7 основных навыков тайм-менеджмента, которые улучшат вашу жизнь

Время — великий уравнитель: каждый получает одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Эффективное использование этого времени может означать разницу между выполнением дел и стремлением не отставать. Эти советы по тайм-менеджменту помогут вам оптимизировать свой день и работать эффективнее.

1 Проведите аудит времени.

Вы подходите к концу каждого рабочего дня и задаетесь вопросом, куда ушло время? Может быть, вы задаетесь вопросом, почему вам не удалось добиться того, на что вы надеялись. Вы можете тратить больше времени, чем думаете. Вполне может быть несоответствие между тем, как вы думаете , что тратите свое время, и тем, как вы его тратите на самом деле. Аудит времени может открыть глаза!

Вот простой метод проведения аудита времени.

• Приобретите какой-нибудь таймер, который можно настроить на отключение каждые тридцать минут. (Приложение будильника на вашем телефоне может помочь.)
• Запустите таймер и продолжайте свой день. Старайтесь не думать о таймере — пусть он тихо работает в фоновом режиме.
• Когда таймер сработает, запишите, что вы делаете в этот момент. Будь честным! Если вы проверяете Facebook или отправляете своему лучшему другу забавное сообщение, признайтесь в этом.
• Установите таймер еще на тридцать минут и повторяйте процесс до конца дня.
• Проанализируйте, как вы провели свое время. Как часто вас ловили на том, что вы делали что-то непродуктивное?

Попробуйте проводить аудит каждый день в течение недели, чтобы получить хороший обзор того, как вы тратите свое время. (Вы можете варьировать время между проверками, чтобы не ожидать срабатывания будильника каждые тридцать минут.) Если вы обнаружите, что тратите слишком много времени на проверку электронной почты, пролистывая ленту в социальных сетях , или в чате с коллегами, вы будете точно знать, где вам нужно внести коррективы.

2 Блокируйте отвлекающие факторы

Теперь, когда у вас есть лучшее представление о том, что вас отвлекает, пришло время заблокировать это. Например, если социальные сети — это ваше падение, попробуйте приложение для повышения производительности, которое блокирует отвлекающие факторы в Интернете. FocusMe, Cold Turkey и SelfControl — вот несколько доступных вариантов. Если вы работаете над письменным проектом, попробуйте перейти в полноэкранный режим, чтобы не открывать вкладки и не отвечать на уведомления на рабочем столе.

Говоря об уведомлениях, отключите их. Если это не критично для вашей работы, скорее всего, вам не нужно получать оповещения каждый раз, когда приходит новое электронное письмо или кто-то взаимодействует с вами в социальных сетях.

3 Запланируйте себя

Беспокойство о том, как вы уместите все свои задачи в обычный рабочий день, может серьезно снизить вашу производительность. Когда мы в стрессе, мы изо всех сил пытаемся оставаться продуктивными, что может привести к тому, что мы будем работать дольше, чтобы уложиться в сроки. Кому это нужно?

Списки дел могут стать непосильными, если вам нужно многого добиться. Вместо этого используйте свой любимый инструмент календаря (или даже старый добрый ежедневник), чтобы запланировать себя. Вы можете выделить час на ответы на электронные письма, два на исследование и наброски важного отчета для встречи на следующей неделе, один на обед с коллегой и так далее. Если у вас есть общий корпоративный календарь, тем лучше. Вы можете напомнить своим коллегам прерывать вас только в случае крайней необходимости, если у вас есть время, заблокированное для важных задач. (См. пятый совет!)

Вы будете удивлены, как блокировка времени повлияет на вашу продуктивность. Например, если у вас есть привычка отвечать на электронные письма по мере их поступления, вы вполне можете прерывать свой рабочий процесс, чтобы сделать это. Это означает, что после того, как вы бросили все дела, чтобы ответить на это письмо, вам потребуется дополнительное время, чтобы переориентироваться на задачу, над которой вы работали до того, как она пришла. Самостоятельное планирование позволяет вам заранее расставить приоритеты и не отвлекаться на менее важные дела.

4 Избегайте многозадачности

Вы можете думать, что хорошо справляетесь с многозадачностью, но, скорее всего, вы ошибаетесь. Когда вы распределяете свое внимание между задачами, вы на самом деле переключаете внимание с одной задачи на другую и используете больше пропускной способности мозга. Вы будете работать лучше, если будете уделять все свое внимание одной задаче за раз.

Группировка похожих задач также поможет вам настроиться на правильный лад. Например, вы можете сгруппировать свои письменные задания и выполнять их в течение одного определенного периода времени. Административные задачи могут попасть в другой блок времени. Нужно быть активным в социальных сетях? Прохладный. Выделите время для использования планировщика, такого как Buffer, для постановки ваших сообщений в очередь на день, чтобы вы не чувствовали постоянной необходимости проверять.

5 Настаивайте на том, чтобы другие уважали ваше время.

Вы знаете ту встречу, на которую вас пригласили, которая почти не имела к вам никакого отношения? Ту, где тебе нечего было добавить? Это час вашего времени, который вы никогда не вернете. Убирайся с этих пустых собраний. Каждое собрание должно обосновывать свое существование, и каждый организатор собрания должен обосновывать ваше обязательное присутствие, особенно если неявка на собрание в конечном итоге сделает вас более продуктивным.

То же самое касается болтливых коллег. У вас есть право на свободное от ненужных перерывов рабочее время, так что просите об этом. Вы можете сказать что-то вроде: «Иногда мне трудно сосредоточиться, и когда я работаю, меня отвлекают от основного потока. Можем ли мы оставить болтовню на время, когда у нас не будет рабочего времени?

6 Помните о своем «призыве к действию».

Что вы хотите получить от этого телефонного звонка, который вы собираетесь сделать, или от встречи, которую вы собираетесь запланировать? Вам нужно знать, о чем вы просите или, по крайней мере, чего вы надеетесь достичь, прежде чем погрузиться в работу. В противном случае вы в конечном итоге потратите время на разговоры и встречи, которые в конечном итоге не будут продуктивными.

Потратьте несколько минут после встреч и телефонных звонков, чтобы подумать о том, достигли ли вы того результата, на который надеялись. Если вы этого не сделали, спланируйте свои следующие шаги, чтобы вы могли достичь этого. Вы будете более подготовлены, когда снова представится возможность решить проблему.

7 Уделяйте достаточно времени простою и отдыху.

Делать перерыв в критический момент может показаться контрпродуктивным, но одно исследование показало, что недостаток сна обходится рабочей силе США в 411 миллиардов долларов в год. Вы не в лучшей форме, когда недосыпаете.

И не отказывайтесь от отпуска. Пропуск отпуска на самом деле вреден для здоровья. Не только это, но и то, что время для отдыха может сделать вас более продуктивным. Когда вы хорошо отдохнули и отдохнули, у вас гораздо больше шансов сосредоточиться и с энтузиазмом заняться своими делами.

А теперь иди туда и делай дела!