Вот почему вы должны проверять свою электронную почту по утрам

Не проверяйте почту! Множество людей с причудливыми учетными данными скажут вам, чтобы вы любой ценой не читали электронную почту по утрам. Консультант по тайм-менеджменту Джули Моргенштерн написала об этом целую книгу. Она сказала The Huffington Post, что если вы поддадитесь искушению, «вы никогда не оправитесь». Писатель по личному развитию Сид Савара приводит семь причин не проверять это. Начнем с того, что запросы в вашем электронном письме еще не включены в ваш список «необходимых дел». Если вы добавите их в свою тарелку, вы отвлечетесь от важных дел, которые уже есть в вашем списке дел. Вы хотите потерять блаженство, которое сопровождает невежество? С другой стороны, многие эксперты советуют вам проверять электронную почту в начале дня. Вот что они должны сказать.

Почему вы должны проверять электронную почту

Убери это с дороги

Самая главная причина проверить почту по утрам — просто убрать ее с дороги. Lifehacker сообщает о личном опыте автора Harvard Business Review Дори Кларк: «Откладывая переписку по электронной почте до конца дня, я обнаружил, что постоянно избегал отвечать на определенные сообщения, потому что они требовали трудного выбора, который мой мозг считал утомительным. Я понял, что если я, наконец, хочу избавиться от этих сообщений, беспорядочно лежащих в нижней части моего почтового ящика, то мне больше всего нужно не просто время для ответа; это были сила воли и проницательность, чтобы выносить правильные суждения и реагировать соответствующим образом». Она рекомендует выделять двадцать минут в течение дня для обработки электронной переписки.

Научите других уважать ваше время

Кто-нибудь когда-нибудь звонил вам или отправлял вам сообщение с вопросом, получили ли вы их электронную почту, которую они отправили пять минут назад? В современном мире технологий люди хотят, чтобы все было быстро. Но разве терпение не добродетель? Когда вы не отвечаете сразу, вы можете поначалу раздражать других. Однако, получив вдумчивый ответ, они могут научиться ценить ваше усердие. Если вы обычно отвечаете на электронные письма утром, вы можете ответить в течение двадцати четырех часов. Это разумный срок, который дает вам время, чтобы ответить должным образом. В конце концов, ваши частые контакты привыкнут к вашему распорядку дня. Они увидят, что вы слишком заняты, чтобы быть у них на побегушках, но вы свяжетесь с ними в свое время. В случае крайней необходимости они могут позвонить вам по телефону.

Дайте себе время справиться

Если вы читаете свои электронные письма рано, у вас есть время, чтобы отреагировать. Если вы слишком поздно ждете срочного электронного письма, вы можете упустить возможность или не успеть уложиться в срок. Утренний просмотр электронных писем поможет вам не задерживать других. Если кому-то нужен ваш ответ для прогресса, вы можете помочь продуктивности своей команды, выполнив свою часть работы как можно скорее.

Вы можете избежать «давления по электронной почте»

Согласно статье в The Guardian, лондонские исследователи из Future Work Center сообщили, что работники чувствуют давление из-за постоянных потоков требовательных электронных писем. Сотрудники, которые получают электронные письма на свои мобильные устройства через приложения, испытывают еще больший стресс. В Германии проблема стала настолько серьезной, что министр занятости начал принимать «антистрессовый» закон, запрещающий компаниям связываться с сотрудниками в нерабочее время в неэкстренных ситуациях. Хотя проверка электронной почты в начале и в конце дня имела самую сильную корреляцию со стрессом, связанным с электронной почтой, в отчете предлагалось отключить автоматические уведомления о новых сообщениях. Если вы проверите свою учетную запись утром, сразу же обработаете самые важные сообщения, а затем закроете приложение, вы можете обнаружить, что остаетесь в курсе своих электронных писем, не чувствуя себя перегруженным. Интересно, что личность также влияла на то, как люди чувствовали давление. То, что психолог и научный писатель узнали о влиянии силы воли, может вас удивить.

Сила воли конечна

В книге «Сила воли» Рой Ф. Баумайстер и Джон Тирни называют силу воли одним из величайших человеческих подвигов. По словам Тирни, «у вас есть только ограниченное количество [силы воли] в течение дня, поэтому вы должны быть осторожны, чтобы сохранить ее и попытаться сохранить ее для чрезвычайных ситуаций». Как это применимо к электронной почте? Легко отложить ответы на них, если ответы требуют исследования или длинного ответа. Задержитесь слишком долго, и вы кажетесь грубым. Ответы на каверзные вопросы требуют силы воли, и у вас ее больше всего утром, прежде чем вы истощите ее, занимаясь другими проблемами. Возможно, у вас не будет весомых ответов, которые нужно писать каждый день, но когда они есть, утро — прекрасное время, чтобы ответить на них. Тирни также говорит, что силу воли можно сравнить с тренировками с отягощениями. Чем больше вы будете проявлять силу воли, тем сильнее станет ваш самоконтроль. Как только вы научитесь справляться с ключевыми сообщениями по утрам, у вас будет дисциплина, чтобы не тратить умственную энергию на пожирателей времени.

Как сделать это правильно

Писатель Лаура Чин рассказывает нам, как проверять электронную почту, не истощая умственную энергию. Процесс начинается еще до того, как вы включите ноутбук. Она цитирует директора Института нейролидерства Дэвида Рока: «Если вы не можете вспомнить, каковы ваши цели, маловероятно, что вы сможете сканировать окружающую среду в поисках вещей, имеющих отношение к вашим целям». Во-первых, определите свои цели. Когда вы позже просканируете свою электронную почту, вы сможете сосредоточиться на важных сообщениях и принять решение, как обращаться с каждым из них.

Далее откройте свой почтовый ящик. Запомните эти два слова — проницательность и сила воли. Направляйте свои главные приоритеты, когда просматриваете свои новые электронные письма. Используйте свое суждение, чтобы решить, какие сообщения являются наиболее важными. Открывайте их и немедленно отвечайте или отмечайте их как высокоприоритетные. Затем используйте силу воли, чтобы закрыть браузер. Все, что менее критично, может подождать до конца дня.

Считаете ли вы, что сортировка критического от неважного отнимает слишком много вашего времени? Попробуйте службу организации электронной почты, такую ​​как Unroll.me, которая группирует сообщения с низким приоритетом, чтобы вы могли сосредоточиться на важных вещах. Outlook недавно реализовал аналогичный сервис. Это называется целевым почтовым ящиком. Система реагирует и адаптируется, отслеживая, с какими контактами вы взаимодействуете чаще всего. Он также фильтрует пересылки, информационные бюллетени и массовые электронные письма в отдельную вкладку, которую вы можете читать в свободное время. Помимо автоматического удаления спама, вы можете установить «правила», чтобы хранить только последние копии слишком частых информационных бюллетеней.

Вы будете напрягать себя. Вы будете отвлекаться от своих повседневных задач. Вы потратите слишком много драгоценного времени. Вот несколько причин, по которым люди могут сказать вам, что вы никогда не должны проверять электронную почту до обеда. Тем не менее, многие эксперты обнаружили, что удаление важных электронных писем в первой половине дня освобождает ваш мозг для других дел. Люди узнают, что вы заняты, но вы ответите в разумные сроки. И вы укрепите свою силу воли, отвечая только на ключевые сообщения. В чем суть? Никто не может сказать вам, какая философия лучше, потому что вы должны учитывать свою личность и обстоятельства. Какое время лучше всего подходит для вашей работы? Какой метод вызывает у вас наименьший стресс? Когда вы работаете наиболее продуктивно? Никто не остановит ваш выбор, если вы способны и компетентны в своей работе.