5 вещей, которые следует учитывать при отправке электронного письма учителю

Хотя иногда необходимо отправить электронное письмо своему учителю, чтобы уточнить интересующий вас вопрос, есть несколько рекомендаций, которых следует придерживаться. Во-первых, важно, чтобы вы уважали время своего учителя. Никто не хочет получать электронное письмо, содержащее девять полных абзацев. Написание романа по электронной почте своему учителю, вероятно, не лучший способ откладывать выполнение задания, которое они вам дали.

Если вы будете говорить кратко и по делу, ваше сообщение будет ясным и обдуманным, что повысит вероятность того, что ваш учитель ответит и ответит на все ваши вопросы.

На самом деле, каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо учителю или профессору, нужно помнить об определенных вещах, таких как формальности, язык, который вы используете, и длина.

Вместо того, чтобы бомбардировать своего учителя электронным письмом, на полное рассмотрение которого у него уйдет весь день, хорошим практическим правилом является придерживаться общего количества слов в 150 слов (или меньше). Главное — предоставить как можно больше контекста, например номер курса или раздел. Помните: вы не единственный их ученик!

Еще один подход к отправке электронной почты вашему учителю заключается в следовании следующему принципу: если я не буду ясным и прямым, мой учитель тоже не будет. Правильно — то, как вы напишете свое первое электронное письмо, напрямую повлияет на то, как ответит ваш учитель.

Читайте дальше, чтобы узнать советы по отправке хорошо написанных, вежливых электронных писем, которые повысят ваши шансы на получение полезного ответа.

Начните с подробной темы

Строка темы вашего письма — это первое, что увидит ваш учитель, помимо вашего имени. Вместо того, чтобы оставлять учителя в неведении с темой вроде «Здравствуйте» или «Вопрос», расскажите ему о сути вашего электронного письма в конкретных терминах. Сейчас не время быть расплывчатым.

Точное изложение того, о чем вы пишете своему учителю, не только привлечет его внимание, но и позволит ему ответить быстро и адекватно.

Вот несколько примеров сильных, подробных тем для учителей:

• Биология 101: Вопрос о лабораторном вскрытии в среду

• Страница цитирования эссе: Чикаго или АПА?

• Встреча в пятницу: 11:30

• Подтверждение тезиса для следующего задания на сочинение

Все эти строки темы сообщают основную мысль вашего электронного письма вашему учителю в десяти словах или меньше. Включив идентифицирующую информацию (например, в каком классе вы находитесь, например, в биологии 101, или дату предстоящего занятия или встречи), ваш учитель может выделить вас среди бесчисленного множества других учеников, коллег и администраторов в своей вселенной.

Используйте официальные приветствия и знаки

Задайте тон своему учителю, чтобы воспринять вас серьезно, с помощью формального и уважительного приветствия. Начинать электронное письмо с «Привет» — это противоположность этому. Официальное приветствие, такое как «Уважаемый мистер Ли» или «Здравствуйте, профессор Боннелл», не просто вежливо, но и дружелюбно. Ваш учитель, вероятно, оттолкнется от приветствий, которые кажутся слишком небрежными , или вообще без приветствий!

Если ваш учитель не дал вам иных указаний, вы всегда должны обращаться к ним по официальному имени. Иногда преподаватели колледжей предпочитают говорить со студентами по имени. Обычно вы можете оценить это по тому, как они общаются в классе или подписывают электронные письма. Если вы отправляете электронное письмо учителю, с которым не встречались (если вы надеетесь сменить класс или записаться на его урок), вы определенно захотите, чтобы ваше приветствие было формальным.

В том же духе ваша подпись или подпись также должны быть ошибочными с формальной точки зрения. Помимо вашего имени, вот несколько подходящих заключительных строк для учителей:

• С уважением,

• Спасибо за уделенное время,

• Искренне,

• Хорошего отдыха дня/недели.

• Я ценю ваш совет.

• Всего наилучшего,

И хотя об этом даже не нужно говорить, электронные письма учителям не место для смайликов, мемов, аббревиатур или текстового языка.

Отформатируйте «мясо» вашего электронного письма

Основная часть вашего сообщения (или основные абзацы) должна быть отформатирована таким образом, чтобы ее можно было быстро прочитать и попасть прямо в суть. Сократив количество предложений до пяти или меньше, вы получите четкое и прямое сообщение.

Если вам нужно решить несколько задач и вы знаете, что у вас будет более 150 слов, используйте маркеры. Используйте один пункт списка для каждого вопроса; таким образом, ваш учитель может легко ответить на каждую проблему. (Grammarly может помочь и в этом, предлагая преобразовать ваши электронные письма в более удобочитаемый формат , например, переписывая абзацы со списком информации в маркеры и выделяя жирным шрифтом ключевую информацию, такую ​​как крайние сроки.)

Вы также хотите убедиться, что ваши абзацы не слишком длинные или неуклюжие. Разделите текст на удобоваримые куски, чтобы ваш преподаватель мог легко его прочитать. Вы не хотите путаницы с их стороны, так как это может задержать их ответ.

В дополнение к размышлениям о читабельности основных абзацев, вы можете начать с предложения, которое повторяет вашу тему. Предоставление «обзорного» предложения, которое затрагивает основную мысль вашего электронного письма, может стать полезным ориентиром для вашего учителя. Некоторые примеры:

• Я пишу вам по электронной почте, потому что . . .

• Я хотел бы продолжить наш разговор о . . .

• Я обращаюсь сегодня, потому что . . .

• Я пишу, чтобы спросить о . . .

Подведите итог и поблагодарите

После того, как вы написали основную часть своего электронного письма, подведите итог в одном последнем предложении, содержащем действия для вашего учителя. Так же, как и предложение «обзор» в начале вашего электронного письма, это краткое предложение должно быть прямым и кратким, излагая то, что вы ожидаете от их ответа.

Например:

• Я с нетерпением жду вашего ответа относительно структуры моей библиографии.

• Я буду ждать вашего подтверждения, прежде чем назначать встречу.

• Заранее благодарю за отзыв по теме моей дипломной работы.

Иногда это предложение может быть не совсем необходимым, но оно может помочь ускорить ответ. Убедитесь, что, когда вы заканчиваете, вы благодарите своего учителя. (Да, еще до того, как они ответят!) Проявление благодарности за их слова «спасибо за ваше время» или «большое спасибо за вашу помощь» сильно повлияет на то, как они воспримут ваше сообщение и будут относиться к вам как к ученику.

Еще один умный способ произвести хорошее впечатление — отправить электронное письмо с благодарностью, если вы недавно посещали их в рабочее время или встречались один на один. Всем приятно, когда их благодарят, и это самый простой способ выразить свою благодарность.

Не забудьте вычитать!

И последнее, но не менее важное : вычитка, вычитка, вычитка! Запустите свою электронную почту через редактор Grammarly или установите расширение браузера Grammarly, чтобы быть уверенным, что ваша электронная почта не содержит грамматических, пунктуационных или орфографических ошибок.

Даже если вы не отправляете электронное письмо своему учителю английского языка, такие ошибки могут означать для вашего преподавателя, что вы не слишком заботитесь о классе. Чтение электронного письма вслух — хороший способ выявить избыточность и любые разделы, которые кажутся неестественными или неясными.

Для дополнительной осторожности напечатайте свое электронное письмо в другой программе (например, Microsoft Word или Google Docs) перед его отправкой, чтобы вы могли просмотреть его несколько раз, не рискуя нажать кнопку «Отправить» слишком рано. (Grammarly работает в обеих этих программах, что дает вам дополнительную уверенность в том, что любые ошибки будут обнаружены.)

Умение написать хорошее электронное письмо своему учителю — это не просто навык, который вам понадобится в школе. Это навык, который вы будете носить с собой на протяжении всей жизни и карьеры, общаясь с менеджерами, коллегами и другими профессионалами.

Используя эти советы в качестве руководства, вы будете готовы отправить эффективное электронное письмо вышестоящим руководителям, таким как ваш учитель, которые обязательно положительно отреагируют на ваше уважительное и конкретное сообщение.