9 советов по эффективному общению на рабочем месте

Общение на рабочем месте не должно быть таким сложным.

Вашей команде осталось всего несколько дней до выпуска проекта, над которым вы все мучились в течение нескольких недель. Был шквал электронных писем и сообщений, презентаций, юридических обзоров и полдня запутанных дискуссий, которые привели к диаграммам, нарисованным на доске маркерами, которые, как оказалось, не стираются. Упс.

Прежде всего, были встречи — так много встреч. Был быстрый ежедневный вид, когда люди говорили, над чем они работали, или, что чаще всего, отвлекалось. Затем последовала мучительно долгая сессия с десятками слайдов о пользовательских показателях; к концу этого вы тихо мечтали о том, чтобы взять уроки кикбоксинга.

Тем не менее, все эти бессвязные дискуссии и бесконечные переписки по электронной почте каким-то образом не смогли предотвратить надвигающееся фиаско. Теперь кажется, что никто не находится на той же странице, и ваш крайний срок неумолимо приближается. Перед вами жалкий урок общения на рабочем месте — или его отсутствия.

Насколько эффективно вы и ваши коллеги общаетесь, многое говорит о том, насколько хорошо идет работа в целом. Трудно сделать что-то эффективно, когда ни у кого нет четкого плана. Люди могут запутаться, когда не видят хорошего способа обсудить новые возможности, не говоря уже о непредвиденных проблемах.

Вот почему мы здесь с несколькими советами, чтобы улучшить ваши навыки общения на рабочем месте.

Выберите правильный инструмент для работы

Существует множество способов подключения — и неправильного подключения. Выбирать мудро.

Электронные письма могут быть обязательными, но их также легко скрыть. Видеоконференции добавляют гуманности, если кто-то работает удаленно, но они могут быть громоздкими. Обычные телефонные звонки иногда недооценивают, но часто вы захотите запланировать их заранее или, по крайней мере, начать с того, что спросите у того, кому вы звоните, удобное ли время для разговора.

Преимущество разговора в реальном времени заключается в том, насколько он может прояснить ситуацию за короткий промежуток времени, избавляя при этом обе стороны от необходимости печатать туда-сюда. Будьте благоразумны в планировании встреч с несколькими сторонами; это может легко стать рутиной, поэтому вы должны ожидать достойную отдачу, чтобы оправдать усилия.

Сделайте так, чтобы ваши встречи имели значение

Как и в случае с работой, которая, согласно закону Паркинсона, будет расширяться, чтобы занять столько времени, сколько ей отведено, так же обстоит дело и с собраниями. Установите лимит времени и повестку дня. Планируйте, сколько времени вы потратите на каждый пункт, прежде чем двигаться дальше. Идея здесь состоит в том, чтобы уважать время ваших участников, поэтому сообщайте об этом прозрачно; это поможет вам не показаться слишком резким, когда вы ведете дела.

Для личных встреч в автономном режиме

Потенциальные кроличьи норы изобилуют в любом обсуждении, и некоторые из них, возможно, стоит обсудить, по крайней мере, среди части участников. Например, если ваш дизайнер понимает, что новый шаблон, получивший добро, вскоре потребует обновленного текста, тогда он и ее верный копирайтер могут обсудить эти детали после встречи, а не в то время, когда команда разработчиков смотрит и пытается не зевать. Удобный оборот фразы для таких ситуаций: «Давайте возьмем это в автономном режиме».

Это нормально иногда повторяться

Если что-то имеет значение, обычно стоит повторить.

Иногда при работе со сложными темами или текущими процессами полезно напомнить людям об основах. Вам не нужно с этим сталкиваться. Рассмотрим этот быстрый пример:

«Хорошо, эта телефонная конференция предназначена для того, чтобы проинформировать ключевых игроков о прототипировании. Мы пытаемся изготовить лучшую лежанку для собак к осени, в преддверии праздничных распродаж, поэтому нам предстоит проделать большую работу с точки зрения оптимизации устойчивости к слюнотечению. Во время телефонного разговора на прошлой неделе Сьюзен сообщила нам, что поставщик ожидает восьминедельный ремонт. Это означает, что в этом месяце нам нужно определиться с размерами. Давайте поговорим о следующих шагах. Кто первый?»

Этот краткий обзор далеко не лекция, но все же дает много:

• Устанавливает фокус звонка, поэтому говорящие знают, что нужно следить за событиями и отключать другие темы, когда они появляются.
• Также дает представление о том, чего ожидать всем, кто не настроился раньше.
• Повторяет важный вывод Сьюзен из последнего звонка на случай, если кто-то его пропустил.
• Излагает ключевой приоритет и предстоящий крайний срок

Эту последнюю часть стоит повторить позже, но в то же время, если ваша преамбула избавила кого-то от неловкого вопроса или запутанного электронного письма, она сделала свою работу. И если вы беспокоитесь о том, чтобы тратить слишком много времени на повторение своих шагов, просто спросите, не следует ли вам пропустить вперед; ваши коллеги могут удивить вас, сказав «нет».

Попробуйте сформулировать ключевые моменты несколькими разными способами.

Это также может помочь разработать новые способы изложения ключевых идей — используя разные слова или, возможно, разные каналы связи, например, последующее электронное письмо, в котором кристаллизуются основные выводы встречи и кто отвечает за ключевые действия в будущем.

Алекс Блумберг, радиожурналист, ставший предпринимателем, который основал Gimlet Media, сказал Tape, что, несмотря на то, что он много лет работал профессиональным коммуникатором, потребовалось некоторое время, чтобы осознать важность помощи коллегам в понимании:

Когда люди говорят одно и то же, это имеет разный резонанс, исходит из разных мест или означает разные вещи для разных людей… Большая часть моей работы сейчас состоит в том, чтобы говорить одно и то же множеством разных способов, чтобы люди понимали, откуда это исходит. . Если вы скажете это только один раз, нет никакой гарантии, что люди услышат это именно так, как вы это сказали.

Другими словами, если что-то достаточно важно, чтобы его можно было повторить, вероятно, его также стоит перефразировать.

Запустите его обратно

Переформулирование ключевых идей, особенно в технических вопросах, также может помочь вам правильно понять что-то новое. Если есть время, попробуйте спросить человека, объясняющего, можете ли вы переформулировать его точку зрения своими словами, и спросите, правильно ли вы ее понимаете. Если есть важная деталь, которую вы упустили, это хорошая возможность получить помощь, чтобы понять ее.

Следите за своим языком тела

Намеренно или нет, но то, как вы ведете свое тело, говорит о многом. Например, вы кажетесь закрытым, скрестив руки на груди, или активно заняты, скажем, говоря руками? Это стоит учитывать, чтобы не посылать неверное сообщение своей позой или выражением лица.

Может быть, когда коллега заканчивает презентацию и осматривает комнату, вы, кажется, сердитесь — не потому, что презентация была плохой, а потому, что вы погрузились в свои мысли. В такие моменты иногда стоит объяснить себе: «Это было совсем неплохо, мне просто нужно время, чтобы осознать. Давай вернемся через минуту».

Суммируйте основные моменты

Нередко люди встречаются в течение часа, задают ряд стоящих вопросов, обдумывают возможные ответы, ничего не решают, а затем понимают, что пора идти на другую встречу. Именно здесь последующие заметки могут помочь гарантировать, что любой прогресс, который вы, возможно, добились, не исчезнет за дверью.

Если вы можете избежать отправки длинных электронных писем длинным цепочкам получателей, это, вероятно, к лучшему. Но если необходимо, вы также можете включить tl;dr («слишком долго; не читал»), в котором кратко изложены основные моменты. Поместите его вверху, чтобы парень из логистики, который, кажется, только бегло пролистывает, по крайней мере, обратил внимание на самое необходимое.

Будь добрым

Быстрое слово благодарности или своевременная улыбка могут помочь вашим коллегам почувствовать, что их ценят и понимают.

Если это заставляет людей хотеть говорить с вами больше, разве это не то, что нужно для улучшения общения на рабочем месте?