17 правил этикета электронной почты, которые нужно знать и соблюдать

С первых дней существования AOL («Вам пришла почта!») я провел бесчисленное количество часов в окопах электронной почты, работая на самых разных должностях: от представителя службы поддержки клиентов до менеджера онлайн-сообщества, главного редактора и представителя по связям с общественностью. Я подсчитал, и даже при ультраконсервативной оценке десять электронных писем в день за двадцать лет я отправил не менее 73 000 электронных писем. Этот опыт, как хороший, так и плохой, научил меня, что делать и чего не делать. В настоящее время я являюсь экспертом по электронной почте, который отправил массовые рассылки по электронной почте с 55-процентным уровнем ответов. (Если вам интересно, это чертовски хорошо.)

По моему опыту, есть пять нарушений этикета электронной почты, настолько вопиющих, что они относятся к категории «Зал позора плохой электронной почты». Начнем с них.

Пять худших ошибок этикета электронной почты

Ошибки по электронной почте — мы все их совершали. Иногда мы осознаем это через долю секунды после того, как нажимаем «Отправить» и кричим «Нет!» желая, чтобы мы могли вернуть его.

через GIPHY

Вот самые вопиющие нарушения этикета электронной почты.

1 Использование CC для массовых рассылок

Когда я работал журналистом по видеоиграм, был представитель по связям с общественностью, который прославился тем, что отправил PR-письмо огромному списку журналистов, использующих CC, в котором были раскрыты все тщательно охраняемые адреса электронной почты этих журналистов. Затем журналисты радостно воспользовались функцией «Ответить всем», чтобы вести беседу, безжалостно насмехаясь над ним.

Не используйте CC для массовых рассылок. Поверьте мне. Вам действительно не нужна такая известность.

2 Нажимайте «Ответить всем», когда вы должны нажать «Ответить».

Функция «Ответить всем» удобна, когда в разговоре участвуют более двух человек, но будьте осторожны. Я был вовлечен в групповое электронное письмо, где один участник ответил, думая, что она пишет только мне, чтобы признать, что она влюблена в другого члена группы электронной почты. Она случайно нажала «Ответить всем». В данном случае предмет давки был польщен. Но . . . ваш случайный Ответить всем может не привести к сказочному финалу.

3 Предполагая, что электронная почта является частной и конфиденциальной

Все, что вы пишете в электронном письме, может быть передано, намеренно или случайно. (См. выше.) Не говорите в электронном письме, особенно в офисе, того, чего не сказали бы публично. И особенно не пишите ничего, что могло бы вас преследовать. Электронные письма могут быть приняты даже в суде.

4 Электронная почта, когда зол

Иногда вы просто хотите отчитать кого-то. Мы все были там. И может быть гораздо проще изложить эти чувства в письменной форме, чем вести трудный разговор лицом к лицу. Но сопротивляйтесь желанию. Гневные электронные письма повышают защиту получателя, а это непродуктивно.

через GIPHY

Если вам нужно написать гневное электронное письмо, либо не добавляйте получателя в поле «Кому:», либо напишите его в своем текстовом процессоре, где у вас не будет соблазна нажать «Отправить». Затем дайте напитку постоять двадцать четыре часа. Скорее всего, вы успокоитесь, когда вернетесь, и сможете дать ясный отзыв, а не язвительные оскорбления.

5 Не доходя до сути

Я не знаю, сколько раз я читал бессвязное электронное письмо только для того, чтобы подумать: «Хорошо, но что этот человек хочет от меня?» Ради любви ко всему электронному, не используйте электронную почту как средство для выгрузки мозгов. Вместо этого проведите мозговой штурм, прежде чем писать электронное письмо. Затем решите, какова ваша цель — что, как вы надеетесь, произойдет в результате отправки этого письма? Напишите краткое, четкое сообщение с учетом этого. Если цель вашего электронного письма — убедить, оформите его как презентацию для лифта.

Двенадцать обязательных советов по этикету электронной почты

Теперь, когда мы рассмотрели самые возмутительные нарушения электронной почты, давайте рассмотрим некоторые рекомендации по этикету электронной почты, которые всегда сделают вас безупречным профессионалом.

1 Используйте описательную тему

Сохраните свой культивируемый вид таинственности для неопределенного бронирования на Facebook. (Ладно, на самом деле вам тоже не следует этого делать.) Предположим, что у каждого, кому вы пишете, есть переполненный почтовый ящик, и используйте строку темы, чтобы описать содержимое вашего электронного письма, чтобы получатель сразу знал, почему ваше электронное письмо должно быть приоритет.

2 Не пишите заглавными буквами

С точки зрения Интернета, ввод всех заглавных букв выглядит как крик. Нужен дополнительный стимул, чтобы убрать Caps Lock? Вы можете активировать спам-фильтры.

3 Убери восклицательные знаки

Я знаю, ты взволнован! Серьезно!!! Но можно передать волнение и без восклицательных знаков. (Боже мой! Сохраните их, когда вы действительно восклицаете.) Мания восклицательных знаков — еще один триггер спам-фильтра, поэтому используйте их экономно и никогда, никогда два или более в конце предложения. Если только вы не подросток. Тогда дерзайте.

4 Будь проще

Идеальное электронное письмо должно быть кратким и сразу переходить к сути. Пишите такие письма, и все вас полюбят, и вы станете суперпопулярны . (Хорошо, может и нет. Но, по крайней мере, никто не будет жаловаться на ваши раздражающие привычки в электронной почте.) Если ваше сообщение сложное, с большим количеством движущихся частей, подумайте о том, чтобы написать подробный бриф и прикрепить его в формате Google Doc или pdf. Но . . .

5 Спросите, прежде чем отправлять вложения

В наши дни мы все с осторожностью относимся к открытию вложений электронной почты, даже из известных источников. И у нас есть на это веские причины. Если вы должны отправить вложение, предупредите получателя, чтобы он знал, что оно придет.

6 Используйте автоответчик экономно

Отпускные автоответчики в порядке. (Только не забудьте отключить их «автоматически» или вручную, когда вернетесь в офис.) Но автоответчики говорят что-то вроде «Эй, я получил твое письмо. Я скоро к вам вернусь!» бессмысленны. Они также могут сообщить спамерам, что они достигли действительного адреса электронной почты — двойная проблема!

7 Используйте профессионально звучащие приветствия

Если вы не знаете получателя очень хорошо, а это стиль, к которому вы оба привыкли, не начинайте профессиональные электронные письма с приветствий, таких как «привет» или «йоу». «Привет» или «привет» обычно подходят. Используйте «уважаемый» в официальной деловой переписке.

8 Используйте профессионально звучащие подписи

Держите его стильным. Вот несколько лучших практик.

9 Используйте юмор с осторожностью

Своевременная порция юмора может сделать электронное письмо запоминающимся. Он также может потопить его, как Титаник. Вы можете подумать, что подаете умную шутку, но ваше остроумие может быть потеряно при переводе. Приберегите забавные вещи для людей, которых вы хорошо знаете, — они вас поймут.

через GIPHY

10 Не надоедайте повторами

Избегайте отправки шквала последующих электронных писем. Если контакт не отвечает, а вам действительно нужен ответ, рассмотрите возможность телефонного звонка, если это возможно. Во всех остальных случаях, если ваше тщательно продуманное последующее сообщение не получило ответа после одной или двух попыток, предположим, что получатель не заинтересован.

11 Будьте осторожны, что вы пересылаете

Бывают случаи, когда можно переслать письмо — например, если отправитель наткнулся не на тот контакт или вам нужно добавить кого-то в беседу. Но не пересылайте конфиденциальные электронные письма. Если вы сомневаетесь в том, что отправитель захочет поделиться беседой, спросите разрешения, прежде чем вовлекать в цикл кого-то еще.

12 Корректура

В опросе Grammarly 67% ответили, что опечатки в рабочих письмах недопустимы. Чтобы не выглядеть так, как будто вам не хватает внимания к деталям, тщательно проверьте текст, прежде чем нажимать «Отправить». Никто никогда не сожалел о том, что потратил немного дополнительного времени на полировку своего письма.

Допустили ли вы какую-нибудь досадную оплошность по электронной почте? Есть ли у вас претензии к этикету электронной почты? Поделитесь комментарием ниже.