19 правил этикета электронной почты, которые следует знать

Этикет электронной почты — это набор социальных правил, которые регулируют вежливое и продуктивное общение по электронной почте. Как и офлайн-этикет, этикет электронной почты помогает сделать общение комфортным, внимательным и профессиональным.

Что такое этикет электронной почты?

Правила этикета электронной почты на рабочем месте могут различаться в зависимости от отрасли и культуры, как в профессиональном, так и в глобальном масштабе. Он также может различаться в зависимости от поколения, поскольку этикет электронной почты, как и правила других форм общения, развивается с течением времени. Тем не менее, к большинству сообщений по электронной почте применяются определенные общие рекомендации, такие как использование профессионального тона и проверка каждого электронного письма перед его отправкой.

Соблюдение этикета электронной почты важно, поскольку оно выражает уважение к людям, которым вы отправляете электронные письма. По своей сути этикет представляет собой уважение к другим. С помощью этикета электронной почты вы сообщаете о своем профессионализме, а также о профессионализме вашей компании, если это применимо. В почтовом ящике получателя это может выделить вас и вашу компанию в выгодном свете. Этикет электронной почты также позволяет более эффективно отправлять электронные письма и отвечать на них. Ниже приведены 19 правил этикета электронной почты, которые помогут вам писать более четкие и профессиональные электронные письма, которые приведут к более продуктивным результатам.

19 советов по этикету электронной почты

1 Корректура, корректура, корректура

Ничто так не подрывает ваш профессионализм, как грамматическая ошибка или неправильное написание имени получателя. Прежде чем отправить электронное письмо, внимательно вычитайте его или воспользуйтесь Grammarly, чтобы убедиться в отсутствии грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок. Также еще раз проверьте правильность всех данных, включая написание имени получателя.

2 Напишите подробную тему письма

Хорошая тема — это предварительный просмотр письма. Вместо расплывчатой ​​темы, такой как «Привет» или «Проверяю», адресуйте свое сообщение напрямую. Таким образом, получатель сразу узнает, о чем письмо, и сможет ответить соответствующим образом.

3 Добавьте приветствие

Начинайте каждое электронное письмо с соответствующего приветствия. Примеры подходящих поздравлений по электронной почте включают в себя:

• Дорогой [имя получателя]
• Привет, [имя получателя]

4. Добавьте подпись

Ваше электронное письмо должно начинаться с соответствующего приветствия и заканчиваться соответствующей подписью. Профессиональные подписания по электронной почте включают в себя следующее:

• С уважением
• Лучший
• Искренне
• Спасибо
• Ваше здоровье

После подписания укажите свое имя.

5 Будьте кратки

Краткость – ключевой принцип любого профессионального общения. Не тратьте время получателя на посторонние детали и не объединяйте несколько разговоров в одно письмо. Держите его в фокусе, чтобы они могли быстро прочитать его и ответить при необходимости.

6 Будьте всеобъемлющими

Тем не менее, не экономьте на необходимой информации, чтобы ваше электронное письмо было кратким. Важной частью краткости является упоминание каждой важной информации в одном электронном письме. Проверяя электронную почту, читайте внимательно, чтобы убедиться, что вы не упустили никакой важной информации. Необходимость отправлять второе электронное письмо с упоминанием деталей, которые вы забыли указать в первом, может быть неловкой и неловкой. Это также может показаться непрофессиональным.

7 Подождите 24 часа для дальнейших действий

Отправив электронное письмо, дайте получателю время ответить. Подходящий период ожидания часто зависит от таких факторов, как ваши отношения с получателем и срочность вашего сообщения. Но, как правило, лучше подождатьне менее24 часов, прежде чем предпринимать дальнейшие действия.

В этикете электронной почты есть еще одно правило 24 часов: отвечайте на каждое полученное электронное письмо в течение 24 часов. Это правило распространяется на телефонные звонки и другие формы общения. Ответив быстро, вы покажете получателю, что цените его время.

8. Используйте автоответчик, когда вас нет дома

Прежде чем отправиться в отпуск, настройте автоответчик электронной почты. Это автоматический ответ на каждое полученное вами электронное письмо, позволяющий отправителю узнать, что вас нет дома и вы не можете читать электронные письма. В автоответе укажите даты вашего отсутствия на работе и коллегу, к которому отправитель может обратиться по неотложным вопросам.

9. Используйтескрытую копиюправильно

Bcc означаетслепую копию. С помощью скрытой копии вы можете отправить электронное письмо большой группе людей, не показывая адреса электронной почты отдельных получателей. Таким образом, ни один из получателей не сможет увидеть, кто еще получил электронное письмо. Они также не могут отправлять друг другу электронные письма с помощью функции «Ответить всем», что делает скрытую копию удобным инструментом, позволяющим избежать захламления почтовых ящиков.

10. Используйтеccправильно

В отличие от скрытой копии, люди, получившие копию электронного письма (копию), могут видеть, кто еще его получил. Цель копии — включить в электронное письмо нескольких получателей, сообщая при этом, что вы не обязательно ожидаете ответа от всех из них. Например, вы можете отправить электронное письмо коллеге из другого отдела и отправить копию своему руководителю, чтобы он был в курсе хода разговора.

11 Знайте, когда использовать функцию «Ответить всем»

Когда в электронном письме копируется сообщение нескольких людей, вы можете нажать «Ответить всем», чтобы отправить ответ всем из них. Не нажимайте «Ответить всем», если для этого нет причины, например, для обмена важной информацией, которую все должны знать. Вместо этого отвечайте отправителю электронного письма индивидуально, чтобы не загружать чужие почтовые ящики разговорами, в которых они напрямую не участвуют.

12 Следите за своим тоном

Используйте профессиональный тон в деловых и академических письмах. Небрежный тон может подорвать ваш профессионализм, а резкий тон может дать неверный сигнал. Будьте вежливы и дружелюбны, но сохраняйте профессиональный вид, избегая сленга, случайных приветствий и несерьезных разговоров.

13 Будьте осторожны с смайликами

Точно так же, как правило, лучше держаться подальше от смайлов в профессиональных электронных письмах. В некоторых случаях могут быть уместны смайлики, например смайлики с аплодисментами, чтобы отпраздновать успех команды. Когда дело доходит до использования смайликов в электронных письмах на рабочем месте, следуйте указаниям своего менеджера, чтобы определить, уместны ли смайлы, и если да, то какие именно.

14. Опишите все вложения к электронной почте.

Если у вас есть вложение, которым вы хотите поделиться, объясните получателю, что это такое и как вы хотите, чтобы он с ним взаимодействовал — читая, комментируя, подписывая и т. д. Отправка вложения без описания может оставить получателя в недоумении — или даже подозрение на попытку фишинга.

15 Повторяйте личные и телефонные разговоры

После личной встречи или телефонного разговора часто бывает полезно отправить дополнительное электронное письмо, в котором повторятся обсуждаемые вами темы. Это позволяет достичь нескольких целей:

• Это держит ваше обсуждение в центре внимания всех участников.
• Это создает «бумажный след», на который вы можете ссылаться в будущих обсуждениях.
• Это может предотвратить недопонимание и недопонимание, предоставляя участникам возможность задавать вопросы или уточнять свои утверждения.

16 Напишите своей аудитории

Хотя к каждому получателю электронного письма следует относиться с уважением и вниманием, вам, возможно, придется изменить язык и уровень детализации в зависимости от того, кому вы отправляете электронное письмо. Например, отправляя электронное письмо коллеге, вы можете использовать тот же жаргон и инсайдерский жаргон, который используете на собраниях. Однако кто-то за пределами вашей организации может не знать этой терминологии, поэтому лучше придерживаться простого языка, который они поймут. Точно так же, хотя вы часто можете использовать знакомый язык со своими одноклассниками и коллегами, сохраняйте профессиональный тон с профессорами, администраторами и руководителями компании.

17 Правильно и уместно расставляйте знаки препинания.

Вы, несомненно, получали электронные письма, содержащие слишком много восклицательных знаков или многоточий, которые придают сообщению зловещую атмосферу. Их авторы, вероятно, не хотели показаться перевозбужденными или предчувствующими, но, тем не менее, их пунктуация передала это настроение.

В электронных письмах следуйте тем же правилам пунктуации, которым вы следовали бы в любом другом профессиональном письме. Сохраняйте восклицательные знаки для тех редких случаев, когда они оправданы, заканчивайте предложения точками и, прежде чем нажать «Отправить», дважды проверьте пунктуационные ошибки.

18 Не присылайте ничего, что вы не хотели бы прочитать вслух.

Когда вы расстроены, легко позволить эмоциям окрасить ваше письмо. Также может возникнуть соблазн поделиться пикантной офисной сплетней со своими друзьями по работе. Но помните, что электронная почта никогда не бывает конфиденциальной. Все, что вы отправляете по электронной почте, может быть перехвачено, снято с экрана, загружено или распечатано, поэтому убедитесь, что каждое отправляемое вами электронное письмо подходит для обмена.

19. Используйте стандартные шрифты и форматирование.

Есть много отличных способов сделать ваши электронные письма запоминающимися. Comic Sans не входит в их число. Придерживайтесь стандартного шрифта, например Arial, Helvetica или Times New Roman. Эти шрифты демонстрируют профессионализм, и вы можете быть уверены, что они будут правильно отображаться в любом браузере и на любом устройстве.

Большинство профессиональных электронных писем имеют один и тот же формат:

• Приветствие
• Открытие раздела
• Одна или две секции кузова
• Закрытие раздела
• Выйти

Когда кто-то получает электронное письмо в неожиданном формате, это может сбить с толку. Сообщение отправителя также может потеряться в форматировании. Придерживайтесь стандартного, предсказуемого формата, чтобы ваше сообщение было понято.

Часто задаваемые вопросы по этикету электронной почты

Что такое этикет электронной почты?

Этикет электронной почты — это набор социальных правил, которые регулируют вежливое и продуктивное общение по электронной почте.

Каковы 3 правила этикета электронной почты?

• Подождите 24 часа, прежде чем принимать дальнейшие меры.
• Всегда проверяйте перед отправкой.
• Поддерживайте профессиональный тон.

Каковы 3 ошибки этикета электронной почты?

• Нажмите «Ответить всем», если вы хотите ответить только отправителю электронного письма.
• Использование расплывчатой ​​темы письма.
• Написание длинного, запутанного электронного письма вместо краткого.