Потоки электронной почты: определение и 4 способа управления ими

В профессиональном мире переписки по электронной почте являются фактом жизни. И это, как правило, хорошо: когда у вас есть постоянный разговор с коллегой, разработка плана или повторяющиеся темы разговора, которые вы хотите разделить, ветка электронной почты — это способ сделать это.

Что такое цепочка электронной почты?

Цепочка электронной почты — это серия электронных писем, в которых записываются все ответы на исходное сообщение электронной почты. Подумайте о цепочке электронной почты как о групповом чате: каждое сообщение получают несколько человек, независимо от того, как часто они участвуют в беседе, и каждый может легко просмотреть ход обсуждения в хронологическом порядке.

Часто ветки электронной почты отображаются во «вложенных» форматах в почтовых ящиках получателей: сначала отображается самый последний ответ, когда получатель открывает ветку, а также каждый предыдущий ответ в порядке от самого нового к самому старому, заканчивая исходным сообщением.

Не все почтовые клиенты поддерживают потоки электронной почты, а среди тех, которые поддерживают, не все включают их по умолчанию. Они также не всегда называют эту функциюцепочкой сообщений— ярким примером является Gmail, где цепочка сообщений электронной почты называетсяпросмотром беседы.

Возможно, вы знакомы с термином «цепочка электронной почты»и задаетесь вопросом: «Это цепочка электронных писем или цепочка электронных писем?» Цепочка электронной почты — это не то же самое, что ветка электронной почты. Цепочка электронных писем — это набор пересылаемых или иным образом связанных электронных писем, которые не обязательно связаны по темам.

Как строки темы,копияискрытая копияработают в цепочках электронной почты?

Тема письма

В ветке электронной почты каждый ответ имеет ту же тему, что и исходное письмо, и начинается сRE:.RE: это аббревиатура от«относительно» или«в отношении»и означает, что электронное письмо является ответом на предыдущее электронное письмо. Вот пример темы для ответа по электронной почте в теме:

RE: Праздничная вечеринка в четверг, 14 декабря.

Выбирая тему для ветки электронной почты, следуйте тем же правилам, что и для любой другой темы. Оно должно быть кратким и четко отражать цель электронного письма.

Копияискрытая копия

Многие люди путают функции «копия»и«скрытая копия»в электронной почте, поэтому вот в чем разница: копия, иликопия, добавляет получателей в электронное письмо, не делая их основными получателями электронного письма. Другими словами, когда вы добавляете адрес электронной почты в поле«Копия», вы включаете этого человека в цепочку, не ожидая, что он ответит на ваше письмо.Копиячасто используется для того, чтобы гарантировать, что у человека, например руководителя получателя, есть запись сообщения, на которое он может ссылаться при необходимости. Когда выкопируетечеловека в электронном письме, нет необходимости обращаться к нему в приветствии электронного письма.

Все получатели электронного письма могут видеть адреса,указанныев электронном письме. Если получателям необходимо иметь возможность видеть эту информацию, например, в сценариях, когда им, возможно, придется обсудить тему электронного письма между собой, выберите«cc», а не«bcc».

«Скрытаякопия», или «скрытая копия»,работает аналогичноcc, но с одним ключевым отличием: получатели электронного письма не могут видеть адреса, которые в электронном письме указаны вскрытой копии. Кроме того, любые адреса электронной почтыс копиейилискрытойкопией не могут видеть адресасо скрытойкопией в электронном письме. Это делаетскрытую копиюотличным выбором, когда вы отправляете электронные письма, которые должны быть доставлены нескольким получателям, но вы не хотите, чтобы они знали, кто еще получил сообщение. Например, при разъяснении политики на рабочем месте своему руководителю вы можетеуказать скрытую копиюотдела кадров в электронном письме.

Плюсы цепочек электронной почты

Ветки электронной почты полезны во многих отношениях. Группируя все электронные письма в беседе, цепочки писем:

• Уменьшите беспорядок во входящих сообщениях.
• Упростите отслеживание хода разговора, что может быть полезно для последующих писем.
• Держите всех участников в курсе темы без необходимости отправлять несколько электронных писем.

Минусы цепочек электронной почты

Хотя у цепочек электронных писем есть много преимуществ, есть и некоторые недостатки. К ним относятся:

• Получение нерелевантных электронных писем. Если вы находитесь на периферии обсуждения электронной почты, есть вероятность, что вы получите электронные письма, которые не требуют вашего внимания.
• Они могут быть длинными. Чем больше ответов получает поток, тем длиннее он становится, что затрудняет поиск конкретных сообщений в потоке, когда они вам нужны.

4 совета по эффективному использованию веток электронной почты

Ветки электронной почты могут быть полезным инструментом, но с ними можно допустить ошибки. Умение эффективно их использовать является ключевой частью профессионального общения. Вот несколько советов по правильному и эффективному использованию веток электронной почты:

1 Воздержитесь от коротких ответов

Сохраняйте короткие односложные ответы (и вопросы, на которые они могут дать адекватные ответы) для текстовых сообщений и приложений чата, таких как Slack. Эти краткие взаимодействия, особенно если они не имеют отношения ни к кому в цепочке электронных писем, кроме человека, которому вы спрашиваете или которому отвечаете, не требуют отправки электронного письма. Фактически, отправка их в цепочке электронной почты излишне занимает место в почтовых ящиках получателей и отправляет уведомления, что может раздражать и нарушать этикет электронной почты.

2 Знайте, когда лучше использоватьответ, а неответ всем

Когда вы нажимаете «Ответитьна электронное письмо», ваш ответ отправляется только отправителю. Не имеет значения, был ли отправителем человек, начавший ветку электронной почты, или один из ответчиков:ответ— это прямой ответ конкретному человеку.Ответить всем, с другой стороны, отвечаетвсем в ветке электронной почты, включая тех, кто включен черезccиbcc.Если выскрытыв ветке, нажмите«Ответить всем», и ваш адрес электронной почты будет показан каждому участнику.

3 Определите, нужен ли ваш ответ

Если вы не являетесь активным участником обсуждения или проекта, возможно, вам не придется отвечать или высказывать свои мысли. Если вы без необходимости выскажете свой голос, длина обсуждения увеличится, поэтому прежде чем отвечать, убедитесь, что то, что вы говорите, имеет смысл.

4 Оставайтесь в курсе темы

У вас может возникнуть соблазн включить вопросы, комментарии или идеи по темам, косвенно связанным с центральной темой ветки, но не затрагивающими ее напрямую. Задание посторонних вопросов может сделать ветку электронной почты громоздкой и похоронить важную информацию, которую другие должны найти. Если вы хотите поднять другую тему, даже если она похожа, отправьте новое электронное письмо с новой темой.

Пример цепочки писем

Тема: Планы поездок на GrammarCon, 20–22 октября.

Всем привет,

Воспользуйтесь следующей ссылкой, чтобы забронировать билет на GrammarCon: www.exampletravel.link.

Если у вас есть вопросы, обращайтесь как можно скорее, так как меня не будет в офисе завтра и в среду.

С уважением, Мириам

Тема : RE: Планы поездок на GrammarCon, 20–22 октября.

Привет Мириам,

Я думал, GrammarCon состоится не раньше декабря? Пожалуйста, порекомендуйте.

Спасибо,

Марко

Тема: RE: Планы поездок на GrammarCon, 20–22 октября.

Эй, Марко,

Это было в декабре прошлого года. Но в этом году они подняли его.

Надеюсь, это поможет!

Лучший, Итан

Темы по электронной почте

Что такое цепочки электронной почты?

Ветки электронной почты — это вложенные группы электронных писем, которые являются ответами на одно исходное сообщение.

Как они работают?

Ветки электронной почты группируют электронные письма в папке «Входящие» получателя, отображая цепочку, как если бы это было одно электронное письмо. Открывая ветку, вы обычно видите самое последнее сообщение, а также сжатые версии предыдущих ответов.

Каковы три совета по эффективному использованию веток электронной почты?

Вот три совета по эффективному использованию веток электронной почты:

• Не рассматривайте ветку электронной почты как текстовое сообщение. Сохраните короткие беседы один на один для других платформ.
• Выберите краткую тему письма, которая передает цель электронного письма.
• Используйте«Ответить всем»только в том случае, если вам действительно нужно отправить сообщение каждому участнику ветки. Чтобы ответить только одному участнику, используйте ответ.