10 советов по эффективному общению по электронной почте

Сегодня эффективное общение по электронной почте имеет важное значение для любого бизнеса и обеспечивает самый быстрый способ связи для многих профессионалов. Большинство из нас пишут электронные письма на работе каждый день, но когда вы в последний раз задумывались о своих навыках общения по электронной почте и о том, как вы можете их улучшить?

В этом руководстве мы рассмотрим, как эффективно общаться по электронной почте. Как вы скоро узнаете, эффективное общение по электронной почте на рабочем месте или с клиентами — это навык, которому можно научиться и, таким образом, улучшить его. Мы расскажем вам о распространенных проблемах с электронной почтой, которые могут показаться вам знакомыми, а затем познакомим вас с практическими советами по эффективному написанию электронных писем. ‍

Важность эффективного общения по электронной почте на рабочем месте

Почти невозможно представить время до электронной почты. Первое электронное письмо было отправлено в 1971 году, и с тех пор эти электронные письма захватили мир. Ошеломляющие 300 миллиардов электронных писем отправляются каждый день, и эта цифра будет продолжать расти. Сегодня почти 4 миллиарда человек в мире имеют учетную запись электронной почты — это более половины населения мира.

Больше учетных записей электронной почты означает больше писем. В среднем работник получает 121 письмо в день, а это значит, что ваше письмо должно выделяться, иначе оно, скорее всего, будет проигнорировано.

Но написать эффективное электронное письмо просто, верно? Неправильно. Исследователи, изучающие понимание электронной почты, обнаружили, что существует несколько серьезных и распространенных проблем, которые могут повлиять на общение по электронной почте.

Они классифицировали распространенные проблемы с электронной почтой на следующие категории:

• Не зная друг друга
• Трудности с подключением
• Нехватка доверия
• Отсутствие межличностных подсказок
• Снижение качества связи
• Эмоциональный и психологический дискомфорт
  

Полученные данные подчеркивают, насколько важно правильно передать сообщение. Но это не просто слова. Это тоже структура.

В другом исследовании того, как эффективно использовать электронную почту в бизнесе, исследователи обнаружили, что то, как ваша электронная почта структурирована, написана и представлена, влияет на то, как информация передается, обрабатывается и понимается.

Важнейший вывод из исследования и нашего реального опыта: написание эффективного электронного письма является важным навыком на современном рабочем месте.

1. Поймите свою аудиторию

Ключом к развитию эффективных навыков общения по электронной почте является понимание вашей аудитории и адаптация вашей корреспонденции к ней. Прежде чем написать письмо, подумайте о получателе. В профессиональном контексте человек может быть существующим клиентом, потенциальным клиентом, коллегой или начальником.

Их роль и отношение к вам будут определять ваш подход. Это также повлияет на тон вашего электронного письма, в том числе на то, насколько оно будет формальным или неформальным.

Например, вы не ожидаете неофициального электронного письма от правительственного ведомства. Коллега и друг также не сочтут уместным официальное электронное письмо, если вы приглашаете их выпить.

Если вы не знаете, как сформулировать электронное письмо, обычно лучше быть более формальным, чем неформальным. Самые первая и последняя строки вашего электронного письма имеют решающее значение для создания правильного тона, поэтому, если вам нужны советы о том, как начать профессиональное электронное письмо и как его закончить, ознакомьтесь с нашими недавними сообщениями в блоге. Вы также можете узнать больше о соответствующем этикете электронной почты для различных типов электронных писем в нашем подробном блоге.

2. Используйте активный залог

При написании электронных писем для бизнеса существует тенденция использовать пассивный залог. Написание таким образом может показаться формальным и профессиональным, но может легко привести к недопониманию и недопониманию.

Давайте посмотрим на пример. Вот утверждение в действительном залоге.

Я хочу, чтобы ты позвонил Саймону в четверг в 10:00.

Понятно, что отправитель просит получателя позвонить Саймону в 10:00 в четверг.

Сравните это с тем, что написано в пассивном залоге.

Кто-то должен позвонить Саймону в четверг утром.

Саймону позвонят? Если да, то от кого?

На самом базовом уровне использование активного залога означает быть ясным и недвусмысленным. Если вы пишете электронное письмо, должно быть ясно, что вы запрашиваете. Получатель не должен сомневаться в том, что вы хотите, чтобы он сделал и когда.

Активный залог может показаться немного грубым или безличным, но на самом деле это более профессиональный способ общения. Бонусом является то, что запись в активном залоге может сделать ваше сообщение короче и, следовательно, ваше общение по электронной почте будет эффективным. Для всех нас, кто пробирается через сотни в день, это, вероятно, будет оценено по достоинству.

3. Будьте эмоционально интеллектуальны

Эмоциональный интеллект — это установление связи с чьими-то более глубокими чувствами. По заключению Harvard Business Review, это мощный маркетинговый инструмент, который также помогает вам создавать эффективные электронные письма.

Эмоционально интеллектуальное электронное письмо написано с признанием чувств получателя. Они написаны таким образом, чтобы вызвать положительный отклик, используя язык, чтобы задействовать наши первичные эмоции.

Вместо того, чтобы писать.

Я приглашаю вас на встречу…

Почему бы не использовать.

Я был бы признателен за ваше мнение на этой встрече. Не могли бы вы присутствовать?

Первый – инструктаж. Второй - приглашение. Оба написаны активным залогом, но только один эмоционально интеллигентен. Проще говоря, эмоциональный интеллект — это понимание, отражение и уважение эмоций человека.

Вам не нужно перебарщивать здесь, но найдите время, чтобы подумать о том, как электронное письмо, которое вы пишете, может заставить кого-то чувствовать.

Эмоционально-интеллектуальный подход также может помочь вам наладить эффективную коммуникацию по электронной почте с клиентами. Это жизненно важно при работе с жалобами. Признавая и признавая любые расстройства, сбои и разочарования, вы демонстрируете эмпатию, которая может иметь большое значение для разрядки ситуации.

4. Выберите привлекательную тему письма

Тема письма — это название вашей истории. Наиболее эффективные строки темы электронной почты достаточно увлекательны, чтобы привлечь чье-то внимание, вызывая желание открыть почти непреодолимое электронное письмо.

Если ваша тема не убедительна, ваше электронное письмо не будет открыто. Это урок, который мы можем извлечь из мира электронного маркетинга, где статистика показывает, что менее 20% получателей открывают нежелательные электронные письма.

Даже если вы пишете ценному клиенту, коллеге или другу, мы можем поучиться у профессиональных маркетологов по электронной почте по созданию темы письма.

Оно должно быть ясным, простым и понятным. Он должен точно сообщить получателю, о чем письмо, и побудить его открыть его.

Если вы пишете приглашение на встречу, так и скажите.

Если ваше электронное письмо срочное и вам нужен ответ, попросите его.

Нужно что-то согласовать, быть ясным.

К сожалению, получателю все еще довольно легко проигнорировать электронное письмо, но хорошая строка темы может значительно уменьшить это.

5. Установите цель для электронного письма

В профессиональном контексте каждое сообщение, которое вы отправляете, должно иметь цель. При определении ваших целей электронной почты задайте себе эти три вопроса:

1. Что вы просите получателя сделать?
2. Как вы хотите, чтобы они себя чувствовали?
3. Как они должны реагировать?

Возьмем в качестве примера запрос на отпуск менеджеру.

1. Что вы просите сделать у получателя: просмотреть мой запрос на отпуск
2. Как вы хотите, чтобы они себя чувствовали: что я разумный и профессиональный
3. Как вы хотите, чтобы они ответили: Удовлетворив мою просьбу об отпуске

Использование целеустремленного подхода может помочь вам при написании эффективных электронных писем на работе, обеспечивая структуру плана и влияя на тон вашего голоса — будь то формальный или неформальный, например.

Мы не будем вдаваться в подробности здесь, но вы можете узнать больше о том, как структурировать профессиональные электронные письма, из нашего подробного руководства.

6. Организуйте свои мысли

Принцип пирамиды — это хорошо зарекомендовавший себя подход к эффективному общению по электронной почте. В 80-х годах руководители McKinsey создали принцип, обеспечивающий эффективный способ структурирования мыслей и улучшения делового общения. Если вы хотите знать, как писать эффективные деловые электронные письма, подумайте о пирамиде.

Объяснение может занять некоторое время, но основной принцип заключается в том, что вы делаете самое важное замечание (или отвечаете) в начале и соответствующим образом структурируете свое электронное письмо.

Скажем, например, ваш начальник отправляет вам электронное письмо с вопросом, следует ли вам продлить контракт с коллегой.

Вот типичный деловой ответ, который отвечает на вопрос в конце.

Мне очень нравится Джо, и я считаю, что их работа хорошего качества. Однако есть вопросы о том, нужен ли нам еще один человек. В конце концов, я думаю, мы должны.

Используя принцип пирамиды, мы можем реструктурировать это.

Думаю, мы должны продлить контракт Джо. Их работа отличного качества, и без них нам не справиться.

Этот подход довольно формальный и не будет работать во всех ситуациях. Но если вы имеете дело с явным запросом от коллеги или начальника, это сэкономит всем время и гарантирует отсутствие недоразумений.

7. Думайте мобильно

В декабре 2019 года почти 50% всех электронных писем открывались на мобильных устройствах. Эта цифра, вероятно, будет расти, поскольку все больше и больше людей пользуются свободой и гибкостью удаленной или гибридной работы.

Все мы знаем, что, читая электронные письма на телефоне, мы быстро пролистываем их. Трудно читать длинные отрывки текста, и факты показывают, что большинству из нас это не нужно.

Исследователи обнаружили, что если электронное письмо отформатировано неправильно, вероятность того, что человек удалит его в течение трех секунд, составляет 70%.

Некоторые из распространенных ошибок, которые люди допускают при написании электронных писем, включают в себя:

• Негабаритные или неуместные изображения
• Слишком много текста без достаточного количества разрывов
• Несколько макетов столбцов (без адаптивного шаблона)

При написании эффективных электронных писем для мобильных устройств делайте вещи короткими, приятными и простыми.

Мы предполагаем, что вы уже пишете в активном залоге, что сократит количество слов. Вот несколько советов по созданию убедительных мобильных писем.

• Сократите абзацы до одного или двух предложений
• Используйте принцип пирамиды для структурирования своих электронных писем, размещая основную информацию вверху.
• Используйте четкий и разборчивый шрифт
• Никогда не добавляйте изображения
• Используйте маркеры, чтобы разбить текст
• Не используйте таблицы
• Включите всю важную информацию в тело письма вместо вложений.

8. Дайте четкие инструкции

Если вы просите кого-то что-то сделать, дайте четкие инструкции. Если это приглашение на встречу, так и скажите. Если вы хотите получить ответ, попросите его. Если вам нужно, чтобы кто-то предоставил что-то для вас, скажите им.

Вот несколько советов, которые помогут вам.

• Укажите даты и детали
• Используйте абзацы из одного предложения
• Разбейте дела на этапы
• Рассмотрите возможность использования маркеров или нумерованного списка, чтобы сделать информацию понятной.
• Не бойтесь использовать жирный шрифт , чтобы выделить важную информацию.

9. Поймите разницу между получателем, копией и скрытой копией

Сколько писем вы получаете, которые не имеют отношения к делу? Ответ, вероятно, довольно много. Эффективное общение по электронной почте заключается в отправке электронных писем только тем, кому необходимо их прочитать и ответить.

При отправке электронного письма у вас есть три варианта. Вы можете отправить его напрямую человеку, а также отправить ему копию или скрытую копию. Вот что означают эти термины.

• Отправить: человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Их называют получателями.
• CC: копия электронного письма будет отправлена ​​человеку. Они не являются непосредственными получателями электронного письма, но информация может иметь отношение к ним. Получатель и другие пользователи, получившие копию, могут видеть, кто получил сообщение.
• BCC: «слепая копия электронного письма отправляется получателю. Они не являются прямыми ответчиками, и получатель (или те, у кого есть копия) не могут видеть, что этот человек получил электронное письмо.

В большинстве случаев понятно, для кого предназначено электронное письмо, но выбрать, кому отправить копию, может быть сложнее. Многие люди склонны к копиям, но спросите себя, так ли важно, чтобы они получали электронное письмо. Если это не так, то не надо.

10. Выберите лучшее время для отправки электронной почты

Очень важно правильно составить содержание электронной почты, но отправка сообщения в неподходящее время может повлиять на то, сколько людей откроют и прочитают его. HubSpot проанализировал более 4 миллиардов электронных писем, чтобы найти лучшее время для отправки.

Они обнаружили, что самые высокие показатели кликов для открытия были в:

• 10 УТРА
• 13:00
• 18:00

Они приходят к выводу, что в это время большинство людей начинают или заканчивают свой рабочий день и имеют время проверить свою электронную почту.

Это не точная наука, но логика подсказывает нам, что отправлять важное электронное письмо в 4:30 дня в пятницу перед выходными в дни государственных праздников, вероятно, плохая идея.

Вы хотите применить эти советы для эффективного общения по электронной почте на практике? Flowrite превращает маркеры в готовые к отправке электронные письма быстрее, чем когда-либо, позволяя вам экономить время и работать более продуктивно. Запросите доступ и испытайте будущее письма.