Как создать план проекта: пошаговое руководство

Эффективность и организация имеют решающее значение в любом проекте на рабочем месте. План проекта служит подробным руководством, которое помогает командам оставаться организованными и не сбиться с пути. Это может стать решающим фактором в соблюдении бюджета и сроков.

В следующем сообщении блога мы расскажем, как создать план проекта. Прочтите, чтобы узнать, что входит в план проекта, а также рекомендации по написанию плана проекта.

Оглавление

Что такое план проекта?

Ключевые элементы плана проекта

Шаги по созданию плана проекта

Лучшие практики

Часто задаваемые вопросы по плану проекта

Что такое план проекта?

План проекта, также называемый планом работ, представляет собой документ, в котором описывается все, что касается проекта. Это частично дорожная карта, частично контрольный список и частично проект.

Планы проекта, созданные менеджерами проектов, описывают масштаб, цели, результаты и сроки проекта. Обычно план пишется после рассмотрения устава проекта заинтересованными сторонами и передается команде для разъяснений и обсуждения. На ранних стадиях он служит ориентиром для результатов, а на более поздних этапах помогает измерять прогресс и поддерживает команду в соответствии с видением проекта, основными этапами и сроками выполнения.

Устав проекта и план проекта

План проекта — это подробная дорожная карта, которой команда следует от начала проекта до его реализации. Он содержит все детали, необходимые команде для выполнения работы, например порядок, в котором должны быть выполнены результаты, способы отслеживания проекта, сроки выполнения каждого компонента проекта и способы делегирования задач проекта.

Устав проекта, напротив, является документом более высокого уровня. В нем подробно описываются масштабы проекта, основные этапы, результаты и общий график, но не включаются конкретные детали, содержащиеся в плане проекта. По отношению друг к другу на первом месте стоит проектное предложение. Затем следует устав проекта, а затем план проекта.

Цель плана проекта

Основная цель плана проекта — поддерживать согласованность действий команды во время его выполнения. Это имеет множество побочных эффектов, например, ответы на вопросы членов команды до того, как они возникнут, и создание основы для принятия и исполнения решений.

План проекта также обеспечивает соответствие заинтересованных сторон целям проекта. Распространение плана проекта до начала работы и обращение к нему при каждом этапе и/или конечном результате позволяет заинтересованным сторонам быть в курсе хода проекта, давая им возможность задавать вопросы и предоставлять отзывы в ключевые моменты.

Ключевые элементы плана проекта

Шаги по созданию плана проекта

1. Определите цели проекта

Прежде чем писать план проекта, определите цели проекта.

• Чего вы достигнете с помощью этого проекта?
  • Какие преимущества это принесет?
  • Какие проблемы оно решит?

Определив цели проекта, вы можете экстраполировать его преимущества, такие как повышение активности в социальных сетях, повышение узнаваемости бренда, увеличение продаж или более эффективный рабочий процесс, и это всего лишь несколько примеров. Если цель состоит в том, чтобы решить существующую проблему, четко отметьте эту проблему в своих заметках по мозговому штурму.

Проводя мозговой штурм и записывая цели, убедитесь, что они соответствуют критериям SMART:

• Специфический.Сосредоточены ли они на конкретной задаче или цели?
• Измеримый. Можете ли вы количественно оценить прогресс в достижении целей? Как?
• Назначаемый. Существуют ли четкие роли, которые можно делегировать конкретным лицам?
• Реалистичный. Разумно ли ожидать заявленного результата при имеющихся ресурсах?
• Связанные со временем. Есть ли четкие сроки достижения заявленных целей?

2. Привлекайте заинтересованные стороны

Запланируйте время для разговора с каждым заинтересованным лицом. Спросите, что им нужно и как этот проект удовлетворит их потребности. Это может потребовать общения между заинтересованными сторонами, особенно если вы сузите цели проекта и достигнете консенсуса. Если имеется несколько заинтересованных сторон и разные потребности, может оказаться полезным проведение встречи со всеми сторонами.

3. Определить масштаб проекта

При участии заинтересованных сторон следующим этапом будет определение масштабов проекта. Укажите конкретные результаты.

Напишите заявление о содержании, которое четко определяет все аспекты содержания проекта.

4. Разбейте проект на задачи

Создайте иерархическую структуру работ (WBS). Разбейте проект на небольшие части, определив результаты для каждого этапа. При этом назначайте членов команды для выполнения конкретных задач.

5. Разработайте график

Как только у вас появится представление о каждом этапе реализации проекта, создайте временную шкалу, расположив их в последовательном порядке. В этом может помочь функция составления сообщений Grammarly. Другие инструменты, которые вы можете использовать на этом этапе, включают диаграммы Ганта для визуализации расписаний и интерактивные контрольные списки, такие как CoSchedule и Notion.

6. Оцените ресурсы и затраты

Определите следующее:

• Кто будет работать над проектом
• Оборудование, которое будет использовать команда
• Материалы необходимые для проекта

Разработайте несколько различных сценариев, например, передать часть или всю работу на аутсорсинг и оставить ее внутри компании. Это даст вам несколько различных бюджетных смет, которые вы затем сможете использовать для уточнения плана проекта. Не забудьте учитывать непредвиденные расходы, такие как срочные сборы и корректировки.

7. Планируйте риски

Некоторые проекты более рискованны, чем другие. Вы можете столкнуться с такими проблемами, как технический сбой или задержка доставки. Разрабатывая план проекта, реалистично оценивайте эти риски, определяя их вероятность и то, как каждый из них может повлиять на проект. Затем разработайте стратегию смягчения каждого риска, возложив ответственность за управление конкретными рисками на соответствующих членов команды.

8. Составьте план коммуникации

План коммуникации является важной частью плана проекта. Помните, что весь смысл плана проекта заключается в том, чтобы держать команду в курсе и обеспечивать эффективную работу проекта. Ключевое значение имеет общение как между членами команды, так и между вами и заинтересованными сторонами проекта.

Определите, как вы будете общаться, например, по электронной почте, на собраниях, в отчетах или на информационных панелях. Возможно, вы захотите запланировать встречи в определенные моменты, а также настроить канал для повседневного общения. При этом определите роли для обновления и обмена информацией о ходе проекта.

9. Создайте процесс обеспечения качества

Включите проверки качества в свой график и распределите обязанности по контролю качества.

Обеспечение качества является главной целью любого плана проекта. В плане вашего конкретного проекта определите, как вы будете определять качественный продукт. Это могут быть установленные данные, на основе которых работает ваш продукт, или дизайн, соответствующий устоявшейся идентичности бренда.

10. Получите одобрение и доработайте план

Когда проект будет готов, представьте его заинтересованным сторонам. Они могут оставить отзыв и, если да, включить свои предложения в следующий проект. Прежде чем приступить к работе, убедитесь, что команда понимает свои роли и обязанности.

11. Выполняйте и контролируйте план

Начните проект с рассмотрения плана вместе с командой. На этом этапе представьте инструменты отслеживания и коммуникации, которые будут использоваться. В последующие дни и недели отслеживайте прогресс и при необходимости вносите коррективы, например меняйте сроки выполнения или переназначайте задачи.

12. Документируйте извлеченные уроки

Как только результаты будут в руках клиента/заинтересованных сторон, проведите совещание по закрытию проекта. На этом собрании запишите все успехи, проблемы и области, где рабочий процесс можно улучшить. Grammarly может упростить этот процесс, организовав ваши данные и идеи в удобной для чтения документации. Эта документация может помочь вам составить более эффективные планы проектов в будущем.

Лучшие практики

Один из наиболее эффективных способов научиться писать надежные планы проектов — рассмотреть пример плана проекта. В вашей компании могут быть заархивированы примеры, или вы можете найти их в Интернете.

Будьте активны в сотрудничестве с ключевыми заинтересованными сторонами. Это означает регулярное общение с ними, прежде чем вы начнете писать план, и уделение времени тому, чтобы понять, что им действительно нужно. Держите их в курсе хода проекта — на каждом этапе обязательно получайте все необходимые разрешения. Это может предотвратить оплошности и задержки.

В письменном плане проекта ключевыми моментами являются ясность и краткость! Сделайте эти главные приоритеты. Если вам нужна помощь в начале работы, доработке или корректуре, Grammarly может вам помочь.

Часто задаваемые вопросы по плану проекта

Какой самый важный шаг при написании плана проекта?

Самым важным шагом в написании плана проекта является определение целей и результатов проекта.

Как мне обеспечить поддержку заинтересованных сторон в плане моего проекта?

Участие заинтересованных сторон, как правило, наиболее вероятно, когда план проекта имеет четкие цели и линейный, пошаговый процесс их достижения.

Какие инструменты я могу использовать для создания плана проекта?

Grammarly предоставляет множество инструментов, которые вы можете использовать при написании плана проекта, например, функцию составления и корректуры.

Как мне управлять изменениями в плане проекта во время выполнения?

Сообщите о необходимости внесения изменений заинтересованным сторонам и членам команды. После внесения изменений поделитесь пересмотренной версией плана со всеми сторонами.

Каких распространенных ошибок следует избегать при написании плана проекта?

К частым ошибкам относятся:

• Недостаточная детализация плана.
• Отсутствие ясности относительно целей, результатов и ролей.
• Не хватает времени на непредвиденные обстоятельства
• Неспособность оценить риски и разработать стратегии их смягчения.