Самое раннее удобство: неловко ли использовать эту фразу?

В сообщении электронной почты об отсутствии на работе говорится: «Сейчас меня нет на рабочем месте, но я свяжусь с вами при первой же возможности». Вы совершили неприятную оплошность в бизнесе? Конечно, вы имели в виду хорошо. Как может быть невежливым сказать, что вы сделаете что-то, как только вам будет удобно?

Язык имеет силу. Слова и фразы открыты для интерпретации. Они могут передавать определенный тон, в зависимости от контекста, в котором они используются.

Марк Твен сказал: «Разница между почти правильным словом и правильным словом на самом деле очень велика — это разница между светлячком и молнией». Хитрость в четком общении заключается в выборе слов и фраз, которые с меньшей вероятностью могут быть неверно истолкованы — молниеносных жуков, а не молний.

Есть ли проблема с «скорейшим удобством»?

Что касается невежливых фраз, то, безусловно, есть и худшие оскорбления. Будет ли это раздражать нас неправильно, зависит от контекста, в котором оно используется.

При первой же возможности

Давайте посмотрим на наш пример сообщения об отсутствии на работе сверху.

Наш вердикт: не использовать

Сказать, что вы вернете чье-то электронное письмо или позвоните при первой же возможности, звучит невежливо. Да, вы имеете в виду, что вы свяжетесь с человеком, который связался с вами, как только сможете, но получатель услышит что-то вроде: «Я свяжусь с вами, когда (и, возможно , если ) мне будет удобно». ». Подразумевается, что вы сделаете это, когда захотите, или когда будете готовы и готовы, а может быть, и никогда. Высокомерный!

При первой возможности

Но что, если вы используете фразу «при первой же возможности», чтобы сообщить кому-то, что вы согласны с тем, что они могут выполнить ваш запрос, когда им это удобно? Давайте посмотрим на электронное письмо между коллегами, Джоном и Мэри.

Наш вердикт Использовать можно, но . . .

. . . есть лучшие способы выразить, что запрос не является срочным. Хотя не будет грубым сказать Мэри, что она может выполнить вашу просьбу, когда это будет удобно, фраза «при первой же возможности» все же не соответствует действительности по нескольким пунктам.

• Это недостаточно конкретно. Вы сказали Мэри, что вам что-то нужно, но вы не сказали ей, когда вам это абсолютно необходимо. Она могла предположить, что тебе это вообще не нужно. Лучшим вариантом будет «. . . при первой же возможности или не позднее [дата]».
• Звучит жаргонно. Одна из причин, по которой многим людям не нравится фраза «при первой же возможности», заключается в том, что это звучит как деловой жаргон — то, что мы все любим ненавидеть. Вместо этого используйте простой язык.
• Его легко неправильно истолковать. Что, если Мэри сочтет вашу просьбу срочной, хотя вы хотели сказать, что никуда не торопитесь? Она может потратить время в течение дня, чтобы поторопиться с вашей задачей, что может оказаться совсем не удобным для нее.

Альтернативы «Самое раннее удобство»

Как говорится, исключить из своего репертуара «самое раннее удобство» — самая безопасная ставка. Но что вы должны использовать вместо этого?

При первой же возможности

Мы уже заявляли, что вам следует «при первой же возможности» отказаться от рабочего места и личного общения. Это выглядит невнимательно, если не откровенно грубо.

Если у вас есть время выполнить просьбу, вместо того, чтобы говорить, что вы вернетесь к ней, когда это будет удобно, сообщите человеку, когда он может ожидать вашего ответа. («Я отвечу, когда вернусь в офис [дата].»)

При первой возможности

Хотя в этой фразе нет ничего плохого, на самом деле она может быть слишком вежливой или, по крайней мере, слишком открытой. Хотя вы могли бы использовать более мягкий, менее жаронный язык, например, «когда у вас есть время» или «как только вы сможете», опять же, мы предпочитаем конкретику.

Давайте вернемся к примеру электронной почты Джона и Мэри и сделаем его более конкретным.

Здесь вместо того, чтобы сказать Мэри, чтобы она отправляла отчет о прибылях и убытках, когда ей это удобно, и заставляя ее гадать, как скоро они ему понадобятся, Джон использовал призыв к действию, чтобы спросить, сможет ли она отправить их. закончится к среде.

Теперь Мэри знает, что нужно Джону и когда ему это нужно. Кроме того, наличие CTA в форме вопроса может побудить ее ответить, давая ему знать, сможет ли она удовлетворить запрос.

Бонус: ответ Мэри задокументирует обмен. Если она скажет, что да, она может подготовить отчет о прибылях и убытках к среде, но не предоставит его, Джон может продолжить. Если она по-прежнему не отвечает, он может указать на этот адрес электронной почты, когда ему нужно будет объяснить, почему отчет о прибылях и убытках не попал в его отчет. Способ прикрыть свой зад, Джон!