8 советов по электронной почте для молодых специалистов

Если вы новичок в рабочей силе, электронная почта может быть сложной. С одной стороны, необходимо поддерживать связь с коллегами и добиваться цели. С другой стороны, существует множество неписаных правил, которые могут сбить вас с толку и замедлить.

Такие факторы, как ваша отрасль, корпоративная культура и работа на дому, влияют на то, как вы используете электронную почту. Важно сделать это правильно.

«Это основа делового общения. Это то, как люди часто встречают людей в первый раз. . . это абсолютно необходимо, это один из самых важных навыков, который вы можете развивать», — говорит Дэн Пост-Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

Электронная почта может показаться просто фактами и цифрами, но на самом деле она предназначена для построения отношений. Но как новый сотрудник, когда дело доходит до этикета электронной почты, вы не знаете, чего вы не знаете. Чтобы помочь вам повысить свой статус нового сотрудника (и набрать баллы у вашего руководителя), вот восемь советов по электронной почте:

1 Знайте, чего вы хотите, и просите об этом.

Каждое электронное письмо, которое вы отправляете, должно иметь четко определенную цель. Длинные цепочки электронных писем, вопросы без ответов и нечеткие запросы могут превратить электронную почту из полезного рабочего инструмента в препятствие для повышения производительности. Новые сотрудники могут выделиться и продолжить выполнение заданий, завершая электронные письма призывом к действию и указанием крайнего срока. Чем конкретнее вы сможете быть, тем лучше. Например, сказать: «Мне бы хотелось, чтобы вы прокомментировали страницы с 16 по 20 моего отчета EOD Friday» гораздо лучше, чем «дайте мне знать, что вы думаете».

2 Прочитайте комнату.

Создать непринужденный тон, сохраняя при этом профессиональный тон, может быть сложно. Лучший способ решить эту проблему — следовать советам окружающих вас людей. Например, вы, вероятно, не хотите быть слишком формальным, если человек, с которым вы разговариваете, является коллегой, особенно если вы работаете в более творческой или непринужденной сфере. Как отмечает Пост-Сеннинг, это может привести к дистанции, которая может негативно повлиять на ваши рабочие отношения в реальной жизни.

Также важно придерживаться лучших практик компании. Например, если стандартно включать предложение TL; DR (слишком длинное, не прочитано) в верхней части длинных электронных писем, забыв написать его, это может привести к путанице или увеличению времени ответа. Спросите совета у более опытных специалистов или людей, проработавших в компании несколько лет, которые могут помочь вам вписаться в рабочее пространство.

«Мы все общаемся по-разному, и если вы думаете только о том, как вы предпочитаете общаться, а не о том, как предпочитает общаться ваш адресат, у вас, вероятно, будет довольно односторонний разговор», — говорит Кэт Бугаард, жительница Висконсина. на базе внештатного писателя.

3 Получить второе мнение.

Вы никогда не хотите, чтобы в ваших электронных письмах были опечатки или неуклюжие фразы. Это может не только помешать общению, но и сделать вас менее профессиональным. Но небольшие ошибки может быть трудно обнаружить, когда вы редактируете свою собственную работу. Вот почему полезно, чтобы кто-то еще прочитал ваш черновик, особенно важные электронные письма, чтобы отметить любые проблемы, прежде чем вы нажмете кнопку «Отправить». Или, если хотите, возьмите страницу у Киры Райт-Руис, менеджера по социальным сетям в Google Local Guides, и используйте устройство для чтения текста в речь, чтобы легко слышать ошибки.

4 Проверьте негатив у двери.

Письменное общение может оказаться более негативным, чем вы предполагали. И если у вас есть негативные чувства по поводу письма или вы затрагиваете сложную тему, найти правильный баланс может быть непросто, особенно если вы новичок.

«Вы можете быть более эмоционально склонны реагировать на кого-то, когда вы расстроены, или вы даже не знаете, что звучите пассивно-агрессивно в электронном письме», — говорит Райт-Руис. «[Спросите себя], если бы это было передано вашему менеджеру, вы чувствуете себя совершенно спокойно? И если ответ положительный, то у вас все хорошо».

5 Будьте своевременны.

В промежутках между ориентацией, знакомством с офисом и подготовкой к новой работе может возникнуть соблазн пропустить электронные письма. Для большинства электронных писем старайтесь отвечать в течение 24 часов. Если вам нужно больше времени, отправьте короткую благодарственную записку и сообщите им, когда вы сможете предоставить все, что им нужно. Тем не менее, вам не нужно отвечать на каждое электронное письмо, особенно если оно нежелательно.

6 Помните о визуальных эффектах.

«Никто не хочет столкнуться с гигантской стеной текста, похожей на «Войну и мир», — говорит писатель-фрилансер Бугаард. Но бывают случаи, когда длинные электронные письма неизбежны. У вас будет больше шансов получить ответ, который вы ищете, если вы сосредоточитесь на написании коротких абзацев, использовании маркеров и выделении ключевых фрагментов информации жирным шрифтом. Чем длиннее электронное письмо, тем важнее сделать его доступным для просмотра.

7 Будьте умны в последующих действиях.

Вполне допустимо отправить быстрое напоминание, когда вам нужен ответ от кого-то. Но контекст определяет, как долго вы должны ждать, чтобы отправить последующее электронное письмо. Если вы ждете чего-то от коллеги, разумно иметь окно от 24 до 48 часов для последующих действий. И наоборот, если вы отправляете электронное письмо кому-то холодному, лучше подождать неделю или две, прежде чем возвращаться, чтобы не раздражать получателя. А некоторые люди вообще не отвечают на почту. Если возможно, спросите их предпочтительный способ общения и заранее изложите ожидания.

8 Дайте себе передышку.

Электронная почта — отличный инструмент для общения, но цель — не совершенство. Речь идет о построении отношений и достижении цели. Потребуется время, чтобы развить свой набор навыков работы с электронной почтой. Как говорит писатель-фрилансер Бугаард: «Электронная почта, вероятно, не убьет вас, так что сделайте глубокий вдох. Все будет хорошо».