Как избавиться от страха перед электронной почтой на работе

Беспокойство по поводу электронной почты — это стресс и страх, вызванные управлением почтовым ящиком. Хотя причины беспокойства по поводу электронной почты сложны, результаты вполне реальны: страх перед электронными письмами является основной причиной стресса на рабочем месте.

Борьба с тревогой по электронной почте включает в себя понимание причин вашей фобии по электронной почте и разработку стратегий для оптимизации процесса.

В этой статье мы рассмотрим, что такое беспокойство по электронной почте, опишем некоторые признаки беспокойства по электронной почте и предоставим несколько советов экспертов, которые помогут вам лучше управлять своей почтой.

Существует ли такая вещь, как тревога по электронной почте?

Если вы один из миллионов, кто спрашивал Google: почему электронная почта вызывает у меня столько беспокойства? Тогда помощь доступна. Беспокойство по поводу электронной почты — это реальная проблема, которая затрагивает большинство из нас в какой-то момент нашей жизни.

Тревога создает чувство беспокойства, напряжения и страха, говорит благотворительная организация Mind, занимающаяся психическим здоровьем. Эмоции могут быть вызваны тем, что произойдет или что, как мы думаем, может произойти в будущем.

Поскольку мы все сражаемся с горами сообщений, вы можете спросить, почему электронная почта вызывает такой стресс?

Мы можем стать зависимыми от цифровых технологий, говорят доктор Джини Харрисон и доктор Матийс Лукассен из Открытого университета. Они предупреждают, что чрезмерное увлечение технологиями может повлиять на структуру нашего мозга. Например, чрезмерное количество электронных писем может постоянно отвлекать, влиять на наш сон и нарушать баланс между работой и личной жизнью. Мы также можем столкнуться с FOMO, из-за которого мы проверяем электронную почту чаще, чем это полезно для здоровья. Наконец, мы можем развивать неблагоприятные социальные сравнения, полагая, что другие быстрее, эффективнее и эффективнее, чем мы.

Электронная почта является одним из наиболее распространенных триггеров социальной тревожности и беспокойства, связанного с производительностью, говорит Элис Бойс в статье для Psychology Today. Она предполагает, что одна из основных причин, по которой мы беспокоимся об электронной почте, заключается в том, что она «асинхронна», что означает задержку между отправкой электронного письма и получением ответа.

По ее словам, отправка электронного письма создает ожидание ответа. Ожидание ответа создает стресс. Это потому, что отсутствие ответа может привести к тому, что ваш мозг начнет работать, создавая сценарии, чтобы заполнить образовавшийся пробел. Она описывает это как «эмоционально сбивающее с толку и вызывающее беспокойство».

Беспокойство по поводу электронной почты также может быть вызвано ожиданием того, что вы ответите на каждое электронное письмо. Исследователи назвали это «предвзятостью по электронной почте». Проще говоря, мы испытываем стресс из-за писем без ответа, потому что считаем, что отправитель ожидает ответа.

Какой бы ни была причина беспокойства по электронной почте, с этим нужно бороться немедленно. Беспокойство по поводу работы может привести к физическому ухудшению здоровья и отсутствию работы, а также к чувству депрессии.

Итак, как перестать беспокоиться по электронной почте? Во-первых, вам нужно понять, что вызывает ваше беспокойство.

Что вызывает у вас беспокойство по электронной почте?

Беспокойство по поводу электронной почты — это собирательный термин, описывающий стресс, вызванный управлением нашими почтовыми ящиками. На самом деле, есть несколько способов, которыми электронная почта может вызвать беспокойство.

Сколько из них вызывают у вас беспокойство по электронной почте?

• Страх открытия почты . Страх открытия электронной почты может вызвать сильное беспокойство, и хуже всего то, что чем дольше вы его оставляете, тем хуже становится. (Если у вас их несколько, не расстраивайтесь — психолог Берит Брогаард признается, что у вас более 30 000 писем без ответов.) У вас может не хватить времени, чтобы отвечать на электронные письма, или вы боитесь открыть их, опасаясь того, что внутри. Какой бы ни была причина, стресс реален.
• Медленное время ответа на электронную почту . Как мы объясняли выше, медленный ответ на электронную почту может привести к стрессу. Если кто-то медленно отвечает на ваше сообщение, вы начинаете представлять себе причины, по которым это может привести к негативной спирали эмоций, которая может вызвать у вас беспокойство.
• Тревога при открытии электронных писем . Вы также можете испытывать тревогу, открывая почту, задаваясь вопросом, что вы найдете внутри. Это может означать, что вы просто не открываете их, создавая дополнительный стресс и приводя к пропущенным сообщениям, которые могут повлиять на вашу работу.
• Тревога при отправке электронной почты. Тревога при отправке электронной почты — это стресс и страх, которые вы испытываете перед тем, как нажать кнопку «Отправить». Вы можете быть обеспокоены реакцией на электронное письмо с ответом, который вы можете получить. Беспокойство по поводу отправки электронных писем — одна из причин того, что электронная почта делает нас несчастными, — говорит Кэл Ньюпорт в New Yorker.
• Тревога, отвечая на сообщения . Написание электронных писем может быть сложной задачей и привести к беспокойству и стрессу. Контрольные признаки включают в себя постоянный просмотр, переписывание и повторное посещение отправленных электронных писем. Сказать «нет» часто бывает труднее всего, поэтому ознакомьтесь с нашим блогом, чтобы узнать, как это сделать вежливо.
• Беспокойство по поводу отсутствия ответа . Ожидание ответа на электронное письмо, особенно если оно требует срочного ответа, может вызвать стресс и беспокойство. Чем дольше вы ждете, тем хуже становится.
• Навязчивая проверка электронной почты . Как обнаружили Харрисон и Лукассен, навязчивая проверка электронной почты является признаком и причиной стресса и беспокойства на рабочем месте. В среднем человек проверяет свою электронную почту 15 раз в день, но проверка электронной почты может привести к тому, что мы будем делать это чаще, во многих случаях проверяя сотни раз. Потеря подключения к сети или разрядка телефона также могут вызвать беспокойство, поскольку вы не можете оставаться на связи.
• Избегание электронной почты. Избегание беспокойства по электронной почте включает простое игнорирование ваших электронных писем и надежду, что они исчезнут. Если вещей может стать слишком много, мы можем выйти и выйти из системы, оставив нашу электронную почту на другой день. Это не устойчивое решение, просто откладывание неизбежной необходимости открывать и отвечать на наши сообщения.
  

Как преодолеть тревогу по электронной почте

Мы рассмотрели некоторые из распространенных причин стресса, связанного с почтовым ящиком, но как вы можете справиться с беспокойством по поводу электронной почты? Есть несколько простых стратегий, интересных новых технологий и изменений в образе жизни, которые помогут вам справиться с усталостью от электронной почты.

Прежде чем мы углубимся, если стресс, который вы испытываете, становится слишком сильным и начинает влиять на ваше психическое здоровье, всегда обращайтесь за профессиональной помощью и поддержкой. Небольшой стресс на рабочем месте естественен; сильного беспокойства нет. Если этого становится слишком много, поговорите со своим начальником, другом или медицинским работником.

Вот 10 способов преодолеть страх перед электронной почтой.

1. Узнайте, что вызывает у вас беспокойство по поводу электронной почты?

Начните с простого листа бумаги и перечислите, что вызывает у вас беспокойство по электронной почте. Со временем узнайте, каковы симптомы, и определите триггеры. Например, по утрам, вечерам или в выходные дела обстоят хуже?

Подумайте об использовании приложения для отслеживания настроения, чтобы отслеживать свои чувства. Собранную вами информацию можно использовать для определения подходящих решений для более эффективного управления электронной почтой.

Если вы страдаете от перегрузки электронной почты, рассмотрите возможность использования инструментов повышения производительности и помощников по работе с электронной почтой, которые помогут вам лучше управлять своим почтовым ящиком.

2. Установите ожидания

Одна из самых больших причин беспокойства на рабочем месте — ожидание ответа. Вы не можете требовать, чтобы кто-то ответил, но вы можете установить ожидания. Если вам нужен ответ, попросите его. Если это срочно или срочно, четко об этом скажите. Помните, вы не грубите, а формируете ожидания.

С другой стороны, если вы не можете сразу ответить на электронное письмо, объяснитесь с отправителем и сообщите ему об этом. Подтвердите получение письма и укажите сроки ответа. Опять же, это снижает стресс для вас обоих.

Вот пример того, как это может работать.

3. Пишите эмоционально интеллектуальные электронные письма

Эмоциональный интеллект — это способность управлять своими эмоциями и направлять их в нужное русло. Мы можем взять эти принципы и применить их к общению с помощью эмоционально интеллектуальных электронных писем.

В основе эмоционально грамотной электронной почты лежит позиционирование себя как получателя. Подумайте о том, как бы вы себя чувствовали, получив сообщение (и меньше о том, что вы, как отправитель, просите).

Специалисты предупреждают об эффекте «растормаживания». Без человека перед нами мы с большей вероятностью напишем вещи, которые могут кого-то расстроить или оскорбить. Еще один важный момент: никогда не отправляйте электронное письмо, когда вы злы или расстроены.

4. Поймите этикет электронной почты

Так много беспокойства по поводу электронной почты вызвано ошибками и недоразумениями при написании сообщений. Отчасти это может быть вызвано пониманием или соблюдением правильного этикета электронной почты.

Наш блог содержит огромное количество информации и рекомендаций по написанию. Вы можете найти информацию о том, как начинать формальные электронные письма, писать более качественные деловые электронные письма и как задать правильный тон в электронном письме.

Хотите знать, с чего начать? Наши 10 советов по эффективному общению по электронной почте содержат некоторые важные приемы, которые помогут улучшить ваше письмо.

5. Получите письменную поддержку

Тревога по электронной почте часто может быть вызвана кажущимся отсутствием навыков письма, говорят ученые. «Люди воздерживаются от социальной деятельности, когда их желание произвести определенное впечатление сочетается с отсутствием уверенности в своих способностях это сделать», — предупреждают исследователи, изучающие цифровую коммуникацию.

Многие из нас изо всех сил пытаются уловить свои мысли и эффективно передать их через электронную почту. Это может быть особенно сложно для тех, кто общается на другом языке с первого.

Мы в Flowrite помогаем каждому писать более качественные электронные письма. Наш помощник по написанию писем с искусственным интеллектом поможет вам создавать более качественные деловые электронные письма.

6. Обезличить ситуацию

Беспокойство по поводу электронной почты часто вызвано слишком эмоциональной вовлеченностью в работу. Хотя некоторая эмоциональная вовлеченность положительна, в некоторых случаях культура «высокой вовлеченности» может привести к разрушительному поведению.

Если вы боретесь со стрессом, эксперты MindTools предлагают использовать трехэтапный подход:

1. Остановитесь и оцените . Прежде чем ответить на электронное письмо или погрузиться в стресс, сделайте шаг назад и оцените ситуацию. Узнайте, почему вы чувствуете разочарование и что вы можете с этим поделать.
2. Найдите что-то позитивное . Даже в самые трудные времена попытайтесь найти проблеск позитива. Бросьте вызов своей точке зрения и побудите себя мыслить позитивно. Это препятствует формированию негативных ментальных паттернов.
3. Вспомните, когда вы в последний раз чувствовали разочарование . Распознавание признаков разочарования и понимание чувств может вызвать сочувствие, которое поможет вам справиться с самыми трудными временами.

7. Поднимите трубку

Иногда ответ на электронное письмо — это не другое электронное письмо; это телефонный звонок. Взять трубку и позвонить кому-то может творить чудеса.

Разговор создает более глубокие связи, чем электронная почта, потому что он активен, а не пассивен. Это также помогает устранить «информационные пробелы», которые могут возникнуть при разговоре о сложных темах.

Телефонные звонки или личные встречи также могут помочь укрепить отношения, расширив вашу сеть поддержки.

8. Установите границы

Электронная почта — это бизнес-инструмент, который должен облегчить вашу работу, но когда вы читаете электронные письма и отвечаете на них в любое время дня, это вредно для здоровья (и, вероятно, непродуктивно). Установка границ может помочь вам более эффективно управлять своими сообщениями.

Вот несколько проверенных решений:

• Выделите время для ежедневной проверки электронной почты . Выделите некоторое время в своем дневнике, чтобы управлять электронной почтой и придерживаться его. Обеспечение времени помогает вам установить ожидания.
• Сортировка электронной почты. Отмечайте сообщения и управляйте ими по мере их поступления, а также обрабатывайте в первую очередь важные.
• Используйте свое время вне офиса. Ваше отсутствие на рабочем месте не только для праздников; это может помочь вам лучше управлять своим почтовым ящиком. Автоматический ответ может подтверждать получение и устанавливать ожидания для ответа.
  
  Вот пример:

9. Упражнение

Если ваше беспокойство вызвано тем, что вы слишком много времени проводите на работе, то упражнения могут помочь создать здоровую дистанцию ​​и сбросить весы в вашем балансе между работой и личной жизнью. Кроме того, ученые обнаружили, что любая форма упражнений полезна для вашего здоровья.

Исследование, проведенное в Гётеборге, показало, что у тех, кто регулярно занимался физической активностью в течение 12 недель, симптомы тревоги улучшились.

Упражнения могут помочь улучшить ваше физическое здоровье и самочувствие, а также отдалить вас от причин беспокойства. Это настолько эффективно, что Гарвард зашел так далеко, что сказал: «Шнуровка кроссовок, выход из дома и движение могут быть единственным лучшим немедицинским решением, которое у нас есть для предотвращения и лечения беспокойства».

10. Будьте решением (а не проблемой)

Если вы испытываете беспокойство по поводу электронной почты на работе, маловероятно, что вы единственный. Когда вы пишете и отвечаете на электронные письма, обязательно поддерживайте других. Управляйте ожиданиями, пишите эмоционально интеллектуальные электронные письма и будьте терпеливы. Прочтите наши советы по этикету электронной почты, чтобы получить некоторые рекомендации.

Будьте решением стресса, связанного с электронной почтой, а не проблемой.

Последнее слово о том, как справиться с беспокойством по электронной почте

Беспокойство по поводу электронной почты — это реальная проблема, и она не исчезнет. Определенный уровень беспокойства по поводу электронной почты является неизбежной частью большинства рабочих мест, но если страх перед электронными письмами влияет на ваше психическое и физическое здоровье, вы должны действовать.

То, как именно преодолеть страх перед электронной почтой, зависит от того, что вызывает у вас страх перед почтой. Потратьте некоторое время на изучение, понимание и отслеживание того, что вызывает у вас беспокойство по электронной почте, а затем воспользуйтесь нашими советами, чтобы найти решения, которые работают для вас.