Тон в электронной почте: определение и советы по поддержанию профессионального тона

Электронная почта — основной способ общения большинства компаний и сотрудников на рабочем месте. Знание того, как написать эффективное электронное письмо, может привести к таким преимуществам, как установление хороших отношений с вашим менеджером, что может привести к продвижению по службе, или успешное налаживание связей, что может привести к более высокооплачиваемой работе. С другой стороны, незнание того, как это сделать, может подорвать вашу способность добиться успеха и, в худшем случае, ваши коллеги могут счесть вас грубым и неприятным человеком.

Электронные письма могут быть более или менее эффективными просто в зависимости от их тона. Вежливый и ясный тон в электронных письмах может либо ускорить вашу карьеру, либо сдержать ее. Вот как понимать и использовать тон в электронной почте, чтобы представить себя в наиболее профессиональном свете.

Что такое тон в электронной почте?

Тон электронного письма — это чувство или отношение, которое передает электронное письмо. Тон электронного письма может быть уверенным, восторженным, мрачным, формальным, прямым и т. д., в зависимости от контекста и цели сообщения. Он отличается от голоса тем, что голос в письменной форме не меняется в зависимости от контекста или ситуации. Голос бренда — это то, что отличает звук от других компаний.

Элементы, влияющие на тонус

Тон иллюстрирует эмоциональную суть электронного письма. В письменном общении — в отличие от личного общения — вы не можете полагаться на такие элементы, как черты лица или движения тела, чтобы показать, как вы к чему-то относитесь. Подобно тому, как существует множество физических сигналов (например, скрещенные руки, нахмуренные брови) для личного общения, многие другие сигналы способствуют тону письменных электронных писем. К ним относятся:

Выбор слова

Определенные слова и фразы, такие как «пожалуйста», «мне очень жаль» и «спасибо», носят дружелюбный и вежливый характер — два качества, которые вы всегда хотите иметь на рабочем месте. Эти слова заставляют вашего читателя почувствовать, что его ценят и видят, что повышает вероятность того, что он захочет работать с вами.

Длина предложения

Электронные письма, состоящие исключительно из фактов в коротких предложениях, кажутся прерывистыми, что может раздражать слух читателя или показаться излишне требовательным. С другой стороны, очень длинные предложения могут показаться бессвязными и неорганизованными, из-за чего читателю будет сложно оценить ваши основные мысли.

Пунктуация

Точка в конце предложения резко завершает предложение и может показаться грубым. С другой стороны, восклицательные знаки означают волнение, но слишком большое их количество в электронном письме может сделать его непрофессиональным.

Подписи

Подтверждение электронной почты — это последние строки вашего электронного письма и последний шанс выразить свой тон. Более формальные подписи включают «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и «С уважением». Более случайные включают «Спасибо!» «Привет» и «Поговорим в ближайшее время». Вам следует избегать подписей, которые вы отправляете другу, таких как «Позже», «Увидимся» или «Обнимаю и целую!» Другие подписи, которых следует избегать, включают «Надежда, которая имеет смысл» (может показаться пассивно-агрессивным), «Хорошего дня» (означает религию, которой следует избегать на рабочем месте) и «Искренне ваш» (слишком интимно). ).

Привет

Определенные приветствия по электронной почте, такие как «Доброе утро», «Счастливого понедельника!» и «Надеюсь, у вас были замечательные выходные!» может заставить вашего читателя почувствовать, что вы заботитесь о нем как о личности. Если вы начнете электронное письмо с этих фраз, это поможет читателю начать разговор, а не просто переходить к делу, что может показаться резким.

Эмодзи и смайлики

Смайлики и эмодзи передают эмоции и могут использоваться для осветления текста в электронном письме. Можно использовать смайлик, если вы пишете знакомым коллегам, но использование слишком большого количества смайлов может показаться слишком небрежным, особенно если вы пишете своему менеджеру или клиенту.

Длина письма

Более длинные электронные письма с несколькими ключевыми моментами, как правило, серьезны и более формальны. Неофициальные электронные письма короткие, потому что обычно они пишутся и отправляются быстро.

Определение тона в профессиональных электронных письмах

Профессиональное электронное письмо имеет немного более формальный тон. Оно также может быть настойчивым, срочным, дружелюбным или спорным, в зависимости от контекста и цели электронного письма. Кроме того, тон электронного письма можно и нужно адаптировать к разным получателям. Электронные письма для корпоративной аудитории, например, для высшего руководства финансовой компании, обычно более формальны. Те, что написаны для дизайнеров творческой индустрии, например агентства по производству видео, могут быть немного более неформальными.

Влияние ошибок тона

Ошибки в тоне происходят потому, что читатель вашего сообщения думает, что вы чувствуете что-то одно, но на самом деле вы совсем этого не чувствовали, когда писали свое электронное письмо. Когда это происходит, это ошибка с вашей стороны, писатель.

Распространенные ошибки тона включают в себя электронные письма, которые появляются:

• враждебный
• агрессивный
• требовательный

Это может произойти из-за небольших ошибок, например, из-за использования большого количества точек в конце предложений вместо других знаков препинания или из-за того, что вы забыли отпустить клавишу «Caps Lock» и написали заглавными буквами.

Последствия таких ошибок могут быть серьезными, особенно если на вашем рабочем месте упор делается на письменное общение. Если ваши коллеги жалуются на ваш этикет электронной почты, вас могут счесть офисным придурком. Вам будет сложнее завоевать доверие, достичь своих целей и завести друзей по работе. В крайнем случае менеджер или важный клиент может счесть вас неподчиненным, что может стоить вам работы.

8 советов, как добиться правильного тона

Писать эффективно, чтобы вас хорошо воспринимали, не так легко, как уметь не хмуриться и не кричать на кого-то лично, если вы хотите снискать его благосклонность. Вот несколько советов, которые помогут вам добиться правильного тона каждый раз, когда вы пишете профессиональные электронные письма:

1 Определите аудиторию

Выбранный вами тон зависит в первую очередь от человека или людей, которые будут читать ваше сообщение. С близкими коллегами вы можете вести себя более непринужденно и неформально, а с менеджерами или клиентами используйте уважительный и формальный тон. Если вы не уверены, какой тон лучше всего использовать, подражайте тону их писем, адресованных вам, поскольку это даст лучший ключ к пониманию того, как они воспринимают получаемые электронные письма.

2 Учитывайте контекст

Тон должен быть адаптирован к различным сценариям. Например, если вы пишете электронное письмо, чтобы сделать выговор кому-то за работу, которая была доставлена ​​с опозданием, будьте прямыми и формальными, а не игривыми и дружелюбными. Если вы поздравляете свою команду с недавней крупной победой, используйте восторженный и неформальный тон.

3 Никогда не используйте оскорбительные выражения

Как и в случае любого письменного общения на рабочем месте, никогда не используйте подстрекательские или дискриминационные выражения, даже если вы критикуете какую-либо инициативу. Не пишите заглавными буквами, так как это может быть расценено как агрессивное.

4 Не болтай

Написание электронных писем в стиле потока сознания заставляет вас выглядеть рассеянным и несосредоточенным. Бессвязные и слишком длинные электронные письма также предполагают, что вы не уважаете время своего читателя. Чтобы избежать этого, делайте электронные письма краткими и выделяйте несколько ключевых моментов, которые вы хотели бы, чтобы читатель усвоил.

5 Будьте прямолинейны

Никто не хочет пробираться сквозь горы текста, чтобы добраться до главной мысли. Избегайте слишком витиеватых формулировок, которые запутывают суть, которую вы хотите донести. Скажите, что вы имеете в виду, и сделайте это четко и кратко.

6. Ограничьте использование восклицательных знаков и смайлов.

Эти элементы могут сделать электронное письмо слишком случайным. Пройдите и добавьте только один восклицательный знак и один смайлик (и если вы чувствуете необходимость сделать последнее, оставьте это смайликом).

7. Проверяйте и редактируйте электронные письма.

Прежде чем отправлять электронное письмо, обязательно вычитайте его, а затем прочитайте вслух, чтобы убедиться, что тон соответствует тому, что вы намереваетесь передать. Пересмотрите все, что может вызвать замешательство читателя. Для важных электронных писем — например, отправляемых большой группе, руководителям или клиентам — полезно, чтобы беспристрастный друг или коллега прочитал их и стал второй парой глаз, прежде чем вы нажмете «Отправить».

8 Оставайтесь позитивными и вежливыми

Если вы сомневаетесь, это лучший тон при написании профессиональных электронных писем. Даже в сложных ситуациях — например, при несогласии с коллегой или отрицательном отзыве непосредственному подчиненному — важно быть вежливым, выражать благодарность за вклад и уважительно высказывать свое мнение. Если вы в пятый раз следите за чем-то, все равно полезно сделать выбор в пользу прямого и мягкого напоминания.

Ключевые идеи

• При написании профессионального электронного письма используйте слова, которые предполагают позитив, уважение и энтузиазм.
• Важно понимать тон электронных писем, поскольку ошибки в тоне электронных писем могут испортить рабочие отношения и затруднить достижение успеха на рабочем месте.
• Один из способов добиться профессионального тона — имитировать тон электронной почты других людей на вашем рабочем месте. То, как они пишут, будет отражать общую культуру на рабочем месте.
• Пишите больше писем. Чем больше вы будете практиковаться, тем лучше вы будете общаться и тем легче вам будет овладеть искусством выбора правильного тона в электронных письмах. Грамматика может помочь.

Тон в электронной почте: часто задаваемые вопросы

Как определить подходящий тон для профессионального электронного письма?

Подходящий тон для профессионального электронного письма зависит от аудитории и цели этого письма. Электронные письма менеджерам и клиентам должны иметь более формальный и уважительный тон. Сообщения, отправленные близким коллегам или другим членам вашей команды, могут иметь более неформальный тон.

Каковы примеры неправильной интерпретации тона в электронных письмах?

Примеры неправильного толкования в электронной почте: «Вы уже закончили отчет?» Это выглядит недружелюбно и грубо. Другой вариант: «Встреча на следующей неделе состоится в пятницу в 14:00!!!» что означает перевозбуждение и срочность.

Может ли тон электронного письма повлиять на деловые отношения?

Да, тон электронного письма может негативно повлиять на деловые отношения, заставив вас выглядеть грубым, агрессивным или непрофессиональным, хотя это может и не быть вашим намерением.

Есть ли какие-то конкретные фразы или слова, которых следует избегать, чтобы сохранить профессиональный тон?

Чтобы сохранить профессиональный тон, не используйте матерные слова и разговорный сленг. Кроме того, избегайте фраз и слов, которые создают впечатление срочности, например «прямо в эту минуту» или «немедленно». Наконец, не используйте фразы, передающие сильные эмоции, например «чрезвычайно разочарован» или «дико взволнован».