8 советов по электронной почте для интровертов

По данным Фонда Майерс-Бриггс, вы интроверт, если вам удобнее всего сосредоточиться на «своем внутреннем мире». Действия во внешнем мире, такие как общение с людьми напрямую или по телефону, оказываются сложными. Хотя электронная почта может показаться менее интенсивной, у нее тоже есть свои проблемы. Эти восемь советов специально разработаны, чтобы сделать электронную почту максимально безболезненной для интровертов.

1 Сведите к минимуму последующие действия, будучи тщательными.

Если вы отправляете электронное письмо, последнее, что вы хотите, это оставить вопросы без ответа. Люди ответят, чтобы получить разъяснения, или, что еще хуже, захотят поговорить лично. Лучший способ избежать этой неловкой ситуации — осветить все детали в одном коммюнике. Давайте посмотрим на хороший и плохой пример.

Второй пример отвечает (и избегает) возможных последующих разговоров. Это побуждает людей отвечать по электронной почте, а не оставлять материалы в вашем офисе. Вот несколько вопросов, на которые он отвечает: Зачем вам фотография? Какой размер? Должен ли он быть профессиональным? Вы даже можете приложить дополнительные усилия, прикрепив примеры того, что вы хотите, чтобы ваши коллеги отправили.

2 Говорите коротко и ясно.

Тщательность необходима; быть многословным - нет. Чем длиннее ваше электронное письмо, тем сложнее читателям понять его суть. Занятые коллеги могут упустить самые важные моменты, если ваше электронное письмо представляет собой эссе из пяти абзацев. Вместо этого используйте маркеры или включите краткое изложение в начале сообщения. Вы также можете добавлять ссылки на соответствующую информацию, не указывая их в тексте.

3 Позвольте вашей индивидуальности сиять.

Электронная почта — идеальное средство для демонстрации ваших скрытых талантов и личных качеств. Например, вас вряд ли застанут за болтовней у кулера с водой. Тем не менее, вы можете быть довольно забавным с вашими близкими друзьями. Продолжайте и будьте смешными в своих электронных письмах и групповых чатах. Если даже виртуальная шутка кажется вам слишком пугающей, используйте смайлики! Эти милые маленькие персонажи могут кататься по полу от смеха или нахально подмигивать вам. (Примите во внимание культуру вашего рабочего места. Если оно очень формальное, смайлики могут быть неуместными.) Вы также можете использовать электронные письма, чтобы хвалить других, делиться сообщениями с большой группой или брать на себя инициативу. Вам не нужно ограничиваться застенчивостью, если у вас есть компьютер и клавиатура.

4 Практикуйте контроль толпы.

Виртуальные группы почти так же плохи, как и их реальные аналоги. Чтобы избежать их, ограничьте использование CC и BCC. (CC означает «копия». BCC означает «скрытая копия». Вы используете эти функции для отправки электронных писем нескольким получателям.) В большинстве случаев лучше отправлять каждому индивидуальное электронное письмо. Если вам нужно начать обсуждение, включите в него только тех людей, которые необходимы для выполнения поставленной задачи. В противном случае вы можете начать кошмар «ответить всем». Узнайте больше о том, как разумно копировать сообщения, из этой статьи о привычках электронной почты.

5 Отвечай сразу.

Вы виноваты в прокрастинации? Многие интроверты боятся взаимодействия, поэтому они откладывают ситуации, которые приводят их к контакту с другими людьми. Не позволяйте этой тенденции проникнуть в ваши привычки электронной почты. Обрабатывайте большинство своих электронных писем по правилу 2-2-2. Проверяйте электронную почту не реже двух раз в день, в начале и ближе к концу рабочего дня. Немедленно отвечайте на все электронные письма, обработка которых займет менее двух минут. Пометьте оставшиеся сообщения звездочкой или отметьте их как непрочитанные. Выделите два часа каждую неделю, чтобы справиться с этими более длительными последующими действиями.

6 Некоторые электронные письма носят риторический характер.

Как и вопросы, не на каждое электронное письмо нужен ответ. Вместо того, чтобы беспокоиться об ответе на каждое электронное письмо, спросите себя, ожидает ли отправитель ответа. Например, вы можете спокойно игнорировать форварды, информационные бюллетени и добровольные опросы. Рассмотрите возможность настройки правила в папке «Входящие», которое будет автоматически пересылать такие сообщения в отдельную папку. С другой стороны, не забывайте своевременно отвечать на приглашения и прямые электронные письма. Если вы являетесь отправителем, нет ничего плохого в том, чтобы сказать, что ответ не требуется, если у него нет вопросов.

7 Пропустите электронную почту.

Некоторые ситуации, такие как просьба о повышении или выражение сочувствия, лучше решать лично. Электронная почта часто является неадекватным средством для передачи сложных эмоций или решения серьезных проблем. Хотя разговор лицом к лицу может показаться трудным, это предпочтительнее, чем непреднамеренное замешательство или оскорбление с помощью плохо сформулированного электронного письма. Кроме того, никогда не обсуждайте личные вопросы в электронной почте. Если вас не устраивает пересылаемая или совместно используемая информация, ей не место в сообщении. Если электронная почта неизбежна, не торопитесь. Перед отправкой прочтите его с точки зрения получателя. Ты говоришь как человек? Вы правильно передали тон?

8 Закрепите закрытие.

В реальной жизни вы можете обнаружить, что медленно ускользаете от человека, пытаясь завершить дискуссию. Почему так сложно закончить разговор? Прежде всего, вы можете опустить подпись электронной почты. В конце концов, разве вы не хотите, чтобы они ответили по электронной почте? Если вы указываете свой номер телефона или свой адрес, вы посылаете сигнал о том, что вы приветствуете телефонные звонки и визиты. Вы знаете, что не хотите этого делать! Вместо этого просто завершите сообщение простым завершением электронной почты. Они не должны быть экстравагантными. Если вы сомневаетесь, «спасибо» почти всегда уместно.

Какой из этих восьми указателей вы попробуете первым? Если вы овладеете искусством эффективных электронных писем, вы сможете улучшить отношения с другими людьми, одновременно сократив количество физических взаимодействий с ними. Какой интроверт может желать большего?