Темы электронных писем: 18 профессиональных примеров

Знаете ли вы, что большая часть получателей электронной почты решает, открывать ли письмо, основываясь только на теме письма? Если вы хотите, чтобы получатели прочитали ваше письмо, сначала вам нужно его открыть.

Для электронных писем, связанных с работой, вам нужно будет написать профессиональную тему, но как узнать, какая тема письма будет успешной? В этом руководстве мы ответим на этот вопрос и расскажем вам больше, включая советы по написанию профессиональной темы электронной почты, примеры профессиональных тем электронной почты и основы темы.

Что такое тема профессионального электронного письма?

Профессиональная тема электронного письма — это четкий и краткий предварительный просмотр содержания электронного письма. Оно должно включать ключевую информацию, такую ​​как темы и сроки, чтобы помочь получателю быстро понять важность и цель электронного письма.

Когда использовать профессиональную тему письма

Как правило, профессиональная тема электронного письма может принести пользу в любой ситуации, связанной с формальным или деловым общением. Использование профессиональной темы имеет решающее значение в различных случаях, в том числе:

• Профессиональное и деловое общение
• Сроки и другие неотложные ситуации
• Заявки на работу
• Предложения клиентов
• Приглашения на встречи
• Официальные объявления
• Нетворкинг и знакомства
• Обновления политики
• Холодные рассылки по электронной почте

Советы по написанию профессиональной темы электронного письма

Поддержание профессионального тона, избегание лексики, вызывающей спам, и краткость темы письма необходимы для эффективного профессионального общения. Вот несколько советов, которые помогут вам открыть свои профессиональные электронные письма, не выходя за рамки надлежащего профессионального этикета.

Персонализируйте тему письма

При необходимости используйте имя получателя в строке темы. Письма с персонализированной темой открываются с большей вероятностью. Однако не персонализируйте строку темы, если вы включаетекопиюв свое электронное письмо.

Учитывайте свой тон

Поддерживайте профессиональный и уважительный тон в теме письма. Избегайте непринужденной речи, поскольку это может подорвать формальность профессионального общения. Даже отправляя электронные письма с напоминаниями, вы можете оставаться профессионалом.

Будьте ясны и кратки

Используйте ясный и простой язык, чтобы передать цель электронного письма. Тема письма должна быть напрямую связана с содержанием письма. Помните, что большинство почтовых клиентов для настольных компьютеров отображают только около 60 символов (букв и пробелов), а для мобильных устройств — только около 30, поэтому краткая и конкретная строка темы с большей вероятностью будет полностью видна и легко понятна.

Не «кричи»

Чрезмерное использование восклицательных знаков или заглавных букв может выглядеть непрофессионально или даже кричать. Однако правильно поставленный восклицательный знак может указать на срочность, когда это необходимо.

Подумайте дважды, прежде чем использовать смайлы

Прочитайте комнату. Хотя в некоторых компаниях допускается использование случайных практик, таких как использование смайлов, в целом рекомендуется ограничивать или избегать использования смайлов в темах писем. Эмодзи могут быть не всегда понятны в профессиональном контексте и могут отвлекать внимание от формальности сообщения.

Используйте сильные выражения только для того, чтобы передать срочность

Если ваше электронное письмо требует срочного внимания, укажите это в теме письма. Например, использование таких слов, как «Требуется действие» или указание крайнего срока, может привести к более быстрому ответу. Но это не та тактика, которую вам следует использовать часто — она может привести к тому, что ваши электронные письма будут игнорироваться из-за отсутствия доверия.

Учитывайте аудиторию

Если вам нужноскрытьилископироватького-либо в своем электронном письме, это должно быть отражено в строке темы. Не включайте персонализацию в электронные письма с дополнительными получателями и учитывайте культуру вашей организации при отправке групповых электронных писем.

Избегайте спам-слов-триггеров

Держитесь подальше от слов и фраз, которые могут активировать спам-фильтры. К ним относятся термины, обычно связанные с нежелательными или рекламными электронными письмами. Избегайте папки со спамом, опустив эти слова:

• Наличные
• Кредит
• Сравнить цены
• Биллинг
• Инвестиции
• Будь сам себе боссом
• Доход
• Бесплатно
• Миллиард
• ДЕЙСТВУЙТЕ сейчас
• Зарабатывать
• Деньги
• Избегайте банкротства
• Полный возврат средств
• Вызов
• Долг

18 примеров профессиональных тем

Вот 18 примеров профессиональных тем для последующих электронных писем, подтверждений, контактов, приглашений на встречи, запросов о сроках и объявлений. Не забудьте настроить темы в зависимости от содержания и контекста ваших электронных писем для максимальной эффективности.

Последующие действия

Уважительное продолжение может показаться сложным написать. Эти параметры позволяют легко поддерживать профессиональный уровень.

1 продолжение нашего недавнего обсуждения

2 Проверка: необходимо обновление прогресса

3 Последующие действия: действия из [встречи/мероприятия]

Ответ или подтверждение

Ответ на приглашение — это не то, о чем вам нужно долго думать. Будьте проще с помощью этих профессиональных примеров тем электронных писем.

4 Подтверждение: ваш запрос на встречу на [дата]

5 Спасибо за быстрый ответ

6 Подтверждение получения [документа/отчета]

сеть

Нетворкинг может быть нервным. Эти профессиональные примеры тем электронных писем упрощают задачу.

7 Введение и возможность сотрудничества

8 Запрос на налаживание связей: изучение взаимных интересов

9 Подключение для [конкретной цели]

Приглашения на встречи

Пригласить на встречу легко с помощью этих простых профессиональных шаблонов тем электронных писем. Попробуйте один из них для следующей встречи.

10 Приглашение: [Тема встречи] [дата]

11 Сохраните дату: [Мероприятие/семинар] [дата]

12 Требуется ваше присутствие на [встрече] [дата]

Сроки

Если вам нужно, чтобы получатель принял меры в установленные сроки, используйте одну из этих строк темы, чтобы сообщить о срочности и побудить к ответу.

13 Требуемые действия: Рассмотреть и утвердить [задачу] к [сроку]

14 Срок приближается: представить [документ/отчет] к [дате]

15 Требуются срочные действия: [Конкретная задача] к [сроку]

Профессиональные объявления

Когда вы отправляете профессиональные объявления без программного обеспечения для маркетинга по электронной почте, используйте функцию скрытой копии, чтобы сохранить конфиденциальность и избежать ошибок «ответить всем». Вот несколько тем сообщений электронной почты с объявлениями, которые вы можете использовать для сообщения срочных обновлений и простых бюллетеней.

16 Важное объявление: Изменения в [политике/процедуре]

17 Обновление компании: [Ключевая информация]

18 Объявление [нового найма/продвижения по службе]

Тема письма

Что такое тема электронного письма?

Строка темы электронного письма — это краткий предварительный просмотр или заголовок содержимого электронного письма. Это первое, что видит получатель, и оно имеет решающее значение для привлечения внимания, передачи цели электронного письма и поощрения получателя открыть и прочитать сообщение.

Какой должна быть тема профессионального электронного письма?

Тема профессионального электронного письма должна включать в себя несколько ключевых элементов для эффективной коммуникации и вовлечения получателя.

• Профессиональный тон
• Ясный и краткий язык
• Правильная пунктуация
• Уважительный язык
• Срочность и призыв к действию там, где это необходимо.

В теме письма профессионального электронного письма следует избегать следующего.

• Двусмысленность
• Чрезмерное использование восклицательных знаков
• Все заглавные буквы
• Эмодзи