10 советов по повышению эффективности работы с электронной почтой, чтобы делать больше каждый день

Большинство из нас не задумываются о том, как мы используем электронную почту. Сообщения продолжают поступать каждый день, и мы продолжаем отвечать по ходу дела, не добившись многого в течение дня. Может показаться, что это бесконечный цикл. Почти как если бы вы были рабом своего почтового ящика.

Но это не должно быть так.

На самом деле, легко рационализировать свой способ управления электронной почтой, если вы приложите к этому усилия. Несколько простых указаний, пара основных правил и один или два приема для повышения производительности помогут сократить время еженедельного управления электронной почтой. ‍

Не верите нам? Прочтите эти советы по повышению эффективности работы с электронной почтой, чтобы получить шанс оказаться неправым.

1. Проверяйте электронную почту только два раза в день

Проверяете почту по 50 раз в день? Вы, вероятно, не должны.

Управление и ответ на ваши электронные письма один раз утром, прежде чем вы начнете какие-либо задачи, требующие глубокого внимания. А затем еще раз во второй половине дня, когда вам нужно отдохнуть от других задач.

Это позволит оставить остаток дня для более продуктивной работы. Обязательно отключите уведомления о входящих электронных письмах, чтобы у вас не возникало желания проверять их чаще.

2. Используйте правила одного клика и трех предложений

Эти приемы повышения производительности могут работать или не работать в зависимости от вашего рабочего процесса, но их определенно стоит попробовать.

• Правило одного клика: обязуйтесь касаться электронной почты только один раз. Вы можете выполнять несколько действий, когда оно открыто, но правило гласит, что вы должны что- то сделать, как только откроете электронное письмо. Вы можете заархивировать его, ответить на него или добавить в свой список задач.
• Правило трех предложений: все ответы должны состоять из трех предложений или меньше. Это так просто. Чем короче ответ, тем меньше времени тратится на электронные письма. Вы можете изменить это число до 2-5 предложений, но суть останется прежней: не тратьте часы своего времени на создание отшлифованного ответа.

Если 3 предложения все еще кажутся слишком длинными, почему бы вам не попробовать написать только 3 пункта с помощью Flowrite? Отказ от ответственности: наш инструмент для письма на основе искусственного интеллекта превратит их в полноценное электронное письмо.

3. Постоянно отписываться

Это неизбежно. В какой-то момент эти массовые электронные письма и информационные бюллетени накапливаются и начинают загромождать ваш почтовый ящик. Решение: каждый раз, когда вы получаете нежелательное электронное письмо, нажимайте кнопку «Отписаться» внизу сообщения.

Последовательность окупается: через неделю или две вы отпишетесь от 80-90% ненужных писем.

Или, если вы не хотите тратить время на это вручную, есть такие сервисы, как Unroll.me, которые выполняют процесс отписки за вас.

4. Изучите сочетания клавиш

PSA: вам не нужно использовать Superhuman, чтобы использовать сочетания клавиш. Возьмем в качестве примера Gmail.

Сначала проверьте в настройках Gmail, действительно ли включены сочетания клавиш: «Настройки» → «Основные» → «Сочетания клавиш» → «Сохранить изменения».

Тогда вам просто нужно запомнить самые полезные сочетания клавиш (следующие предназначены для macOS):

• Вверх и вниз = перемещение по папке «Входящие». Нажмите Enter, чтобы открыть беседу. Нажмите X, чтобы выбрать разговор.
• P/N = выберите предыдущее или следующее сообщение в разговоре. Нажмите Enter, чтобы открыть сообщение.
• Shift + C = Написать в новом окне
• Shift + 3 = Когда цепочка выбрана, она перемещается в корзину.
• S = Начать разговор
  

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с этой статьей о сочетаниях клавиш для Gmail.

5. Попробуйте правило двух минут

Установите правило для сообщений, с которыми можно быстро разобраться. Если на ответ уходит менее 2 минут, сделайте это сразу.

Конечно, этот совет по продуктивности работы с электронной почтой не означает, что вы должны держать свой почтовый ящик открытым весь день и реагировать всякий раз, когда приходят новые сообщения!

Скорее, когда вы резервируете время для обработки электронной почты, сначала займитесь быстрыми делами.

Это сработало для вас? Мы хотели бы знать.

6. Настройте фильтры и псевдонимы

Фильтры — это правила автоматизации, которые перенаправляют вашу электронную почту в правильные папки, когда они попадают в ваш почтовый ящик. Они избавляют вас от необходимости сортировать сообщения вручную.

Например, вы можете создавать правила на основе адреса отправителя, строки темы, слов, включенных в основной текст, размера, даты и т. д. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с этим руководством по настройке фильтров в Gmail.

Псевдонимы — это полезная функция, упрощающая фильтрацию электронных писем. Gmail позволяет вам создавать псевдонимы, используя знаки плюс и точки в вашем адресе электронной почты.

Например, предположим, что у вас есть адрес электронной почты [email protected]. Вы хотите подписаться на информационный бюллетень Flowrite и фильтровать входящие информационные бюллетени в специальную папку. Затем вы можете подписаться, используя адрес [email protected], и выпуски новостной рассылки все равно будут попадать в ваш почтовый ящик. Затем вы можете создать правило фильтрации, направляющее все электронные письма на этот адрес в папку «Информационные бюллетени».

7. Используйте полноэкранный режим

Этот совет по продуктивности работы с электронной почтой очень прост, но эффективен.

Если у вас одновременно открыто 50 вкладок, почти гарантировано, что появится уведомление, которое отвлечет ваше внимание. Или вы просто решаете, что сейчас самое подходящее время, чтобы проверить свою ленту в Твиттере и вчерашний криптомем.

Исключите возможность отвлечься. Установите окно браузера на полный экран и сделайте другие вкладки невидимыми.

• Windows: нажмите F11
• macOS: нажмите CMD + Shift + F

Вы можете поблагодарить нас позже.

8. Запланируйте отправку писем позже

Иногда практично и вежливо отправлять электронные письма в заранее определенное время, а не в настоящий момент. Время отправки также может повлиять на скорость открытия.

Gmail упрощает эту задачу. Просто нажмите стрелку рядом с кнопкой «Отправить» при создании электронного письма и выберите дату и время. Так просто! Большинство почтовых клиентов имеют аналогичные функции, и есть множество удобных расширений, которые могут сделать это за вас, если вам не повезло.

9. Используйте электронную почту, чтобы делать заметки о встречах

Это умопомрачительный лайфхак для повышения производительности (и при этом такой простой). Всякий раз, когда вы находитесь на собрании Zoom или Teams, откройте пустой шаблон электронной почты и начните делать заметки.

Напишите быстрые списки во время встречи.

Завершите встречу на 5-10 минут раньше и быстро отшлифуйте записи, чтобы их было удобнее читать.

Затем отправьте их всем заинтересованным лицам.

Вот и все: вы готовы к следующему заданию или встрече, не тратя 30 минут на написание заметки.

10. Удалите свои электронные письма

Не все, конечно! Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы разделить ваши электронные письма на четыре категории. Вы можете создать папку для каждой категории для облегчения обработки.

• Срочно и важно = сразу просматривайте эти письма. Но не раньше, чем вы отсортируете остальные письма.
• Срочные и неважные = Если возможно, обработайте эти сообщения сразу после обработки сообщений из категории 1. Если нет, зарезервируйте некоторое время с конца того же дня.
• Несрочные и важные = Вы можете заняться этим позже, но не забудьте зарезервировать для них время, так что они неизбежно будут рассмотрены.
• Несрочные и неважные = Удалите или игнорируйте эти сообщения.
  

Вот и все, ребята! Все, что вам осталось сделать, — это применить некоторые из этих советов по повышению эффективности работы с электронной почтой в своем рабочем процессе и посмотреть, сколько часов вы сможете сэкономить на следующей неделе.