Как писать электронные письма на английском с примерами

Писать электронные письма на английском нелегко, особенно для тех, для кого английский язык не является родным, но это важный навык, который может принести вам пользу как в личном, так и в профессиональном плане.

Итак, как писать электронные письма на английском языке? Прежде всего, вам нужно выучить множество правил и условностей английского языка для электронной почты. Вы должны ознакомиться с английским форматом электронной почты, включая приветствия и заключительные фразы на английском языке. Когда вы знаете, как начать и закончить электронное письмо на английском языке, вы должны иметь в своем заднем кармане общие фразы электронной почты и понимать английский этикет электронной почты, чтобы всегда выглядеть вежливым и профессиональным.

Чтобы помочь вам улучшить свои навыки написания электронных писем на английском языке, мы предоставим вам примеры электронных писем на английском языке, показывающие, как писать формальные, профессиональные и неформальные электронные письма на английском языке. Это подробное руководство по написанию электронных писем будет завершено примером того, как инструмент для письма с искусственным интеллектом от Flowrite может помочь вам эффективно донести свое сообщение с грамматически правильным и идеальным английским языком.

Как писать электронные письма на английском языке

Для начала мы разделим формат электронной почты на английском языке, включая приветствия, текст сообщения, заключительные фразы и подпись.

Английский формат электронной почты

Электронная почта на английском языке — это то, что ученые описывают как «строго предписывающую форму письменного общения». Проще говоря, существуют строгие и установленные правила, определяющие формат электронных писем на английском языке.

Большинство этих правил появилось в викторианскую эпоху, поэтому неудивительно, что формат электронной почты на английском языке очень похож на формат официального письма. Обычно электронное письмо на английском языке состоит из пяти элементов:

1. Сюжетная линия
2. Официальное или неформальное приветствие
3. Копия тела
4. Заключительная фраза
5. Подпись
   

Эта статья проведет вас через каждую часть и предоставит примеры структур электронной почты, которые иллюстрируют нашу точку зрения. К концу вы должны понять, как форматировать электронные письма на английском языке.

Почему я должен форматировать свои электронные письма?

Со стороны английский формат электронного письма может показаться странным. Тем не менее, как только вы поймете правила, создание эффективных электронных писем станет проще и быстрее для всех, как показало это исследование написания писем.

Но зачем форматировать электронные письма на английском языке? Вот пять причин:

1. Это профессионально: правила и условности формального английского языка электронной почты являются общепринятой профессиональной практикой. Хотя вы можете писать так, как хотите, ваш выбор стиля электронной почты, тона голоса и формата передает сообщение получателю.
2. Это более эффективно: каждое электронное письмо должно иметь цель, в большинстве случаев побуждающую к действию. Использование установленного англоязычного формата обеспечивает простую и четкую структуру для передачи вашего сообщения, которое, вероятно, вызовет отклик или желаемый результат.
3. Это снижает уровень стресса и беспокойства: «Если пользователь может понять письмо, он с меньшей вероятностью свяжется с ним, чтобы задать вопросы по другому каналу, и с большей вероятностью выполнит то, о чем его просят в письме», — говорится в сообщении правительства Великобритании. . Четкое указание того, что вы хотите и почему, означает, что читателю не нужно заполнять пробелы или делать предположения.
4. Это проще: понимание того, как форматировать электронные письма на английском языке, делает их более управляемыми. Нет стресса, беспокоясь о том, как обратиться к кому-то или подписать; это уже решено за вас. Это оставляет вам время, чтобы сосредоточиться на ядре вашего сообщения.
5. Это быстрее: как только вы поймете основные строительные блоки официального электронного письма, написать их будет легко и быстро. Это может сэкономить вам часы, если вы похожи на обычного работника, который тратит половину своего рабочего дня на написание электронных писем. Такие инструменты, как Flowrite, могут сэкономить вам еще больше времени, создавая идеально отформатированные, плавные электронные письма, которые приносят результаты за считанные секунды.
   

Понимание того, как форматировать электронную почту на английском языке, обеспечивает фундаментальную основу для всей корреспонденции. Но, конечно же, вы можете изменить, адаптировать или игнорировать любую часть этого, если того требуют ситуация или обстоятельства.

Язык меняется и развивается, предоставляя вам свободу и гибкость в формировании корреспонденции для каждой аудитории. Например, языковые «законы» не высечены на камне, говорят ученые. Вместо этого читатели хотят иметь возможность быстрого доступа к информации, что, по словам исследователей, «влияет на структуру и функции электронных писем». По сути, если есть лучший способ передать ваше сообщение, чем придерживаться правил, то не стесняйтесь использовать его.

Как начать электронное письмо на английском языке

Традиционный способ начать электронное письмо на английском языке — использовать слово «Уважаемый». В прошлом вам советовали бы использовать титул (мистер, миссис и т. д.) в прошлом, но дела пошли дальше. Гендерные термины, такие как «мистер» и «миссис», теперь могут вызывать оскорбления, поэтому нам нужно найти другой способ представиться получателям электронной почты.

Различные приветствия электронной почты на английском языке зависят от того, обращаетесь ли вы к знакомому человеку, человеку, которого вы не знаете, или к коллективу (например, к организации, команде или анонимному адресу электронной почты).

Вот несколько способов написать официальное приветствие по электронной почте на английском языке.

Если вы знаете полное имя человека, вы должны использовать его. Итак, вместо «Уважаемая миссис Робертс» вы должны написать:

• Дорогая Сара Робертс
  

Многие старые официальные блоги и статьи по электронной почте на английском языке предлагают использовать «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа», если вы не знаете человека, которому пишете. Однако мы не согласны. Это устарело и не нужно. Если вы не можете найти полное имя человека (здесь вам поможет LinkedIn), найдите другой способ обратиться к нему.

Вот несколько примеров обращения к человеку, имя которого вы не знаете:

• Уважаемый менеджер по маркетингу.
• Уважаемый руководитель группы
  

Если вы обращаетесь к группе, найдите подходящий способ привлечь их, например:

• Дорогая команда
• Уважаемая дирекция по маркетингу.
• Уважаемая команда жалоб
  

Многие люди задаются вопросом, можно ли использовать «Привет» в качестве приветствия в официальном электронном письме, и вы можете. Если вы знаете человека или пишете не в формальном контексте или качестве, это ваш выбор.

Текст письма

В теле письма вы объясняете, о чем оно. Нет жестких и быстрых правил, потому что каждое электронное письмо немного отличается. Тем не менее, существует естественный поток информации в официальном электронном письме на английском языке:

• Представьтесь — имя, должность и название организации очень важны.
• Объясните, почему вы отправляете электронное письмо — опишите, почему вы связываетесь с кем-то
• Говори, что хочешь — если ты хочешь что-то взамен (ответ, документ, изображение и т. д.), то попроси об этом.
• Следующие шаги — опишите, что происходит сейчас, указав временные рамки. Если вы ожидаете ответа, дайте понять, когда вы его ожидаете. Никогда не оставляйте читателя в замешательстве
  

Это легче увидеть на странице, поэтому обязательно ознакомьтесь с приведенными ниже примерами, чтобы увидеть, как мы использовали этот формат для создания эффективных электронных писем на английском языке.

Английские заключительные фразы электронной почты

Тип заключительной фразы, которую вы используете в электронном письме на английском языке, зависит от того, пишете ли вы официальное или неформальное письмо. Давайте рассмотрим оба типа закрывающих сообщений электронной почты ниже.

Как закончить официальное электронное письмо на английском языке

Есть только две вещи, которые вам нужно знать, чтобы написать официальное электронное письмо на английском языке:

• Если вы знаете имя человека, вы используете окончание «Искренне ваш».
• Если вы не знаете этого человека (или пишете на адрес организации или коллективный адрес электронной почты), вы используете «с уважением».
  

Как закончить неформальное электронное письмо на английском языке

По своей природе неофициальные электронные письма не регулируются правилами, поэтому вы можете писать все, что хотите. Тем не менее, некоторые знакомые фразы, которые вы можете найти, обычно используются в конце неофициальных сообщений электронной почты.

Некоторые подписи по электронной почте, которые вы можете использовать, включают:

• С уважением
• С наилучшими пожеланиями
• С нетерпением жду Вашего ответа
• Пожалуйста, свяжитесь со мной для получения дополнительной помощи

Электронная подпись

Профессиональная подпись электронной почты предоставляет необходимую информацию, которую читатель должен знать о вас, в том числе:

• Ваше имя
• Должность
• Организация
• Контактная информация
  

Каждая подпись электронной почты на английском языке должна включать следующее, но вы можете добавить больше, в том числе:

• Подробная информация о квалификации
• Выбранные местоимения
• Ссылки на социальные сети

Распространенные английские фразы для электронной почты

Вы могли бы написать целую книгу об английских фразах для электронной почты, но мы должны быть краткими для целей этого блога (и чтобы вы не заскучали). Вот несколько полезных фраз на деловом английском, которые вы можете включить в свои электронные письма на английском языке:

• Я пишу, чтобы рассказать вам о
• Я связываюсь с вами, чтобы подтвердить, что
• Это всего лишь короткое электронное письмо, чтобы объяснить, что
• Просто быстрое напоминание о том, что
• Это электронное письмо, чтобы сообщить вам, что
• Я свяжусь с вами с дополнительной информацией
• Во вложении информация, которую вы запросили
• буду рад вашим мыслям о
  

Есть несколько неофициальных английских фраз для электронной почты, которые вы можете прочитать и использовать самостоятельно:

• Отлично, чтобы наверстать упущенное
• надеюсь, у тебя были отличные выходные
• Я надеюсь, что с тобой все в порядке
• Я надеюсь, что все хорошо с вами
• Приятно слышать от тебя
• Я был рад получить ваше сообщение

Английский этикет электронной почты

Формальные правила правил английского языка диктуют, как должно быть структурировано электронное письмо, включая приветствия, поток информации и подходящие подписи. Этикет электронной почты описывает неписаные правила, которые помогут вам создавать и формировать более качественные сообщения.

Вот 10 правил и советов по этикету электронной почты, которые необходимо знать всем англоязычным авторам электронных писем.

1. Напишите профессиональную тему письма. Предоставьте как можно больше информации о своем сообщении в теме письма.
2. Сообщения должны быть короткими и содержательными. Делайте сообщения более четкими и удаляйте ненужную информацию.
3. Не пытайтесь быть смешным – шутки приемлемы среди друзей, но юмор не всегда распространяется, так что не беспокойтесь.
4. Ограничьте заглавные буквы — ограничьте количество используемых заглавных букв и пишите в предложениях, где это возможно.
5. Избегайте восклицательных знаков . Восклицательные знаки популярны в социальных сетях, но их следует использовать с осторожностью в официальных и неформальных электронных письмах на английском языке.
6. Уважайте культурные различия . Когда вы пишете кому-либо, уважительно относитесь к культурным различиям в своих сообщениях.
7. Избегайте гендерных терминов . Использование таких терминов, как «мистер», «миссис» и «мисс», больше не подходит, поэтому избегайте их.
8. Используйте стандартные шрифты . Не используйте сумасшедший или сбивающий с толку шрифт; придерживаться профессиональных шрифтов для всех сообщений
9. Всегда проверяйте каждое сообщение — проверяйте свои сообщения перед отправкой (и проверяйте еще раз, чтобы быть уверенным!)
10. Ограничьте размер вложений — почтовые ящики могут быть загромождены, и большие вложения электронной почты не помогут, поэтому не отправляйте большие файлы.
    

Соблюдение этикета электронной почты может быть проблемой для всех нас, поэтому мы создали подробное руководство по некоторым неписаным правилам, регулирующим электронные письма на английском языке.

Грамматические правила написания электронных писем

Английский язык регулируется грамматическими правилами, которые иногда могут сбивать с толку всех. Хотя вам не нужно свободно владеть английским языком, чтобы писать эффективные электронные письма, важно понимать основы.

Вот 10 вещей, которые вам нужны, чтобы лучше писать электронные письма на английском языке:

1. Всегда используйте заглавные буквы в именах
2. Следуйте формату электронной почты, указанному выше.
3. Начинайте предложения с заглавной буквы, разделяйте предложения запятыми и заканчивайте каждое предложение точкой.
4. Держите предложения короткими
5. В каждом предложении должно быть подлежащее (Джон), глагол (читает), дополнение (книги).
6. Используйте активный залог, чтобы привлечь читателя. Такие инструменты, как Flowrite, могут помочь вам напрямую и понятно привлечь пользователей.
7. Не используйте смайлики
8. Разбивайте списки на пункты, чтобы читатели могли легко понять информацию.
9. Объясните аббревиатуры, когда вы их используете
10. Никогда не используйте матерные слова

Примеры электронной почты на английском языке

Мы предоставили подробное руководство о том, как структурировать и писать эффективные электронные письма на английском языке. Теперь давайте применим некоторые из этих правил на практике и проиллюстрируем их несколькими примерами того, как написать официальное электронное письмо на английском языке, профессиональное электронное письмо на английском языке и неформальное электронное письмо на английском языке.

Как написать официальное электронное письмо на английском языке

Выше мы рассмотрели основы написания официального электронного письма на английском языке; вот как это работает. В этом примере электронной почты на английском языке мы запрашиваем товары у уже знакомых нам людей и компаний.

Как написать профессиональное электронное письмо на английском языке

В бизнесе время — деньги, поэтому идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке должно быть коротким, четким и прямолинейным. Итак, вот пример того, как написать профессиональное электронное письмо на английском языке.

Как написать неофициальное электронное письмо на английском языке

При написании неофициального электронного письма вы не так ограничены правилами и можете быть более свободны в том, как вы общаетесь и переписываетесь. Итак, вот пример теплого и дружеского письма кому-то из ваших знакомых.

Улучшите свои навыки написания электронных писем на английском языке

Лучший способ научиться писать электронные письма на английском языке — прочитать (и написать) как можно больше писем. Ознакомьтесь с образцами в Интернете, подпишитесь на списки рассылки или прочитайте свой почтовый ящик, чтобы найти примеры писем на английском языке, которые вам нравятся.

Чтобы улучшить свои навыки написания электронных писем на английском языке, можно составить список фраз, которые вам нравятся и которые вы хотите использовать. Со временем вы обнаружите, что это поможет вам понять составляющие идеальных электронных писем на английском языке и улучшит ваш словарный запас, а также навыки грамматики. Вы также можете создать банк шаблонов электронных писем, которые вы можете использовать, чтобы сэкономить время при написании электронных писем на английском языке. . Этот ресурс может помочь вам определить успешные (и неудачные) электронные письма, помогая вам разработать свой собственный стиль написания официальных электронных писем на английском языке.

Наконец, мы должны зубрить собственный рог. В блоге Flowrite есть десятки и десятки статей о том, как писать официальные и профессиональные электронные письма на английском языке. Они охватывают все аспекты повседневного общения, необходимые на различных работах, и могут помочь вам стать более продуктивными на работе и в личной жизни.

Впрочем, это еще не все. Наш помощник по письму с искусственным интеллектом поможет вам уверенно общаться, превратив короткие инструкции в готовые к отправке электронные письма на идеальном английском языке. Если вы нам не верите, посмотрите на пример Flowrite в действии ниже. Как видите, это может быть так же просто, как нажатие кнопки.

Мы надеемся, что эта запись в блоге помогла вам научиться писать электронные письма на английском языке. Если она показалась вам полезной, мы предлагаем вам добавить эту страницу в закладки, чтобы освежить память на тот случай, если у вас возникнут сомнения по поводу грамматики, этикета, фраз или формата электронной почты на английском языке. Чтобы избавить себя от любых сомнений, обязательно попробуйте Flowrite и начните заряжать свои ежедневные коммуникации.