Как редактировать любой тип письма

Редактирование – это подготовка письменного материала к публикации. Это важная часть процесса написания, которая превращает черновик в отполированную окончательную часть.

Редактирование служит нескольким целям: исправление ошибок, уточнение сообщения, сокращение (или наращивание) текста в соответствии с заданным количеством слов, изменение тона письма, приведение его в соответствие с определенными ограничениями и оттачивание языка для целевой аудитории.

Научившись быть хорошим редактором, вы станете лучшим писателем в целом. Знание того, как эффективно редактировать работу другого автора, дает вам «взгляд изнутри» на то, что стоит за хорошо разработанными произведениями. Это потому, что наличие редактирующего мышления учит вас, как войти в точку зрения читателя. Это также может ускорить процесс написания: вместо того, чтобы думать «Что дальше?» после каждого этапа вы сможете следовать четкой ментальной карте пути от мозгового штурма до публикации. Это также поможет вам лучше редактировать свою собственную работу, как мы объясним позже.

Прежде чем снять колпачок с красной ручки и приступить к работе, ознакомьтесь с различными типами редактирования и некоторыми передовыми методами редактирования.

Типы редактирования

Существует семь различных способов редактирования текста. Некоторые произведения требуют нескольких типов редактирования — возможно, всех семи! Несмотря на то, что существует семь типов редактирования, в мире профессионального редактирования редко когда семь редакторов участвуют в одном произведении — чаще всего один человек или небольшая группа выполняет все эти шаги.

Развивающее редактирование

Редактирование в целях развития происходит на самой ранней стадии процесса написания. Он исследует компоненты «общей картины», такие как общее видение и идея произведения, а также ясность их содержания. При развивающем редактировании цель состоит в том, чтобы оценить, как представить текст в ясной форме, которая эффективно передает его цели. Если вы редактируете художественное произведение в процессе разработки, часть этого этапа также включает в себя проверку того, соответствуют ли определенные жанровые элементы тому, что читатели ожидают от рассказа.

Структурное редактирование

Структурное редактирование, также известное как оценочное редактирование, похоже на развивающее редактирование, поскольку оно также исследует организацию вашего письма. Разница здесь в том, что при структурном редактировании редактор специально исследует , как работает структура произведения, чтобы передать его сообщение, а не насколько эффективно оно передает сообщение в целом. Как и развивающее редактирование, структурное редактирование уменьшает масштаб, позволяя макроскопически взглянуть на письмо в целом.

Редактирование контента

В то время как редактирование развития и структурное редактирование смотрят на «общую картину» произведения, редактирование контента немного более детализировано. Редактирование контента фокусируется на эффективности сообщения части. Это ставит вопрос о том, совпадает ли статья с другими подобными статьями, в частности, в журнале, блоге бренда или подобных публикациях, и если да, то как. Редактор контента будет тщательно изучать ход и построение статьи по частям и стремиться улучшить последовательность, темп, соответствие предполагаемой аудитории и то, как отдельные части представляют мысли автора. Редактор контента также проверяет, соответствует ли статья стандартам бренда, голосу и тону бренда, чтобы обращаться к определенной аудитории. Иногда это также влечет за собой необходимость иметь в виду SEO.

Редактирование строк

Построчное редактирование выполняется на более поздних этапах процесса написания, когда содержание и структура почти готовы к публикации. Построчный редактор делает именно то, на что он похож: читает текст построчно и оптимизирует отдельные слова, фразы и предложения, чтобы добиться наибольшего эффекта. Редактирование строк фокусируется на стиле и на том, как каждый отдельный элемент способствует общей цели или эффекту произведения. Проницательный линейный редактор усовершенствует написание с помощью тонкой гребенки, выбирая и улучшая определенные слова, сокращая структуру предложения и оттачивая темп. Именно здесь редактирование может звучать больше как искусство, чем наука.

Копировать редактирование

Редактирование копирования — это редактирование через более микроскопическую линзу. Именно здесь вы обеспечиваете надежность механики — проверяя орфографию, грамматику, стиль и пунктуацию. Редактор текстов также улучшит читабельность текста, что может включать в себя тонкие переходы, оттачивание языка для соответствия определенному стилю и аудитории, соблюдение стилевых соглашений и обеспечение логической последовательности и непрерывности.

Проверка фактов

Как следует из названия, проверка фактов — это процесс проверки фактов, представленных в письме, чтобы убедиться, что они точны. Это может даже включать проверку соответствия сленга определенной эпохе в историческом фантастическом романе или проверку правильности математических расчетов или цифр в финансовом отчете. Традиционно в издательствах или во многих типах изданий, таких как газеты и журналы, этим обычно занимается редактор. Однако любой редактор может включить в свой процесс элемент проверки фактов.

Вычитка

Вычитка часто является последним этапом перед тем, как текст считается окончательным. Корректор просматривает факсимиле готовой работы в ее окончательной, готовой к печати презентации. Это последний проход, чтобы убедиться, что в статье нет грамматических ошибок, проблем с форматированием, типографских ошибок и несоответствий макета.

Как отредактировать любой текст

Редактирование не является универсальным процессом. Некоторым фрагментам требуется больше — и больше — редактирования, чем другим, чтобы достичь состояния готовности к публикации. Тем не менее, у каждой работы по редактированию одна и та же цель: сделать письмо настолько сильным, насколько это возможно.

Сильное произведение эффективно достигает целей автора. Если автор — студент, чья цель — написать убедительное эссе, которое заработает пятерку, то сильным эссе будет то, которое соответствует заданию. Если автор — маркетолог, стремящийся увеличить количество конверсий для своего клиента электронной коммерции, сильное электронное письмо — это электронное письмо с высоким коэффициентом открытия и копией, которое приводит к продаже. Благодаря вдумчивому, целенаправленному редактированию вы можете превратить любой текст из неубедительного в мощный.

Прежде чем приступить к редактированию текста, определите цели автора. Помните об этих целях при редактировании, потому что они определят, что вы будете менять и что вы предложите автору для их следующего черновика.

Вы также захотите ознакомиться со стандартными отметками корректора , особенно если вы будете редактировать печатные копии. Эти пометки облегчают писателю и любым другим редакторам, с которыми вы сотрудничаете, понимание изменений, которые вы предлагаете.

Что вы редактируете?

Тип текста, который вы редактируете, определяет используемые типы редактирования. Например, если вы редактируете сопроводительное письмо своей сестры, вы, вероятно, будете выполнять развивающее и структурное редактирование, за которым следует редактирование строк и корректура. Если вы редактируете пресс-релиз, вам необходимо сделать проверку фактов частью процесса редактирования, а также редактирование контента, редактирование копии и корректуру.

Прежде чем начать, ознакомьтесь с соглашениями и ограничениями того типа текста, который вы редактируете. Точно так же, если вы вычитываете статью, ознакомьтесь с требованиями к форматированию для этого типа письма. Например, резюме и официальные документы имеют очень разные, но очень специфические форматы. Если это академическая статья, она, скорее всего, должна соответствовать рекомендациям MLA, APA или The Chicago Manual of Style . Если вы не уверены в специфике каждого из них, воспользуйтесь онлайн-ресурсами для ознакомления с ними.

Поговорите с писателем

Поймите цели автора и процесс работы над произведением, прежде чем приступить к редактированию. Это сообщение поможет вам определить, какой тип редактирования вы должны сделать. Например, вы можете решить отредактировать черновик или отредактировать содержание части, в которой уже были проработаны более крупные структурные перегибы.

Писатель может попросить конкретную обратную связь, например, достаточно ли симпатичен главный герой в его рассказе или ясны ли тезисы, которые он делает в своем критическом эссе. Они также могут запросить ваши интуитивные ответы как читатели в первый раз, например, является ли их вводное руководство по HTML слишком высоким уровнем для начинающих или они кажутся хорошо осведомленными в своем блоге.

В некоторых случаях автор может сказать вам, что он намеренно нарушил определенные правила грамматики или стиля, чтобы добиться определенного эффекта, например, направить взгляд читателя на ключевые моменты в тексте или подчеркнуть определенные темы в своей работе. В этом случае ваше редактирование больше сосредоточено на ясности, чем на грамматической правильности, и ваша цель — помочь автору не сбить с толку читателей, нарушая соглашения.

Помните о читателе

Когда вы редактируете, всегда помните о возможном читателе статьи. Это поможет вам определить подходящий тон, правильную замену слов и лучший способ организации контента. Учитывайте такие вещи, как уровень их чтения, знакомство с предметом и причину, по которой они читают статью.

Отличный способ оценить, подходит ли текст для предполагаемого читателя, — это определить его удобочитаемость — качество разборчивости и понимания целевой аудиторией. Есть много элементов, составляющих оценку удобочитаемости, от структуры предложений до выбора слов. Редактор грамматики предлагает множество предложений по улучшению оценки удобочитаемости документа. Если вы пишете презентацию для учащихся средних классов, а оценка удобочитаемости соответствует уровню колледжа, вы знаете, что вам нужно внести некоторые существенные изменения, чтобы довести ее до их уровня чтения.

Обратитесь к контрольному списку редактирования

Имея в виду цели автора и требования к типу письма, один из способов убедиться, что вы ничего не упускаете из виду во время редактирования, — это создать контрольный список редактирования. Контрольный список проверки будет включать в себя другие пункты, чем контрольный список структурного редактирования, но имейте в виду, что большинство задач редактирования не вписываются ни в одну из категорий, перечисленных выше. Это особенно верно, если вы не являетесь профессиональным редактором, а вместо этого являетесь мастером слова в своей команде.

Для большинства вакансий по редактированию контрольный список выглядит следующим образом:

• Орфографические ошибки
• Пунктуационные ошибки
• Параллельная структура
• Соглашение между подлежащим и глаголом
• Неправильное употребление союзов и предлогов
• Постоянное время
• Постоянный тон
• Ошибки форматирования
• Ясность

Как только вы освоите основы тщательного контрольного списка редактирования, вы сможете редактировать что угодно и где угодно — даже со своего телефона !

Редактирование собственной работы

Редактирование собственного письма включает в себя те же процессы, что и редактирование работы других людей. Единственная разница заключается в вашем взгляде на письмо. Поскольку вы написали произведение, вы не можете позволить себе роскошь смотреть на него совершенно объективно, что может сделать саморедактирование более сложным, чем редактирование работы другого автора.

Дайте ему время остыть

Хотя вы не можете полностью оторваться от написанного, вы можете взглянуть на себя более объективно, отредактировав его. Вместо того, чтобы сразу же приступать к редактированию, как только вы закончите писать — что вам следует делать только в ситуациях, когда у вас нет другого выбора, — дайте тексту немного времени и дайте ему передохнуть.

В идеале закройте документ и не просматривайте его еще двадцать четыре часа. Если вы можете подождать дольше, это даже лучше. Позволяя пройти время между написанием и редактированием вашей работы, вы создаете дистанцию ​​между работой с ней в качестве писателя и работой с ней в качестве редактора. Это пространство облегчает обнаружение технических ошибок, таких как орфографические и пунктуационные ошибки, а также такие проблемы, как логические несоответствия и резкие изменения тона.

В моменты, когда у вас нет свободного времени, помощник Grammarly на основе искусственного интеллекта выявит ошибки в орфографии, грамматике, пунктуации и т. д. Редактор грамматики также гарантирует, что ваше письмо будет читабельным, ясным и лаконичным, предлагая предложения по структуре предложений и исправления ясности. Когда вы не уверены, что используете правильный тон, детектор тона Grammarly поможет сделать ваш текст более четким, а выбор слов привлекательным и уместным.

Убийство своих любимых

Когда вы редактируете свою собственную работу, вы должны быть готовы убить своих любимых. Если вы не знакомы с этой фразой, «убить своих любимых» означает избавиться от предложений, абзацев и даже целых разделов вашего письма, которыми вы могли бы гордиться, но, к сожалению, не способствуют достижению цели статьи.

Во многих случаях эти «милые» — это крутые образы, глубокие наблюдения и крутые способы, которыми вы демонстрируете свое писательское мастерство — отсюда и термин «милые». Но редактирование — это оптимизация вашего письма, поэтому, если предложение просто висит там и ничего не делает, кроме красивого вида, его нужно убрать.

Выбирайте правильные слова, а не самые громкие слова

Одна вещь, которую делают многие писатели, — это использование более длинных и сложных слов, чем это необходимо. Иногда это попытка казаться особенно образованным или авторитетным в отношении предмета, который они обсуждают. Но в письменной форме больше не обязательно лучше. На самом деле часто бывает наоборот; краткие слова и фразы, как правило, более эффективно выражают мысль, чем сложные. Писатель, который может ясно и быстро выразить свою точку зрения, может дать больше информации для читателей, чем автор, который увязает в своем сообщении длинными словами и замысловатыми формулировками. Если вы сомневаетесь, используйте более простое слово.

Тщательное редактирование — ключ к отличному письму

Великолепный текст не появляется из ниоткуда — это результат вдумчивого, организованного процесса редактирования. Тщательное редактирование с учетом целей статьи может превратить неясный черновик в убедительную и коммуникативную письменную работу. Что бы вы ни написали дальше, Grammarly может поднять ваш процесс редактирования на новый уровень, гарантируя, что ваше письмо будет безупречным, четким и максимально эффективным.