Как справиться с перегрузкой электронной почты на работе

Перегрузка электронной почты становится все более серьезной проблемой для работников умственного труда во всем мире, особенно по мере того, как все больше и больше компаний переходят на удаленную работу. Миллионы запросов остаются без ответа, пока мы изо всех сил пытаемся справиться с ежедневной горой новых сообщений. К счастью, есть способы более эффективно работать с электронной почтой.

В этом руководстве мы сосредоточимся на том, как справиться с перегрузкой электронной почты. Мы изучаем доказательства, чтобы предложить десять лучших практик управления электронной почтой, которые можно использовать на работе, в том числе проверенные стратегии работы с электронной почтой, которые помогут вам перестать отправлять слишком много писем и справиться с шквалом получаемых сообщений.

Что такое перегрузка электронной почты?

Перегрузка электронной почтой — это чувство стресса и беспокойства, вызванное входящим письмом без ответа.

Феномен перегрузки электронной почты не нов. На самом деле, уже в 2011 году исследователи предупреждали об опасности чрезмерной электронной почты. Ученые обнаружили, что многие сообщения, которые загромождают наши почтовые ящики, не были «критичны для бизнеса». Проще говоря, это был мусор.

Исследователи обнаружили, что борьба с вашим почтовым ящиком может вызвать сильные негативные чувства. В одном исследовании было обнаружено, что перегрузка электронной почтой приводит к «более высокому уровню выгорания и низкой вовлеченности в работу». Рабочие обнаружили, что перегрузка электронной почтой влияет на них вне работы, создавая давление, даже когда нам не платят.

Поскольку электронные письма накапливаются в наших почтовых ящиках, может быть невозможно определить те, на которые вы должны ответить немедленно, и те, которые могут подождать. Мы теряем представление о том, что важно, а что можно игнорировать.

Ситуация ухудшается из-за увеличения числа домашних и гибридных рабочих мест, пишет исследователь Эми Задоу в The Conversation. В ее исследовании академического общения 55% ученых отправили корреспонденцию в течение выходных. Что еще более важно, 30% отправили электронные письма в выходные дни и ожидали ответа в тот же день.

Она предупреждает, что эта культура общения в режиме 24/7, вызванная во многих случаях перегрузкой электронной почты, наносит ущерб нашему физическому и психическому здоровью.

Как определить признаки перегрузки электронной почты

Самый безошибочный признак того, что вы боретесь с перегрузкой электронной почтой, — это наличие сотен писем без ответа в вашем почтовом ящике. Как мы видели, это может оказывать на нас психологическое и даже физическое воздействие.

Электронная почта делает нас несчастными, пишет Кэл Ньюпорт в New York Times. По словам Ньюпорта, оставшиеся без ответа электронные письма вызывают уровень «фонового беспокойства», который может преследовать вас всегда и везде.

В крайних случаях перегрузка электронной почтой может вызвать явные признаки стресса на рабочем месте, в том числе ощущение, что вы не в состоянии справиться. Другие симптомы стресса на рабочем месте могут включать:

• перепады настроения
• отзывается
• потеря мотивации, приверженности и уверенности
• повышенные эмоциональные реакции — более слезливые, чувствительные или агрессивные

Вы испытываете стресс или каждое электронное письмо заставляет вас чувствовать себя еще более несчастным? Вот несколько способов справиться с перегрузкой электронной почты.

10 способов справиться с перегрузкой электронной почты

Вот десять научно обоснованных стратегий борьбы с перегрузкой электронной почтой. Если пересылка электронной почты мешает вашей работе, ознакомьтесь с нашей статьей о 10 лучших советах по повышению эффективности работы с электронной почтой.

Если вы испытываете сильный стресс или тревогу на работе, очень важно поговорить с кем-нибудь и попросить о помощи. Приведенные здесь советы и рекомендации — это стратегии, которые помогут, но не долгосрочное решение. Если вам нужна помощь, попросите ее.

1. Поймите, как вы используете электронную почту

Прежде чем мы углубимся в советы, подумайте о том, как вы используете электронную почту. То, как вы работаете со своей почтой, отражает вашу личность, говорят Шана Лебовиц и Аллана Ахтар в Business Insider.

Они разделили рабочих мира на три типа:

1. Файлеры/удалители электронной почты (те, кто отвечает немедленно)
2. Сохранители электронной почты (отвечают быстро, но никогда не удаляют электронные письма)
3. Игнореры (те, кто никогда не читает электронные письма и не отвечает на них)

Вы тот, кто должен отвечать на каждое электронное письмо и изо всех сил пытается справиться? Или вы игнорируете электронные письма и храните их?

Зная, как вы используете электронную почту, вы можете определить стратегии с наибольшими шансами на успех.

То, как мы используем электронную почту, также может объяснить, почему ваши текущие стратегии работы с электронной почтой вряд ли сработают. На самом деле, многие из наших укоренившихся привычек управления электронной почтой, такие как отключение оповещений, могут негативно повлиять на нас, предупреждает доктор Эмма Рассел.

Признание наличия проблемы в управлении электронной почтой — это первый шаг к позитивным изменениям.

2. Выделите время для ответов на электронные письма

Ответ на электронную почту является основной частью вашей роли и должен рассматриваться как таковой. Регулярно выделяйте время для ответов на электронные письма.

Это может быть утро, день или любое удобное для вас время. Добавьте это в свой календарь и относитесь к этому как к важной задаче. Не оставляйте отвечать на электронные письма по вечерам и в выходные дни. Работать в свободное время не только неприемлемо, но и неэффективно. Это может вызвать больше стресса, чем решить.

Выделение времени для электронных писем позволяет вам морально подготовиться. Менеджеры и лидеры, которых мы можем подготовить к работе заранее, «испытывали более позитивное настроение и сосредоточенность на работе, что, в свою очередь, позволяло им быть более успешными в течение дня», — обнаружили исследователи из Портлендского государственного университета.

Когда вы отвечаете на электронные письма, делайте это и ничего больше. Ученые обнаружили, что совмещать несколько задач просто нецелесообразно. Выделите время для ответов на электронные письма и сосредоточьтесь исключительно на задаче для достижения наилучших результатов.

3. Электронная почта для сортировки

Перегрузка электронной почтой является признаком того, что вы не можете эффективно хранить и расставлять приоритеты в своих электронных письмах. Сортировка электронной почты — это стратегия, которую вы можете использовать, чтобы справиться с горами корреспонденции.

Хотя вы можете получать сотни (или даже тысячи) электронных писем в день, Эми Гэллоу в Harvard Business Review рекомендует всего три способа работы с каждым электронным письмом:

1. Удалить: вы можете быстро просмотреть те электронные письма, которые вам не нужно читать или отвечать на них. Это могут быть приглашения, нежелательная почта и реклама. Удалите их как можно скорее, чтобы сэкономить место и уменьшить стресс.
2. Отвечать: срочные электронные письма будут выскакивать, и вы должны немедленно ответить. Сюда входит важная для бизнеса корреспонденция, например, сообщения от вашего начальника.
3. Файл: Если вы не можете ответить немедленно, храните сообщения в безопасном месте, где с ними можно будет разобраться, когда позволит время (например, в течение вашего защищенного времени).

Популярные пакеты электронной почты, такие как Outlook и Gmail, позволяют быстро идентифицировать важные электронные письма (например, с красными флажками или пометками). Это может обеспечить простой способ идентифицировать срочные и важные электронные письма.

Мы рекомендуем уделить немного времени тому, чтобы понять, как работает ваша программа электронной почты, и посмотреть, можно ли использовать ее более эффективно.

4. Создайте несколько стандартных шаблонов

Правда в том, что большинство из нас каждый день имеют дело с одними и теми же или похожими задачами и запросами. Электронные письма, которые мы получаем, и ответы, которые мы создаем, во многом одинаковы — естественно, в соответствии с правилами хорошего этикета электронной почты. Создание серии стандартных шаблонов запросов и ответов, которые профессионально написаны и предварительно отформатированы, может сэкономить значительное количество времени.

Сохраненные в доступном месте, мы можем вызывать эти шаблоны, когда это необходимо, вырезая и вставляя их, когда это необходимо.

Действительно, вам все равно придется редактировать, изменять и персонализировать их, что не идеально.

Нужна помощь? Мы создали серию подробных статей с шаблонами, посвященных всем аспектам профессионального делового общения, в том числе:

• Как написать официальное электронное письмо
• Как написать последующее электронное письмо
• Как написать письмо с бизнес-запросом
  

А еще лучше прочтите следующий совет, чтобы увидеть, как мы в Flowrite продвинули концепцию шаблонов электронной почты не только на один, но и на сто шагов вперед с помощью искусственного интеллекта.

5. Используйте искусственный интеллект и технологии для преобразования электронной почты

Шаблоны могут сэкономить вам время, но могут показаться невежливыми и безличными. Копирование, вставка и ручное заполнение пробелов в шаблонах по-прежнему занимает много времени. К счастью, захватывающая новая технология, использующая возможности искусственного интеллекта, меняет то, как мы пишем электронные письма. За считанные секунды вы можете создавать целевые, профессиональные и эффективные электронные письма, которые приносят результаты.

Инструмент повышения производительности письма Flowrite на основе искусственного интеллекта может помочь любому сэкономить время на создании персонализированных сообщений электронной почты с невероятной точностью. Если вы застряли в рутине или вам не хватает времени, наш продукт может помочь обновить и улучшить ваши электронные письма, преобразовывая ваши идеи и мысли в профессиональную переписку, которая дает правильные результаты.

И дело не только в написании ИИ; существует целый ряд новых технических решений и инструментов, которые могут повысить производительность на рабочем месте и помочь вам справиться с бременем электронной почты.

6. Удалить, заблокировать, отписаться

Нежелательная почта, нежелательная почта, спам. Как бы вы это ни называли, мы все получаем горы электронных писем, которые нам не нужны или не нужны. Каждый день рассылается невероятные (или пугающие) 320 миллиардов спам-писем. Это более 80% всех электронных писем, отправляемых каждый день.

Если у вас есть учетная запись электронной почты, вы получите как минимум одно нежелательное сообщение. Но вы можете получать до тысячи каждый месяц, особенно если ваш адрес электронной почты общедоступен в Интернете.

Первым этапом восстановления почтового ящика является систематическое удаление и отбрасывание любой нежелательной почты. Но вы также должны отказаться от подписки, чтобы не получать электронные письма в будущем.

Внизу каждого электронного письма вы должны найти ссылку, позволяющую отписаться от списка рассылки. Это законное требование в США и Европе, хотя некоторые недобросовестные отправители электронной почты могут найти способы скрыть это. Если почта продолжает приходить, то заблокируйте отправителя.

В будущем никогда не подписывайтесь на то, что вам не нужно или не нужно. Например, если вы получаете нежелательные электронные письма из списка рассылки, всегда сразу же нажимайте «Отписаться».

7. Подумайте о звонке

Пинг-понг сообщений может быстро увеличить количество электронных писем в вашем почтовом ящике, но лучший ли это способ общения?

По мнению психологов, иногда звонок может быть более эффективным (или «оптимальным») для установления связи и общения. Мы склонны писать электронные письма, когда можем более эффективно общаться лично, по телефону или лицом к лицу, пытаясь избежать неловкости.

Они пришли к выводу, что «взаимодействия, включая голосовые (телефон, видеочат и голосовой чат), создавали более прочные социальные связи и не увеличивали неловкость по сравнению с взаимодействиями, включающими текст (электронная почта, текстовый чат)».

Хотя не всегда возможно встретиться лицом к лицу, подумайте, не будет ли быстрее позвонить кому-нибудь, прежде чем отправлять электронное письмо. Короткий телефонный разговор может занять меньше времени, чем обработка шквала электронных писем, которые часто приходят при работе с деталями.

8. Инвестируйте в инструменты внутренней коммуникации

Службы обмена мгновенными сообщениями, такие как Slack, упрощают обмен информацией между коллегами, клиентами и заказчиками. Предположим, вы можете преодолеть трудности реализации; в этом случае обмен мгновенными сообщениями может стать отличной стратегией устранения перегрузки электронной почтой на работе.

В практическом руководстве по внедрению обмена мгновенными сообщениями Harvard Business Review рекомендует использовать технологии вашего персонала и устанавливать основные правила. Они отмечают, что IM уже является основной частью технических команд. Slack, например, поддерживает быстрый обмен информацией, которая необходима командам для совместной работы и роста, чтобы стать важным инструментом для компаний любого размера.

Конечно, простая замена электронной почты мгновенными сообщениями может привести к совершенно новой проблеме перегрузки обмена сообщениями. Тем не менее, все стратегии, изложенные выше, по-прежнему актуальны. По мнению HBR, не менее важно соблюдать баланс между работой и личной жизнью.

9. Храните документы в облаке

Сколько электронных писем содержат запросы на документы и сколько отсутствуют вложения?

Совместный доступ к документам и их хранение меняются, и все больше компаний переходят на облачные технологии. Применяя облачные решения и предоставляя адекватный доступ, вы можете сократить значительный объем трафика электронной почты.

Все документы можно хранить и делать доступными для всех, в любом месте и в любое время. В мире работы после коронавируса облачные сервисы могут обеспечить необходимый нам рост производительности, утверждает Уильям Смит в журнале Technology Magazine.

Вам больше не нужно отправлять электронное письмо и ждать ответа (или давать ответ, если вы находитесь на другой стороне. Вы можете предположить, что каждый может получить доступ к нужным документам, когда они им нужны.

10. Сделайте перерыв

Это может показаться контрпродуктивным, но исследователи обнаружили, что перерыв в электронной почте (отпуск по электронной почте) может снизить стресс и повысить концентрацию.

В ходе тестов ученые обнаружили, что те, кто сразу же читал электронную почту, находились в устойчивом состоянии «высокой готовности» с более постоянной частотой сердечных сокращений. Напротив, работники, которые не отвечали на электронные письма в течение пяти дней, «испытывали более естественную переменную частоту сердечных сокращений».

Теперь нецелесообразно отключать электронную почту в течение рабочей недели. Но ограничение ответов на электронные письма рабочим днем ​​и отключение в вечернее время и в выходные дни может уменьшить стресс и чувство перегрузки электронной почтой.

Думаете, это повлияет на ваши перспективы на работе? Установление границ — критически важный навык для лидеров, считает Дженн Лофгрен в Forbes. Четкое установление того, что хорошо, а что нет, включая ответы на электронные письма в выходные дни, посылает сильный сигнал.

‍

Советы здесь должны предоставить некоторые способы управления перегрузкой электронной почты. К сожалению, проблема слишком большого количества писем никуда не исчезнет. Правда в том, что перегрузка электронной почтой, вероятно, станет более опасной, поскольку мы работаем более удаленно и проводим еще больше времени в Интернете, в том числе в свободное время.

Если вы боретесь со слишком большим количеством электронной почты, важно разработать стратегии управления электронной почтой, которые работают на вас. Рассмотрите возможность использования новых технологий, таких как помощники по работе с электронной почтой с искусственным интеллектом, обмен мгновенными сообщениями и внедрение передовых методов управления электронной почтой на работе.