5 вещей, которые следует учитывать при отправке письма учителю
Опубликовано: 2021-03-31Хотя иногда необходимо написать учителю по электронной почте, чтобы уточнить ваш вопрос, есть несколько рекомендаций, которых следует придерживаться. Во-первых, важно уважать время своего учителя. Никто не хочет получать электронное письмо, содержащее девять полных абзацев. Написание романа по электронной почте своему учителю, вероятно, не лучший способ откладывать выполнение задания, которое он вам дал.
Если вы будете говорить кратко и по существу, ваше сообщение будет ясным и внимательным, что повысит вероятность того, что ваш учитель ответит и ответит на все ваши вопросы.
Как написать учителю по электронной почте
Фактически, каждый раз, когда вы пишете электронное письмо учителю или профессору, следует помнить о некоторых вещах, таких как формальности, язык, который вы используете, и длина.
Вместо того, чтобы забрасывать учителя электронными письмами, на полное рассмотрение которых у него уйдет весь день, хорошее практическое правило, которому следует следовать, — придерживаться общего количества слов в 150 слов (или меньше). Главное — предоставить как можно больше контекста, например номер курса или раздел. Помните: вы не единственный их ученик!
Еще один способ написать своему учителю по электронной почте — придерживаться этого принципа:если я не буду говорить ясно и прямо, мой учитель тоже не будет.Это верно : то, как вы напишете первое электронное письмо, напрямую повлияет на реакцию вашего учителя.
Читайте дальше, чтобы узнать советы по отправке хорошо написанных и вежливых электронных писем, которые повысят ваши шансы получить полезный ответ.
Начните с подробной темы
Тема вашего электронного письма — это первое, что увидит ваш преподаватель, помимо вашего имени. Вместо того, чтобы оставлять учителя в неведении с темой типа «Привет» или «Вопрос», скажите ему суть вашего электронного письма в конкретных терминах. Сейчас не время быть расплывчатым.
Если вы точно изложите, о чем вы пишете учителю по электронной почте, это не только привлечет его внимание, но и позволит ему ответить быстро и адекватно.
Вот несколько примеров сильных и подробных тем для учителей:
- Биология 101: Вопрос о лабораторном вскрытии в среду
- Страница цитирования эссе: MLA или APA?
- Встреча в пятницу: 11:30.
- Подтверждение тезиса для следующего задания по эссе
Все эти темы сообщают учителю основную суть вашего письма в десяти или менее словах. Включив идентифицирующую информацию (например, в каком классе вы находитесь, например, «Биология 101», или дату предстоящего урока или встречи), ваш учитель может точно определить вас среди бесчисленного множества других учеников, коллег и администраторов в своей вселенной.
Используйте формальные приветствия и подписи.
Задайте тон учителю, чтобы он воспринимал вас серьезно, с помощью формального и уважительного приветствия. Начинать электронное письмо со слов «Привет» — противоположность этому. Официальное приветствие, такое как «Уважаемый мистер Ли» или «Привет, профессор Боннелл», не просто вежливо, но и дружелюбно. Вашего учителя, вероятно, оттолкнет приветствие, которое покажется слишком небрежным , или если приветствия вообще не будет!
Если ваш учитель не дал вам иных указаний, вам всегда следует обращаться к ним по официальному имени. Иногда преподаватели колледжей предпочитают обращаться со студентами по имени. Обычно вы можете оценить это по тому, как они общаются в классе или подписывают свои электронные письма. Если вы отправляете электронное письмо учителю, с которым не встречались (если вы надеетесь сменить класс или зарегистрироваться на его занятия), вам определенно захочется сохранить формальное приветствие.
Точно так же ваша подпись или подпись также должны быть ошибочными с формальной стороны. Помимо вашего имени, вот несколько подходящих заключительных строк для учителей:
- С уважением,
- Спасибо за ваше время,
- Искренне,
- Приятного вам отдыха дня/недели.
- Я ценю ваш совет.
- Всего наилучшего,
И хотя об этом даже не нужно говорить, электронные письма учителям — неместо для смайликов, мемов, сокращений или текстового языка.
Отформатируйте «мясо» вашего электронного письма
«Смысл» вашего сообщения (или абзацы тела) должен быть отформатирован так, чтобы его можно было быстро прочитать и сразу перейти к сути. Сократив пять предложений или меньше, вы получите четкое и прямое сообщение.
Если вам нужно решить несколько задач и вы знаете, что вам понадобится более 150 слов, используйте пункты списка. Используйте один пункт для каждого вопроса; таким образом ваш учитель сможет легко ответить на каждое беспокойство. (Grammarly также может помочь в этом, предложив преобразовать ваши электронные письма в более удобочитаемый формат , например, переписать абзацы, перечисляющие информацию, в маркированные списки и выделить жирным шрифтом ключевую информацию, такую как сроки.)
Вы также должны убедиться, что ваши абзацы не слишком длинные и неуклюжие. Разделите текст на удобоваримые фрагменты, чтобы преподаватель мог легко его прочитать. Вы не хотите, чтобы с их стороны возникло замешательство, поскольку это может задержать их ответ.
Помимо размышления о читабельности основных абзацев, вы можете начать с предложения, повторяющего вашу тему. Предоставление «обзорного» предложения, отражающего основную мысль вашего электронного письма, может стать полезным ориентиром для вашего учителя. Несколько примеров:
- Я пишу вам по электронной почте, потому что . . .
- Я хотел бы продолжить наш разговор о . . .
- Я обращаюсь сегодня, потому что. . .
- Я пишу, чтобы спросить о. . .
Подведите итоги и выразите благодарность
После того, как вы написали основную часть своего электронного письма, суммируйте все в одном последнем предложении, содержащем действия для вашего учителя. Как и «обзорное» предложение в начале вашего электронного письма, это краткое предложение должно быть прямым и кратким, описывая, чего вы ожидаете от ответа.
Например:
- Я с нетерпением жду вашего ответа относительно структуры моей библиографии.
- Я буду ждать вашего подтверждения, прежде чем назначать встречу.
- Заранее благодарю за отзыв по теме моей дипломной работы.
Иногда это предложение может быть не совсем необходимым, но оно может помочь ускорить ответ. Подводя итоги, обязательно поблагодарите своего учителя. (Да, даже до того, как они ответят!) Выражение благодарности им, сказав «спасибо за уделенное время» или «большое спасибо за вашу помощь», во многом повлияет на то, как они воспримут ваше сообщение и будут относиться к вам как к ученику.
Еще один разумный способ произвести хорошее впечатление — отправить электронное письмо с благодарностью, если вы недавно посетили их в рабочее время или провели встречу один на один. Каждому приятно, когда его благодарят, и это самый простой способ выразить свою благодарность.
Не забудьте вычитать!
И последнее, но не менее важное : корректура, корректура, корректура! Пропустите свою электронную почту через редактор Grammarly или установите расширение браузера Grammarly, чтобы быть уверенным, что в вашей электронной почте нет грамматических, пунктуационных или орфографических ошибок. Или просто скопируйте и вставьте свой текст, чтобы проверить свою грамматику и мгновенно получить информацию о других ошибках, которые вы, возможно, пропустили.
Даже если вы не отправляете электронное письмо своему учителю английского языка, подобные ошибки могут означать, что ваш преподаватель не особо заботится об уроке. Чтение письма вслух — хороший способ выявить избыточность и любые разделы, которые кажутся неестественными или неясными.
В целях дополнительной осторожности введите свое электронное письмо в другой программе (например, Microsoft Word или Google Docs) перед его отправкой, чтобы вы могли просмотреть его несколько раз, не рискуя нажать «Отправить» слишком рано. (Grammarly работает в обеих этих программах, что дает вам дополнительную уверенность в том, что любые ошибки будут обнаружены.)
Умение написать хорошее электронное письмо учителю — это не просто навык, который вам понадобится в школе. Это навык, который вы пронесете с собой на протяжении всей своей жизни и карьеры, общаясь с менеджерами, коллегами и другими специалистами.
Используя эти советы в качестве руководства, вы будете готовы отправить эффективное электронное письмо начальству, например вашему учителю, которое обязательно положительно отреагирует на ваше уважительное и конкретное сообщение.