Создайте устав проекта: пошаговое руководство

• Устав проекта — это документ высокого уровня, в котором представлен обзор проекта.
• Обычно уставы проектов используются в качестве презентаций для заинтересованных сторон и инвесторов.
• Уставы проектов отвечают на вопросы заинтересованных сторон и исключают догадки с их стороны.

Устав проекта — важный документ в жизненном цикле проекта. В уставе проекта руководитель проекта описывает общие аспекты проекта, такие как его цели, сроки и объем. Хорошо разработанный устав проекта повышает вероятность участия заинтересованных сторон и способствует согласованию действий заинтересованных сторон еще до начала работы. Читайте дальше, чтобы узнать больше об уставах проектов и о том, как их написать.

Оглавление

Что такое устав проекта?

Цель устава проекта

Ключевые элементы устава проекта

Этапы создания устава проекта

Лучшие практики

Устав проекта

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это документ, который действует как общее руководство по предстоящему проекту. Часто за ним следует проектное предложение, которое представляет собой документ, в котором проект предлагается заинтересованным сторонам. Если предложение будет одобрено, следующим шагом станет устав проекта, в котором будет подробно описана структура проекта и управление им.

В управлении проектами уставы проектов важны, поскольку они задают тон рабочим отношениям между заинтересованными сторонами, руководителем проекта и командой, выполняющей работу.

Устав проекта и план проекта

Обычно план проекта соответствует уставу проекта.

Устав проекта предоставляется заинтересованным сторонам для ознакомления с проектом. В нем не вдаются такие детали, как даты важных этапов или обязанности отдельных членов команды; скорее, он действует как презентация проекта, демонстрируя его цели и преимущества.

План проекта является более подробным документом. Здесь вы найдете подробную информацию о проекте, в том числе о том, как и когда руководитель проекта будет общаться с заинтересованными сторонами. План проекта не должен никому «продавать» проект; его цель — поддерживать согласованность действий команды, заинтересованных сторон и менеджера проекта.

Устав проекта и экономическое обоснование

В то время как устав проекта описывает,чтоповлечет за собой проект, экономическое обоснование объясняет, почемузаинтересованные стороны должны одобрить проект. Экономическое обоснование — это ценностное предложение, в котором обсуждается проблема, которую решит проект, и любая дополнительная отдача от инвестиций, которую могут ожидать заинтересованные стороны. Как правило, бизнес-кейсы подробно описывают финансовые аспекты проекта.

Цель устава проекта

Устав проекта дает заинтересованным сторонам четкое представление о направлении проекта. Когда он им представлен, он дает им возможность оставить отзыв и предложить изменения в проект. Эти изменения могут быть включены в план проекта.

В конечном счете, устав проекта — это документ, утверждаемый заинтересованными сторонами, позволяющий проекту продвигаться вперед. Всегда возможно, что они решат не одобрять его, и в этом случае, возможно, пришло время переосмыслить. Утвержденный устав проекта — это зеленый свет для руководителя проекта, который может взять бразды правления в свои руки и начать работу.

Ключевые элементы устава проекта

Название и описание проекта

Устав проекта начинается с названия и описания того, что будет дальше. Grammarly может помочь вам на этом этапе, составив краткое название и описание после того, как вы написали остальную часть документа. Попробуйте использовать подсказку типа «Напишите название и описание для устава этого проекта».

Пример:

• Разработать новый веб-сайт
• Разработайте и запустите новый веб-сайт электронной коммерции, который будет способствовать росту бренда и увеличению продаж.

Цели и задачи

Включите четкие цели и задачи в устав вашего проекта. На данном этапе они не обязательно должны быть количественными, но они должны быть четко сформулированы и реалистичны. Убедитесь, что они соответствуют критериям целей SMART: конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени. Подробнее об этом позже.

Например, вы можете заявить, что целью вашего проекта является запуск маркетинговой кампании, которая увеличит продажи на 40% в течение следующих двух лет.

Цели могут быть:

• Запуск нового веб-сайта во втором квартале
• Увеличьте присутствие в социальных сетях до 1 поста в день на каждой платформе.
• Запустить программу «Приведи друга», предлагающую возврат денег существующим покупателям к концу третьего квартала.
• Обучите команду аналитике продаж Shopify до запуска нового веб-сайта.

Определение области действия

Четко укажите масштаб проекта. Это конкретные результаты, которые обеспечит ваша команда. Взгляните на этот пример:

Собственные команды дизайнеров и разработчиков создадут и запустят новый, полностью оптимизированный веб-сайт, который представит бренд в обновленной и захватывающей форме. Веб-сайт будет оснащен аналитической панелью, к которой смогут получить доступ и просматривать все члены команды. Веб-сайт будет служить интернет-магазином бренда, на котором будет представлена ​​страница продукта для каждого товара, который мы продаем. Результаты включают копию продукта и фотографии для каждой страницы продукта.

Идентификация заинтересованных сторон

Стандартный формат устава проекта включает имена и должности заинтересованных сторон. Включите их в свой устав, чтобы членам команды было легко получить доступ к списку.

Вот пример:

• Киара Родригес, руководитель отдела маркетинга
• Сал Перроне, вице-президент по продажам

Роли и обязанности

В уставе проекта укажите роль и обязанности каждой вовлеченной стороны. Это формирует ожидания и позволяет людям проводить продуктивные дискуссии.

Например:

• Дэвид Эредиа, старший UX-дизайнер: курирует дизайн и разработку UX нового веб-сайта.
• Мона Йоско, координатор по маркетингу: создайте план социального контента на недели, предшествующие запуску, период запуска и последующие месяцы.

Требования высокого уровня

Требования высокого уровня — это широкие требования, которые должны быть выполнены. Например, заинтересованная сторона может потребовать рентабельность инвестиций в размере 20%. Включите их в устав вашего проекта.

• Увеличение продаж на 40% прогнозируется к третьему кварталу
• Веб-сайт должен быть локализован для всех основных рынков при запуске.

Предположения и ограничения

Включение предположений в устав проекта может быть разумным, поскольку это поможет заинтересованным сторонам и членам команды предвидеть риски. Аналогично, включение ограничений формирует видение заинтересованных сторон готового проекта, помогая им понять его. Например, вы можете предположить, что ребрендинг будет наиболее эффективным, если проводить его поэтапно, а ограничением может быть то, что компания в настоящее время находится на полпути к выполнению трехлетнего контракта на рекламу на рекламных щитах.

Риски проекта

Обратите внимание на любые потенциальные риски, например трудности с локализацией, в уставе проекта. Grammarly может помочь с подсказкой типа «Определите возможные риски в соответствии с этим уставом проекта».

Примеры рисков проекта включают в себя:

• Технические трудности с электронной коммерцией
• Проблемы локализации при разработке международных версий сайта

График этапов

График этапов — это график, определяющий, когда заинтересованные стороны могут ожидать результатов. Напишите реалистичный график, который обеспечит достаточно места для маневра на случай задержек, например, из-за болезни члена команды.

• 10 февраля: стартовое собрание всех команд.
• 7 марта: Первые проекты копии веб-сайта представлены на рассмотрение заинтересованных сторон.
• 8 марта: макеты веб-сайтов представлены на рассмотрение заинтересованных сторон.
• 12 марта: все комментарии заинтересованных сторон должны быть переданы творческим командам.
• 20 мая: веб-сайт готов к тестированию.
• 30 июня: официальная дата запуска.

Обзор бюджета

Обзор бюджета — одна из наиболее важных частей устава проекта, поскольку бюджет может означать разницу между одобрением и отклонением. Включите обзор необходимого вам бюджета и того, как будут распределены средства.

Вот пример:

• Проект редизайна сайта: $60,000
  • Управление: $10 000
  • Разработка: $25 000
  • Креатив: 20 000 долларов США.
  • Ресурсы: 5000 долларов США.

Этапы создания устава проекта

1 Начало работы

Первым шагом в написании устава проекта является взаимодействие с заинтересованными сторонами. Возьмите у них интервью, чтобы понять их потребности и перспективы. Посредством этих интервью соберите информацию, которую вы будете использовать для определения целей проекта, предположений, ограничений и рисков.

2 Определить цели и объем

Установите цели SMART, прежде чем начать писать:

• Конкретность:сосредоточены ли они на конкретной задаче или цели?
• Измеримость: можете ли вы количественно оценить прогресс в достижении целей? Как?
• Назначаемость: существуют ли четкие роли, которые можно делегировать конкретным лицам?
• Реалистично: создать устав проекта
• Ограниченность по времени: существуют ли четкие сроки достижения поставленных целей?

На этом этапе также определите масштаб вашего проекта. Четко сформулированный объем может помочь вам избежать расползания объема — сценария, при котором проект растет и усложняется после начала работы.

3 Установите цели и бюджет

Разработайте общий график реализации проекта. В общих чертах изложите это в уставе. Обратите внимание на ресурсы и затраты, необходимые для достижения соответствующей цели на каждом этапе.

4 Документирование рисков и предположений

Именно здесь в игру вступает информация, которую вы получили от заинтересованных сторон. Определите потенциальные проблемы проекта и запишите их в устав. Наряду с этим включите реалистичные предположения и соответствующие ограничения.

5 Напишите свой черновик

Последний шаг — написать устав проекта. Может оказаться полезным найти шаблон устава проекта и использовать его для разработки устава.

Грамматика может помочь выявить пробелы или потенциальные возражения против вашего устава. Он также может корректировать ваше письмо и давать предложения по исправлению грамматических ошибок или достижению идеального тона.

Как только ваш проект будет готов, представьте его заинтересованным сторонам и попросите оставить отзыв. Именно здесь правильный тон может иметь существенное значение. Если у заинтересованных сторон есть предложения, внесите соответствующие изменения в устав. Затем вы готовы приступить к работе с окончательной версией.

Лучшие практики

В уставе проекта крайне важно отдать приоритет ясности и краткости. Как правило, устав проекта занимает всего несколько страниц и редко превышает 15 страниц, поэтому в нем необходимо суммировать моменты, а не давать подробные объяснения.

Прежде чем писать устав проекта, активно сотрудничайте с ключевыми заинтересованными сторонами. Таким образом, вы узнаете, каковы их потребности и как планировать проекты, которые помогут им достичь своих целей.

Прежде чем приступить к реализации проекта, получите все необходимые разрешения. Используйте устав проекта для получения этих одобрений и убедитесь, что все участвующие стороны согласованы перед началом работы.

Устав проекта

Какова основная цель устава проекта?

Основная цель устава проекта — подвести итоги предстоящего проекта. Его можно использовать в качестве презентации для заинтересованных сторон и руководства для менеджеров проектов, чтобы избежать расползания объема работ.

Чем устав проекта отличается от плана проекта?

Устав проекта в значительной степени обобщает аспекты плана проекта. План проекта представляет собой исчерпывающее руководство по каждому аспекту проекта, а устав проекта — это краткий и общий взгляд на него.

Кто несет ответственность за создание устава проекта?

Менеджер проекта отвечает за написание устава проекта. Они могут использовать такие инструменты, как Grammarly, чтобы написать краткий и эффективный документ.

Каковы типичные проблемы при разработке устава проекта?

Несколько распространенных проблем, которые могут возникнуть при написании устава проекта, включают:

• Включение слишком большого количества деталей вместо обобщения
• Расплывчатый контент, который не дает заинтересованным сторонам четкого представления о проекте.
• Отсутствует информация, например конкретные шаги.

Может ли проект продолжаться без устава проекта?

Да, проект может продолжаться без устава проекта. Однако устав проекта является ценным инструментом для поддержания проекта в нужном направлении.