать сопроводительное письмо, которое будет лаконичным и профессиональным.

Заголовок

Заголовки сопроводительного письма должны содержать следующую информацию:

• Дата, когда вы написали письмо
• Ваша контактная информация: имя, номер телефона и адрес электронной почты
• Контактная информация получателя: имя, компания и адрес компании

Приветствие и знакомство

В своем приветствии официально обратитесь к менеджеру по найму по имени.

Уважаемая госпожа Лахири,

Если вы не знаете имя менеджера по найму, попробуйте сузить его по командам.

Уважаемый отдел связи!

В крайнем случае вы можете использовать общий титул «менеджер по найму».

Затем в одном-двух предложениях начните сопроводительное письмо, объяснив, почему эта позиция вам нравится. В трех предложениях или менее выделите свой наиболее релевантный опыт на основе описания работы, чтобы показать, почему вы подходите, и побудить менеджеров по найму продолжать читать. Более подробно вы узнаете в следующем разделе.

Абзацы тела

Основная часть сопроводительного письма должна состоять из двух-четырех коротких абзацев. Здесь вы описываете соответствующие, измеримые достижения и навыки, которые соответствуют описанию работы. Будьте конкретны в том, что делает вас подходящим для этой конкретной должности и компании.

Заключение

В нескольких предложениях завершите сопроводительное письмо заключением и призывом к действию. Заключение может расширить ваш интерес к компании и почему вы хотите там работать. Затем поблагодарите менеджера по найму за уделенное время и внимание.

Ниже приведены примеры эффективных призывов к действию:

• Я был бы признателен за возможность обсудить мою квалификацию дальше.Я с нетерпением жду возможности узнать больше о вакансии и вашей команде.
• Я рад возможности поделиться своими навыками и трудовой этикой с [название компании]. Я с нетерпением жду возможности обсудить, насколько мой опыт соответствует вашим потребностям. Спасибо за рассмотрение моей заявки.
• Я рад узнать больше о должности и [название компании], и я с нетерпением жду вашего ответа.

Выйти

В конце сопроводительного письма подпишитесь профессионально и подпишите свое имя. Любая из следующих работ в качестве подписи:

• Искренне
• Лучший
• С уважением
• Спасибо

6 советов по форматированию профессионального сопроводительного письма

Теперь, когда вы написали сопроводительное письмо, очистите его с помощью этих советов по форматированию.

1 Стиль и размер шрифта

Используйте чистый стиль шрифта, такой как Arial, Calibri или Times New Roman. Размер шрифта сопроводительного письма должен быть от 10 до 12 пунктов для основного текста. Используйте для заголовка немного больший размер шрифта, например 14 или 16 пунктов.

2 поля

Один дюйм со всех сторон является стандартным для полей сопроводительного письма. Это обеспечивает четкую и последовательную границу вокруг содержимого. Если вам нужно изменить этот стандарт, не используйте поля уже, чем 0,75 дюйма или шире, чем 1,25 дюйма.

3 Интервал

Используйте одинарный или 1,15 межстрочный интервал для тела сопроводительного письма. Выровняйте текст по левому краю и сохраняйте одинаковые поля. Вставьте пустую строку между абзацами, чтобы создать визуальное разделение и облегчить чтение содержимого.

4 Формат файла

Рекомендуемый формат файла для сопроводительного письма — PDF (формат переносимого документа). Сохранение сопроводительного письма в формате PDF гарантирует, что форматирование и макет останутся одинаковыми на разных устройствах и операционных системах. Это также предотвращает легкое редактирование или изменение содержимого получателем.

5 Имя файла

Ваш файл сопроводительного письма должен начинаться с вашего имени и фамилии, содержать слова «сопроводительное письмо» и указывать название должности или название компании. Разделяйте слова в имени файла символами подчеркивания (_) или дефисами (-) вместо пробелов, чтобы избежать проблем с совместимостью файлов.

6 Длина

Сопроводительное письмо должно быть кратким и целенаправленным одностраничным документом. Около 250–400 слов должны охватывать необходимую информацию и удерживать внимание читателя, не перегружая его излишними деталями.

Пример формата сопроводительного письма

Джереми Бло

[email protected]

617-555-4938

27 июня 2024 г.

Нитеш Шарма MediGlobal 123 Main Street Redwood City, CA 94063

Уважаемый Нитеш,

Я пишу, чтобы выразить свою заинтересованность в должности старшего менеджера по продуктам в MediGlobal. У меня есть глубокое понимание экосистем цифровых продуктов и страсть к решениям на основе данных в отрасли здравоохранения. Я рад обсудить, как я могу способствовать постоянному росту и успеху вашей организации.

У меня более пяти лет опыта работы в области маркетинга и управления цифровыми продуктами, в том числе три с лишним года в сфере медицинского оборудования и биотехнологий. Кроме того, у меня есть подтвержденный опыт реализации стратегических глобальных маркетинговых инициатив, с показателем успеха 85% в повышении узнаваемости бренда B2B с помощью электронного маркетинга и поиска, что приводит к увеличению годового дохода на 21%. Мой опыт заключается в разработке и внедрении общих аналитических стратегий, которые соответствуют целям компании и расширяют общий охват.

Помимо моих навыков стратегического маркетинга, я испытываю глубокую страсть к данным и аналитике, признавая их решающую роль в принятии решений и достижении результатов в бизнесе. Я умею использовать данные, собирать аналитику и обеспечивать совместимость цифровых активов и сервисов. На протяжении всей своей карьеры я установил прочные отношения с ключевыми лидерами общественного мнения и тесно сотрудничал с партнерами по исследованиям и разработкам, ИТ и межфункциональными партнерами, чтобы стимулировать развитие цифровых активов. Мой предпринимательский склад ума в сочетании со стратегическим мышлением и исполнительскими способностями позволяет мне выявлять неудовлетворенные потребности и реализовывать оптимальные решения.

Я очень рад возможности внести свой вклад в развитие MediGlobal и ее цифровых приложений для групп по оказанию медицинской помощи и приветствую возможность более подробно обсудить, как мои навыки и опыт соответствуют целям и требованиям роли старшего менеджера по продуктам. Спасибо за рассмотрение моей заявки. Я с нетерпением жду возможности внести свой вклад в успех MediGlobal.

Искренне,

Джереми Бло

Часто задаваемые вопросы о формате сопроводительного письма

Какова цель форматирования сопроводительного письма?

Форматирование сопроводительного письма важно, потому что оно помогает вам представить себя профессионально и облегчает чтение вашего письма тому, кто его рецензирует.

Каковы основные компоненты сопроводительного письма?

Ключевыми компонентами сопроводительного письма являются:

• Заголовок
• Приветствие
• Введение
• Тело
• Заключение
• Подписание

Каковы 6 советов по форматированию сопроводительного письма?

• Используйте простой шрифт, такой как Times New Roman или Arial размером от 10 до 12 пунктов.
• Установите поля в один дюйм со всех сторон.
• Используйте междустрочный интервал 1,15 и вставляйте пустую строку между каждым абзацем.
• Отформатируйте сопроводительное письмо в формате PDF.
• Назовите файл сопроводительного письма своим именем, фамилией, словами «сопроводительное письмо» и названием должности или названием компании.
• Держите свое письмо в пределах от 250 до 400 слов и менее одной страницы.