25 правил и советов по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал

Поскольку электронная почта занимает до 28% времени среднего специалиста, люди часто пренебрегают этикетом электронной почты во имя продуктивности. Тем не менее, есть набор правил и советов, которым нужно следовать в деловых письмах независимо от того, насколько вы заняты. На самом деле, надлежащий этикет электронной почты не только позволит вам поддерживать профессионализм, но также может сделать ваше общение более эффективным и помочь бизнесу избежать дорогостоящих ошибок.

К тому времени, когда вы прочитаете этот пост в блоге, вы будете знать все, что вам нужно знать об этикете электронной почты, и вы сможете передать свои знания своим коллегам.

Что такое этикет электронной почты?

Этикет электронной почты означает принципы, которыми мы руководствуемся при отправке и получении электронных писем. Этот кодекс поведения включает рекомендации относительно надлежащего языка, орфографии, грамматики и манер. Правильный этикет зависит от того, кому вы отправляете электронное письмо. На рабочем месте всегда безопаснее ошибаться в формальной части этих условностей.

Почему важен этикет электронной почты?

Соблюдение этикета электронной почты поможет вам повысить профессионализм, укрепить отношения на рабочем месте и хорошо представлять своего работодателя. Это также повысит эффективность коммуникаций и предотвратит возникновение проблем у вас и вашего бизнеса. Знакомство с профессиональным этикетом электронной почты поможет вам уважительно общаться с другими и добиться успеха в карьере.

1. Напишите четкую тему

Поскольку многие из нас постоянно находятся в своих почтовых ящиках, строка темы может оказать существенное влияние на то, будет ли открыто ваше электронное письмо или нет.

Чтобы придерживаться этикета электронной почты, стремитесь к четкой и короткой строке темы, описывающей суть вашего письма в паре слов или кратком предложении. Используйте идентификаторы, такие как «предложение» и «заявка», которые сразу сообщают получателю, чего ожидать от вашего электронного письма. Темы, которые содержат полезное, с большей вероятностью будут прочитаны, поэтому придерживайтесь практичности.

Что бы вы ни делали, никогда не отправляйте электронное письмо без строки темы. Это явное нарушение надлежащего этикета электронной почты. Наличие надписи «Без темы» почти гарантирует, что получатель отправит ваше сообщение прямо в корзину, так как оно покажется подозрительным.

2. Начните с профессионального приветствия

Лучший способ поприветствовать человека в электронном письме всегда зависит от ваших отношений с ним и темы. Подходящий способ начать электронное письмо профессионально варьируется от формального до неформального, но вы никогда не должны встречаться с неформальным.

Некоторые из наиболее распространенных приветствий включают в себя:

• Уважаемая госпожа/госпожа/мистер. <Фамилия>,
• Здравствуйте <Имя>,
• Привет, <Имя>,

Список неформальных приветствий, которые считаются плохим этикетом электронной почты, варьируется от «Хейя» и «Йо» до просто имени получателя — и поверьте нам, вы не захотите совершить эту ошибку этикета электронной почты.

3. Не забудьте представиться

Вы никогда не должны предполагать, что получатель знает, кто вы. Особенно, если вы связываетесь с кем-то, кого вы не знаете в первый раз, это является частью этикета электронной почты, чтобы начать тело вашего электронного письма с краткого введения — короткая строка или две, содержащие соответствующую информацию. Если вы знаете получателя, но не совсем уверены, знакомо ли ему ваше имя, найдите способ упомянуть, когда вы в последний раз разговаривали, или напомните ему, откуда вы знаете друг друга.

4. Будьте краткими

Поскольку средний офисный работник получает более 100 электронных писем в день, ни у кого нет времени читать длинные сообщения.

Худшее, что вы можете сделать, это заставить получателя просмотреть все письмо, чтобы узнать, о чем ваше сообщение. Вместо этого вы должны заранее указать цель своего электронного письма, указав ее в самом начале. Докладывайте свою мысль быстро, не будьте многословны и используйте короткие предложения, которые хорошо читаются. В идеале ваше электронное письмо имеет только одну цель, но если вам нужно охватить разные темы, подумайте о том, чтобы сжать их до пунктов.

Когда вы решите, что закончили, найдите время, чтобы отредактировать свое сообщение, чтобы убедиться, что оно понятно, и удалить все ненужные слова. Если вы все еще думаете, что это слишком долго, подумайте, есть ли лучший канал, чем электронная почта, для обсуждения темы.

5. Воздержитесь от юмора

Без правильного тона и выражения, сопровождающих их, даже самые веселые изюминки могут оказаться за много миль от своей цели.

Вот почему юмор часто теряется при переводе в электронном письме. Сарказм особенно опасен в письменной форме, так как читатель может буквально истолковать ваши слова, имея в виду противоположное тому, что вы только что сказали. Если вы не очень близки с получателем, вам следует избегать шуток в профессиональном электронном письме.

Дело даже не в риске быть неправильно понятым — то, что вы находите забавным, не обязательно смешно для получателя.

6. Правильно структурируйте письмо

Профессиональное электронное письмо должно включать строку темы, приветствие, текст, подпись и подпись. Уход от этой структуры может рассматриваться как нарушение этикета электронной почты. Вы всегда должны разделять эти части с помощью разрывов абзацев, чтобы ваше сообщение было легко усваиваемым.

Стремитесь доставить свое сообщение так, чтобы тело письма состояло не более чем из трех абзацев. Поскольку люди склонны «сканировать» электронные письма в поисках чего-то интересного, а не читать их слово за словом, начинайте каждый абзац с выделения самого важного. Не забудьте также оставить пустую строку между абзацами, чтобы улучшить читабельность.

Если вы чувствуете риск информационной перегрузки, рассмотрите возможность использования маркеров или нумерованных списков, чтобы сделать текст более структурированным, разбейте многословные разделы. Если вы используете жирный шрифт, чтобы выделить самое важное, никогда не используйте его более чем для одного слова или фразы в одном письме.

7. Используйте регистр предложений

Использование падежа в предложении означает использование заглавной буквы первого слова в предложении и всех имен собственных.

К

[email protected]

Привет Пит,

Было здорово поговорить с тобой. Я с нетерпением жду возможности узнать больше о тарифных планах Corpod в ближайшее время.

Традиционное использование заглавных букв является частью делового этикета электронной почты, поэтому вам не следует от него отказываться. Помните, что писать заглавными буквами на работе также считается оплошностью.

8. Следите за своим тоном

Дело не только в том, что вы говорите, но и в том, как вы это говорите.

Будьте преднамеренными с выбором слов и всегда учитывайте, как получатель может их интерпретировать. Поскольку вы не можете полагаться на выражение лица и интонацию, чтобы передать сообщение, приложите дополнительные усилия, чтобы произвести положительное впечатление.

Помимо воздержания от юмора, не используйте негативные слова и прилагательные, которые могут сделать вас более эмоциональным, чем вы есть на самом деле.

9. Пишите так, как будто ничто не является конфиденциальным

Держитесь подальше от обсуждения деликатных тем или конфиденциальной информации по электронной почте, так как они, как известно, легко могут попасть в чужие руки. Независимо от того, кто является получателем, вы не должны полагаться на то, что это единственный человек, который увидит вашу электронную почту, поскольку утечка может быть вызвана случайной пересылкой или копией. Всегда лучше перестраховаться, чем потом сожалеть, поэтому хорошее руководство по этикету деловой переписки — не писать письма, которые вы не хотите, чтобы их прочитал весь мир.

10. Избавьтесь от восклицательных знаков!!!

Ты ведь не так часто кричишь на работе, верно? Вот почему вы должны быть внимательны при использовании восклицательных знаков в деловых письмах. Единственная реальная причина использовать его — выразить волнение, а для этого не требуется ничего, кроме восклицательного знака. Использование более одного письма в одном электронном письме может создать впечатление непрофессионализма, не говоря уже о том, что вы заканчиваете предложение несколькими из них.

11. Помните о культурных различиях

Непонимание может легко произойти из-за культурных различий.

Риск еще выше в письменной речи, поскольку язык тела не сопровождает сообщение. Вот почему вы должны попытаться ознакомиться с культурой получателя, когда вы отправляете электронное письмо кому-то за границу. Прислушиваясь к их предпочтениям, вы сможете укрепить с ними отношения.

В некоторых странах предпочитают сразу переходить к делу. Напротив, в других странах принято сначала знакомиться с новым деловым партнером. Вы можете начать осваивать эти нюансы делового этикета электронной почты, прочитав эту статью BBC.

12. Не используйте смайлики

Несмотря на то, что смайлики играют большую роль в нашем повседневном общении, когда дело доходит до обмена мгновенными сообщениями, они не относятся к профессиональным электронным письмам. Почему вы можете спросить? Исследование показало, что использование смайлов может сделать вас менее компетентным, не говоря уже о том, что каждый интерпретирует их по-разному. Если получатель не использовал смайлики при отправке вам электронного письма раньше, вам следует держаться подальше от них.

13. Сократите URL-адреса

Вставка длинных URL-адресов в ваше электронное письмо — верный способ сделать его беспорядочным. Помимо того, что ваше сообщение становится труднее читать, они занимают ценную недвижимость. Что вам нужно сделать, так это использовать сокращатель URL-адресов, такой как bit.ly, или вместо этого вставить гиперссылку.

К

[email protected]

Привет Пит,

Было здорово поговорить с тобой. Я с нетерпением жду возможности узнать больше о тарифных планах Corpod в ближайшее время.

PS Проверьте это: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email

14. Придерживайтесь стандартных шрифтов

Вы всегда хотите, чтобы ваши письма было легко читать, верно? Все начинается с чистого шрифта. Как правило, используйте стандартный шрифт вашего почтового клиента.

Некоторые из лучших шрифтов для электронной почты включают в себя:

• Ариал
• Гельветика
• Калибри
• Курьер
• Таймс Нью Роман
  

Когда дело доходит до цвета шрифта, черный — единственный выбор. Правильный размер — 10 или 12 пунктов, в зависимости от длины вашего электронного письма. Если вы копируете и вставляете текст в свою электронную почту, не забудьте очистить форматирование, иначе он может выглядеть иначе, чем остальная часть сообщения.

15. Используйте профессиональную подпись‍

‍ Лучший способ подписать электронное письмо всегда зависит от ваших отношений с получателем и цели вашего электронного письма. Вы должны согласовывать завершение с приветствием и остальной частью вашего сообщения, чтобы поддерживать постоянный тон. Вы хотите всегда быть вежливым, но хотите ли вы написать официальное электронное письмо или показаться дружелюбным?

Некоторые из самых популярных профессиональных почтовых закрытий включают в себя:

• Искренне,
• С уважением,
• С уважением,
• Лучший,
• Спасибо,
  

Важно правильно расписаться. Это последнее, что читает получатель, и оно может оставить неизгладимое впечатление, подобное завершению встречи или окончанию телефонного звонка.

16. Включите подпись

Чем меньше, тем лучше, когда речь идет о подписях электронной почты.

Профессиональная подпись включает ваше полное имя, должность, название компании, веб-сайт компании и номер телефона, по которому с вами можно связаться. Вы можете рассмотреть возможность добавления компании LinkedIn и уличных адресов, если они играют роль в вашем бизнесе. Логотип компании или ваша фотография также соответствует этикету деловой переписки. Тем не менее, убедитесь, что дизайн адаптивен.

Включайте подпись автоматически в конце каждого электронного письма — ее проще удалить из сообщения, чем добавлять вручную.

17. Всегда дважды проверяйте имя получателя

Ничто так не производит первое впечатление, как неправильное написание имени человека или обращение к нему по неправильному имени.

Это буквально займет секунды, и у вас нет оправдания тому, что вы ошиблись. В дополнение к тому, чтобы избежать этих ошибок по невнимательности, не сокращайте имя, если только вы не уверены, что Роберт из юридического отдела действительно предпочитает называться «Роб».

Если есть какие-либо сомнения по этому поводу, посмотрите, как они подписали свои предыдущие письма к вам, проверьте их профиль LinkedIn или внутренние каналы связи.

Нет никаких оправданий — неправильное указание имени получателя электронной почты — одна из самых серьезных ошибок этикета электронной почты.

18. Никогда не отправляйте электронное письмо, не вычитав его.

Этот совет по этикету электронной почты не может быть достаточно подчеркнут как орфографические ошибки, и грамматические ошибки неизбежно плохо отразятся на вас. После того, как вы закончите писать, просмотрите текст письма и строку темы как минимум дважды, чтобы выявить ошибки. Вы также можете попробовать прочитать свою электронную почту вслух, чтобы заметить ошибки, которые не заметили ваши глаза.

19. Будьте внимательны с вложениями

Одно из самых важных правил этикета электронной почты в отношении вложений заключается в том, что вы не должны прикреплять к своим электронным письмам большие файлы. Лучший способ отправить, например, презентацию или видео — загрузить файл в облачный сервис, такой как Google Диск или Dropbox, и предоставить получателю ссылку, которая позволит ему получить к нему доступ. Если это невозможно, убедитесь, что файл сжат, прежде чем прикреплять его, чтобы он занимал меньше места в почтовом ящике. Не забудьте также упомянуть вложение в теле письма, чтобы получатель заметил его.

20. КБК соответствующим образом

BCC расшифровывается как скрытая копия и позволяет скрыть человека или людей, введенных в поле BCC, от других получателей.

Использование BCC является хорошим этикетом электронной почты, когда вы отправляете электронное письмо нескольким людям, которые не знают друг друга, поскольку это позволяет вам защитить их конфиденциальность. Он также используется для вежливого удаления кого-то из цепочки, например, после того, как он представил вас кому-то другому по электронной почте. Это также может пригодиться, когда вам нужно подтвердить кому-то, что вы отправили важное электронное письмо, не включая человека в следующую цепочку.

Слепой копией также можно злоупотреблять, и использование ее по неправильным причинам считается обманом и дурным тоном.

21. Дайте своевременные ответы

Электронная почта может отнимать много времени у любого профессионала, но быстрый ответ на ваши электронные письма помогает всем работать в соответствии с графиком.

Соответствующее окно ответа зависит от отправителя и темы сообщения. Как правило, вы должны отвечать своим товарищам по команде в тот же день, другим коллегам в течение 24 часов, а людям за пределами вашей организации — к концу рабочей недели, если только это не срочно.

Особенно, если вы работаете с клиентами, вы должны знать, что ваше долгое время ответа может послать непреднамеренное сообщение, поскольку почти треть людей ожидают, что компании ответят на электронные письма в течение одного часа или меньше.

22. Используйте «Ответить всем» только при необходимости

Поскольку средний офисный работник получает около 121 электронного письма в день, вы не хотите беспокоить людей чем-то ненужным. Итак, в следующий раз, когда вы собираетесь нажать «Ответить всем», остановитесь и подумайте, должны ли все в цепочке электронной почты получить ваш ответ. Если ответ отрицательный, используйте «Ответить» и избавьте пострадавших от очередного отвлекающего уведомления.

23. Отвечайте на все ваши электронные письма

Несмотря на переполненный почтовый ящик и напряженный график, отвечать на каждое письмо, адресованное вам, — это хороший этикет электронной почты. Игнорирование электронного письма от кого-то из вашей организации или делового партнера является грубым и, вероятно, будет иметь последствия. Если кто-то холодно пишет вам по электронной почте, потратьте секунду, чтобы дать ему ответ, даже если это будет вежливое «нет», так как это оставит хорошее впечатление. Если вы этого не сделаете, это, вероятно, приведет к тому, что вы получите серию последующих электронных писем. Если они недостаточно внимательны, чтобы сделать домашнее задание, не считайте себя обязанным отвечать.

24. Дважды подумайте, прежде чем пересылать

Помните, что мы писали ранее о деликатных темах и конфиденциальной информации, когда речь идет об этикете электронной почты? Вы всегда должны учитывать, предназначено ли электронное письмо для пересылки, и действовать с осторожностью. Кроме того, подумайте, действительно ли сообщение создает какую-либо ценность для получателя. Когда вы решите переслать электронное письмо, важно обобщить то, что обсуждалось, и сообщить получателю, что от него требуется. Вы также должны отредактировать все ненужное из электронной почты, например знаки переадресации, другие адреса электронной почты, строки темы и предыдущие комментарии.

25. Не забудьте установить ответы об отсутствии на работе

Если вы не можете отвечать на электронные письма в течение длительного периода времени, вам следует настроить автоматическое сообщение об отсутствии на рабочем месте, чтобы люди знали, что вы не можете на них отвечать. Типичные ситуации включают праздники и конференции. Важно указать конкретную дату, когда вы вернетесь, чтобы они могли действовать соответствующим образом. Вы также должны предоставить контактную информацию человека, с которым отправитель может связаться, если его вопрос срочный. Лучше всего указывать «Нет на месте» или «Идентификатор» в строке темы вместе с датой вашего возвращения.

Мы надеемся, что этот пост в блоге об этикете электронной почты был вам полезен. Мы искренне верим, что, зная важнейшие правила делового этикета электронной почты, каждый профессионал способен сделать общение на рабочем месте более эффективным. Если вы считаете, что мы упустили важный совет, сообщите нам об этом!