5 способов, с помощью которых грамматика поможет вам избавиться от перегрузки электронной почты

Легко почувствовать себя перегруженным постоянным потоком электронных писем и сообщений в течение рабочего дня. Благодаря распределенным командам и более удаленной работе становится меньше быстрых разговоров за столом и больше обратных сообщений в чате и электронных писем. Исследование Harris Poll показывает , что профессионалы тратят почти 25% своей рабочей недели, просто отвечая на электронные письма и сообщения в чате. Эта перегрузка сообщениями не позволяет им найти время, необходимое для выполнения реальной работы, поэтому неудивительно, что профессионалы испытывают больший стресс, чем когда-либо.

Электронная почта не должна ощущаться как убийца производительности, а скорее, она должна быть инструментом, помогающим профессионалам продвигать работу вперед. Вот почему Grammarly сосредоточилась на создании нескольких функций, которые помогают профессионалам быстро и уверенно просматривать ежедневные электронные письма и сообщения. Читайте дальше, чтобы узнать, как Grammarly помогает создавать электронные письма, которые доносят вашу точку зрения с первого раза.

Убедитесь, что ваше электронное письмо легко понять с первого раза

Перегрузка электронной почты часто является симптомом недопонимания. Опрос Harris Poll также показал, что 100% работников умственного труда испытывают недопонимание по крайней мере один раз в неделю, причем каждый четвертый сообщает о недопонимании несколько раз в день. Подумайте об этом: если вы отправите одно запутанное электронное письмо, вы можете быстро получить пять дополнительных писем, в которых вам придется уточнить свое сообщение.

Grammarly может сократить это ненужное перемещение вперед и назад, быстро переписывая целые абзацы вашего электронного письма. Когда Grammarly определит возможности улучшения вашего абзаца, слева от вашего текста появится красная боковая панель. Вы можете навести курсор на боковую панель, чтобы принять новую версию абзаца, отполированную и понятную.

Отполируйте свои сообщения в одно мгновение

Перечитывание и редактирование каждого сообщения требует времени. А когда вы останавливаетесь, чтобы исправить опечатку или исправить грамматическую ошибку , это отвлекает вас от внимания. Вместо этого представьте, что вы могли бы совершенствовать свое письмо по мере набора текста. Благодаря быстрому исправлению вы можете уточнить предложения одним нажатием клавиши. Ваши пальцы никогда не отрываются от клавиатуры, и ошибки мгновенно исправляются по мере написания.

Отвечайте на электронные письма быстрее, чем когда-либо

Один из самых простых способов справиться с перегрузкой почтового ящика — немедленно отвечать на электронные письма. Если вы сможете сделать это всего за несколько минут, вы сможете предотвратить превращение электронных писем в более крупный пункт списка дел. Однако быстро ответить может быть сложно, потому что вам нужно время, чтобы прочитать электронное письмо, подумать, как лучше всего ответить, а затем написать его.

Grammarly помогает ускорить этот процесс за счет быстрых ответов. Grammarly дает вам обзор электронного письма, суммируя сообщение и тон отправителя, что позволяет вам быстро решить, как ответить. Grammarly также мгновенно предлагает варианты вдумчивого ответа в зависимости от контекста ветки электронной почты.

Сократите количество последующих посещений, включив правильную информацию

Включение всей ключевой информации помогает избежать ненужного взаимного общения. Это не только поможет вам приблизиться к нулю в почтовом ящике, но также означает, что ваша команда быстрее согласуется. Но выяснить, что будет убедительным или влиятельным, может оказаться непростой задачей.

Стратегические предложения Grammarly могут помочь предугадать вопросы и опасения ваших читателей. Теперь вы можете выявить и заполнить эти пробелы заранее, будь то предоставление достаточного контекста и данных, добавление недостающего срока, обмен информацией «ну и что» или предложение решений проблемы.

Оставайтесь на ходу, не переключаясь между вкладками

Хотя отправка электронного письма о встрече кажется достаточно простой, она может быстро превратиться в многоэтапный процесс с участием нескольких приложений. Вы можете составить электронное письмо в Outlook, а также переключиться на Microsoft 365, чтобы создать ссылку на правильный документ, перейти в Calendly, чтобы предоставить ссылку на последующую встречу, или перейти к инструменту управления проектами, чтобы создать ссылку на задачу. Переключение между всеми этими различными инструментами может превратить быстрое электронное письмо в 30-минутную задачу.

С помощью действий в приложении вы можете получить доступ к ключевым приложениям, когда пишете электронное письмо или сообщение в чате. Вместо того, чтобы отвлекаться от внимания, переключаясь на Calendy, Asana или Google Drive, вы можете открыть Grammarly, где бы вы ни писали, и выбрать встроенное в приложение действие, необходимое для следующего шага в рабочем процессе, где вы уже пишете.

Избавьтесь от перегрузки электронной почты с помощью Grammarly

Электронная почта и сообщения в чате всегда будут важными каналами для общения и достижения прогресса в работе. Но это не значит, что электронная почта должна занимать весь ваш день. Благодаря Grammarly вы можете легко просматривать свои сообщения и вернуться к самой важной работе.