Электронный этикет для пиарщиков

Недавно я потратил два часа на очистку своего почтового ящика от старых писем. К переезду меня подтолкнула покупка нового компьютера и желание очистить старый компьютер от ненужных файлов. Во время чистки, которая была первой подобной акцией более чем за два года, я наткнулся на сотни пресс-релизов и электронных писем от пиарщиков. Я удалил многие из них и в процессе придумал несколько рекомендуемых правил электронной почты для пиарщиков.

1 . Напишите тему письма : я просто не понимаю, почему люди отправляют электронные письма без темы. Цель строки темы — сообщить получателю, о чем сообщение. Если темы нет, значит, вам, видимо, нечего мне сказать.

2. Опять же, никаких вложений . Что я нахожу совершенно удивительным, так это то, что люди отправляют электронные письма с гигантскими вложенными файлами ничего не подозревающим получателям. Нет никаких причин, по которым что-то в форме документа Word нельзя вырезать и вставить в тело электронного письма. Если это что-то графически интенсивное, разместите его на веб-сайте и дайте ссылку.

3. Укажите мое имя : Меня зовут не Билл, Боб, Джоани или Чачи. Это также не «имя здесь» или «первый последний». Зачем отправлять электронное письмо, если вы даже не знаете, к кому обращаетесь?

4. >>>>: Спасибо, что прислали мне пресс-релиз . Очевидно, вам было лень вырезать и вставлять настоящий релиз в электронное письмо. Вместо этого вы просто переслали его мне с раздражающими символами вставки. Как ни странно, это становится своего рода камнем преткновения среди репортеров, которые считают это явным признаком неуважения и лени.

5. О, эта строка темы : Пожалуйста, скажите, что это пресс-релиз. Вот пример: «Пресс-релиз: Корпорация XYZ объявляет о запуске программы корпоративных льгот». На самом деле вы обнаружите, что люди с большей вероятностью прочитают релиз, чем вводящий в заблуждение заголовок, призванный заставить кого-то открыться. У меня есть «правило», установленное в моем Microsoft Outlook, которое помещает любое электронное письмо, содержащее термин «пресс-релиз», в специальную папку. Я просматриваю эту папку по крайней мере два раза в день.

6. Проверка орфографии . Достаточно того, что ленивые журналисты вроде меня допускают орфографические и грамматические ошибки. Запустите проверку орфографии перед отправкой электронной почты и потратьте минуту, чтобы прочитать ее перед отправкой. Я нашел несколько электронных писем, в которых люди неправильно написали имя своего клиента. В одном случае я не мог понять название компании, потому что человек несколько раз написал его по-разному и использовал разные элементы брендинга (заглавные буквы и дефис).

7. Вы профессионал, действуйте соответственно . Электронные письма, начинающиеся с приветствия «Йоу!» чего я ожидаю от своих друзей, а не от людей, которых я никогда не встречал.

8. Дело не в количестве, а в качестве . Длинные электронные письма раздражают и тратят мое время. Доберитесь до сути и на этом закончите.

9. Свяжитесь, пожалуйста : я нашел не менее ста писем, в которых люди не указали свои контактные данные. Я также обнаружил несколько странных случаев, когда люди не указали код города для своего номера телефона.

10. Пожалуйста, перестаньте писать мне по электронной почте : я снова и снова просил, чтобы меня исключили из различных списков прессы, и редко когда мои просьбы были услышаны. Обновляйте свой список адресов электронной почты и в качестве профессиональной вежливости, пожалуйста, удаляйте людей, когда они просят.

11. Да, я получил ваше электронное письмо . Отправлять журналисту три письма и спрашивать, получили ли они ваше электронное письмо, — не лучшая трата времени. Я понимаю, что многие пиарщики ведут списки проектов, которые регулярно обновляют. Я знаю, что рядом с моим именем обычно написано что-то вроде «Отправил письмо, звонили, нет ответа». Вы получаете картину? Наводнение чьего-либо почтового ящика бесчисленными электронными письмами — это способ попасть в папку со спамом.

12. Скройте свой список рассылки . Функция «BCC» существует не просто так. Длинный список рассылки не только раздражает, но и стратегически неразумен. Теперь я знаю, что другие журналисты видели в новостях и могут написать на эту тему. Поэтому мне неинтересно писать на эту тему.

13. Вы, ммм, Yahoo!? : Возможно, это полная придирка, но у меня есть проблема с флейками или компаниями, которые используют бесплатные почтовые сервисы. Во-вторых, мне кажется странным, что у компании нет собственной службы электронной почты. Я понимаю, что gmail — отличная служба электронной почты, но они предлагают Google Apps, которые вы можете использовать в своем собственном домене. Я думаю, что любой в PR без веб-сайта или адреса электронной почты на их собственном домене не делает свою работу должным образом.

14. Без вирусов на пшеничном хлебе : Пресс-релиз с вложением, который я получил недавно, заразил мой компьютер вирусом (несмотря на наличие антивирусного программного обеспечения и брандмауэра). Думаешь, я сумасшедший?

15. Действительно ли это приоритетно? : 'Достаточно.

16. Форматируйте в виде обычного текста . Вставка логотипа вашей компании или использование графики в теле электронного письма может сделать электронное письмо громоздким. Эти изображения также могут неправильно отображаться в некоторых почтовых программах, и электронное письмо будет выглядеть странно или даже совершенно нечитаемо.

17. Используйте электронную почту с умом . Прочтите «Мальчика, который кричал о волках» Эзопа.

18. Правильно нацеливайте свои электронные письма : я понятия не имею, почему я получаю сотни пресс-релизов о биотехнологических компаниях (я никогда не освещаю эту тему) или электронные письма, дающие мне возможность взять интервью у судей «American Idol».

19. Личные электронные письма запрещены . Вы меня не знаете, поэтому не было бы странно, если бы вы получили от меня электронное письмо, в котором я прошу вас помочь мне найти новую квартиру или работу для друга?

20. Будьте осторожны с тем, что вы пересылаете : я был потрясен, увидев, что несколько пиарщиков переслали мне политические и религиозные материалы. В одном случае зенитная артиллерия переслала мне спам с политической подоплекой об Израиле и Палестине. Она не скрывала список рассылки, и я заметил в списке много других типов Silver, Gold и Wein. То, что вы пересылаете своим друзьям и семье, обычно не подходит для пересылки профессиональным контактам.

Как всегда, я надеюсь, что эти «правила» будут вам полезны. Я понимаю, что большинство людей разумно используют электронную почту в профессиональной среде, но слишком многие этого не делают, и они плохо отзываются о тех из нас, кто полагается на эту среду в своей работе.

Бен Сильверман ранее был обозревателем деловых новостей в The New York Post и основателем/издателем DotcomScoop.com.

Загрузите пять (5) бесплатных электронных книг по связям с общественностью и пресс-релизам (стоимостью 67 долларов США) здесь: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-bonus-5-free-ebooks/