Все, что вам нужно знать о деловой переписке

Опубликовано: 2022-12-04

Если вы работаете в бизнесе и пишете коллегам и клиентам, вы деловой писатель. В этом посте мы расскажем вам все, что вам нужно знать о деловой переписке .

Деловое письмо описывает любые написанные слова, которые входят (или выходят) в бизнес.

Все писатели должны знать все тонкости делового письма, даже если они не считают себя традиционными деловыми или корпоративными писателями. Многие писатели уже используют «деловое письмо» — каждый раз, когда они связываются с клиентом или представляют свое письмо.

Когда вы управляете своим письмом как бизнесом, вам понадобится деловое письмо. Когда вы пишете о бизнесе, или в рамках бизнеса, или для бизнеса, вы будете использовать деловой стиль письма.

Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, купите The Complete Grammar Workbook .

Все, что вам нужно знать о написании для бизнеса

Вот четкое и исчерпывающее руководство, которое охватывает все, что писатель должен знать о деловой переписке, и многое другое.

Что такое деловое письмо?

В деловом письме используется формальный голос и жесткая структура. Это официально. Это коротко и по делу. Он проходит через деловые публикации, официальные электронные письма , содержимое веб-сайтов и другие письменные слова, предназначенные для чтения людьми, которые владеют, управляют или управляют бизнесом.

Определение «делового письма» обширно, но вы узнаете его, когда увидите.

Он существует для того, чтобы передавать вещи от одного конца к другому, когда дело доходит до ведения бизнеса, но он также существует для создания официальных и письменных записей о том, что происходит во время ведения бизнеса или предприятия .

(Некоторые) типы делового письма

Это может включать (хотя это не ограничивается):

Объявления
Повестки дня
Сообщения в блоге
Бизнес-планы
Деловые письма
Деловые истории
Тематические исследования
Профили компаний
Контракты
Сопроводительные письма
резюме
электронные письма
Заметки
Минуты
Уведомления
пресс-релизы
Отчеты
Посты в социальных сетях
Контент веб-сайта

Зачем учиться?

Письмо, которое продается, рекламируется или за которое платят, означает, что вы стали больше, чем просто писателем. Теперь вы владелец бизнеса, и с этого момента бизнес — это все, что вы пишете.

Даже если вы пишете чисто беллетристику или журналистику, вам все равно придется продавать этот текст. Это деловое письмо, и поэтому всем писателям может быть полезно ознакомиться с ним.

Это может также включать контракты и другие формы юридического корпоративного письма.

Кто читает деловую переписку?

Это письмо либо:

для предприятий;
или о бизнесе.

Он передает статистику, передает факты, доносит информацию, информирует «корпоративную лестницу» или связывается с клиентами и другими предприятиями.

Обычно он предназначен для читателей, у которых не так много времени, но которым, возможно, придется усвоить много важной информации.

Он никогда не должен содержать ошибок. Следует избегать разговорного или неформального языка, всегда избегать причудливых шрифтов и говорить то, что должно быть сказано.

Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, купите The Complete Grammar Workbook .

Краткое руководство о том, как писать для бизнеса

Независимо от того, работаете ли вы над пресс-релизом, сообщением в блоге или уведомлением компании, общий тон одинаков (и автор должен помнить о многих одинаковых вещах). Вот краткое руководство по некоторым вещам, которые деловой писатель должен всегда помнить, готовясь к написанию.

1. Великобритания, США, ЮАР или Австралия

Установите в текстовом редакторе стандартный язык и убедитесь, что он установлен таким образом во всем документе. (Выберите «Все» > «Инструменты» > «Язык»). Вы можете выбрать английский язык Великобритании или английский язык США. Просто будьте последовательны в выборе. В вашей компании может быть руководство по стилю, требующее определенных настроек. Проверьте это, прежде чем начать писать.

2. Проверка орфографии (и проверка, и проверка)

Орфографические и грамматические ошибки могут показаться небрежными или непрофессиональными. Тщательно проверьте орфографию и грамматику , а затем перепроверьте все имена собственные (например, имена людей и компаний). Прочитайте: обязательный контрольный список для улучшения вашего письма

3. Официальное обращение

Деловой текст лучше всего писать в официальном тоне. Вы должны использовать формальный адрес в начале, если вы разговариваете с любыми прямыми адресатами, например, для электронного письма. «Дорогой» лучше, чем «Привет». Читайте: 25 советов по этикету электронной почты

4. Деловые модные словечки и жаргон

Предприятия используют определенные модные словечки, а иногда даже более конкретные термины, связанные с типом бизнеса. Мы используем такие слова, как «дивиденды», такие слова, как «прорыв», такие слова, как «синергия», и такие слова, как «вторичный рынок» или «антиблокировочная система тормозов», если отрасль — это, например, автомобили. Используйте их, только если вы пишете для инсайдеров на этом рынке. В противном случае придерживайтесь простого языка .

5. Общий корпоративный язык

Прямой и формальный тон лучше всего подходит для бизнеса. (Из этого правила очень мало исключений.) Используйте официальный, формальный язык. Это должен быть тот язык, который вы бы использовали, когда разговариваете с людьми, занимающими авторитетное положение, а не тот тип языка, который вы бы использовали, чтобы говорить с друзьями или членами семьи.

6. Будьте краткими

Длина письма зависит от того, что вы пишете. Например, письма короче, чем пресс-релизы. Но в целом корпоративное письмо всегда должно быть кратким и по существу. Используйте «Лифтовую площадку» и «Перевернутую пирамиду», чтобы помочь вам в этом. Всегда спрашивайте: «Можно я скажу это меньшим количеством слов?» Деловые читатели не могут тратить много времени впустую. Совет: избегайте повторов и сокращайте предложения.

7. Предполагаемое соглашение о неразглашении

При написании внутренних документов или корреспонденции для бизнеса всегда исходите из того, что вы делаете это в соответствии с соглашением о неразглашении, которое часто может подразумеваться. Профессионалы не говорят вне зала заседаний.

8. Сохраняйте ресурсы

Сохраните все ресурсы, связанные с бизнесом (такие как интервью и необработанные файлы ресурсов), вместе с текстом письма. Иногда вам, возможно, придется вернуться к предыдущему интервью или контактному лицу, и вы захотите точно знать, где найти эти ресурсы позже.

9. Делайте черновики

Как только вы закончили писать, это первый черновик. Вполне вероятно (читай: очень вероятно), что первый набросок превратится во второй, а второй — в третий. Всегда редактируйте, полируйте и совершенствуйте, когда думаете, что почти закончили.

10. Изучите форматирование

Форматирование также имеет жизненно важное значение. Прочитайте эти сообщения для советов:

Советы по форматированию для профессиональных писателей
10 советов по форматированию, чтобы сделать ваш онлайн-текст более удобным для пользователя
Зачем вам нужно пустое пространство, когда вы пишете (и 5 способов его создать)

11. Изучите базовую грамматику

Наши посты о пунктуации и частях речи идеально подходят для всех бизнес-писателей:

Пунктуация для начинающих
Все о частях речи

12. Включите призыв к действию

Мы используем призыв к действию, чтобы вызвать реакцию или стимулировать продажу. Читайте: Как написать фразы призыва к действию, которые конвертируют

13. Используйте убедительное письмо

Убедительное письмо убеждает вашу аудиторию слушать или действовать. Великие деловые писатели используют убедительные письма каждый день.

3 столпа убедительного письма — этос, логос, пафос
Убедительное написание шаблона мозгового штурма
7 советов, как написать блестящую статью-мнение
Убедительное письмо — эмоциональные и интеллектуальные слова
Контрольный список убедительного письма

Ошибки написания большого бизнеса

Хорошо, теперь вы знаете больше об этом типе письма и о том, как это сделать.

А как не делать?

Вот некоторые из самых больших ошибок в современном деловом письме.

1. Спешка с документом

Вам нужно подумать о том, что вы хотите сказать и как вы хотите это сказать, прежде чем вы начнете писать документ. Прочитайте: 9 вещей, которые вам нужно сделать, прежде чем писать деловой документ

2. Никаких причудливых шрифтов

Вы бы доверяли своему банку, если бы они писали все свои электронные письма, используя только шрифт Comic Sans радужных цветов переменного размера? Не используйте причудливые шрифты в деловой переписке. Ни один профессионал этого не делает. (То же самое касается границ, цветов и причудливой, ненужной графики.)

3. Никаких сплетен, слухов и личного юмора

Эй, разве не было бы очень забавно…? НЕТ. Всегда держите подальше от сплетен, слухов и юмора. (Оставление его обычно приводит к затруднениям, судебным искам и дисциплинарным слушаниям.)

4. Нет нецензурной брани

Если вы изучите примеры деловой письменной речи, вы заметите полное отсутствие f-бомбы и других слов из четырех букв. Нецензурную брань (и вспыльчивый тон) лучше не использовать в деловых письмах или переписке.

5. Нет излишне причудливого языка

Нам нужны прямые факты. Избегайте излишне сложного языка, сравнений, сравнений или красочного языка, который отвлекает от сути произведения. Зачем использовать 2000 слов для электронного письма, если его можно сказать в 200? Упростите свое письмо .

6. (Все) мелочи

Одна из худших ошибок делового письма также является одной из самых мелких. Это все те мелочи, которые глаз (и некоторые программы проверки орфографии) может пропустить, прежде чем вы нажмете «Отправить» или «Опубликовать». Часто это такие элементы, как пропущенные запятые, орфографические ошибки в именах и заканчивающиеся буквы «добрыми отсталыми». Всегда ищите мелочи. [Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, купите The Complete Grammar Workbook .]

7. Запрет на пересылку Faux-Pas

Отвечая на электронные письма (или отправляя электронные письма нескольким получателям), проверьте строки «Кому» и «Копия», чтобы убедиться, что вы отвечаете правильному человеку, а не всем, скопированным в цепочку. Это одна из самых распространенных ошибок в деловой переписке, и ее лучше всего избегать, просто проверяя.

8. Использование слишком большого количества номиналов

Также существительное как «имя», номинализация происходит, когда мы превращаем глагол или другую часть речи в существительное. Когда мы пишем четко, мы стараемся избегать номинализации, потому что она загромождает наши предложения и делает их неясными . Читайте: Почему вам следует избегать номинализации при написании

9. Использование слишком большого количества пассивного залога

В предыдущем посте мы объясняем: «В Writers Write мы предпочитаем читать художественную литературу с пассивным содержанием менее 5% и научную литературу, в том числе деловую литературу, с пассивным содержанием менее 10%. Если мы злоупотребляем пассивным залогом, наше письмо становится менее удобным для пользователя, а статистика нашей читабельности снижается. Это противоречит нашей цели — общению». Читайте: От пассивного залога к активному — как его обнаружить и как изменить

10. Плохая читаемость статистики

Если мы хотим общаться, мы должны использовать удобный для читателя стиль. Запуск статистики удобочитаемости — отличный способ проверить, понятно ли вы пишете.

Пошаговые руководства для бизнес-писателей

Нужна помощь в том, чтобы стать лучшим бизнес-писателем? Writers Write содержит весь ваш инструментарий прямо в одном месте, от того, почему важно излагать вещи в письменной форме, до следующих руководств:

Пошаговое руководство, которое поможет вам отформатировать электронную почту
Пошаговое руководство, которое поможет вам написать резюме
Пошаговое руководство, которое поможет вам составить повестку дня
Пошаговое руководство, которое поможет вам писать заметки
Пошаговое руководство, которое поможет вам писать протоколы
Пошаговое руководство, которое поможет вам написать уведомления
Пошаговое руководство, которое поможет вам писать деловые письма

Также у нас есть публикации:

Как написать эффективный бизнес-профиль
Как написать кейс за 3 простых шага
10-шаговое руководство по созданию заметок
Полная серия речей

Руководства по стилю

У большинства компаний есть руководство по стилю, которому должны следовать писатели. Это определяет, как руководство хочет, чтобы их сотрудники писали.

Что такое руководство по стилю и зачем оно мне нужно?
4 способа, которыми руководство по стилю произведет революцию в письменной форме вашей организации
10 вещей, которые вы не должны исключать из руководства по стилю вашей компании
Создайте руководство по стилю для вашей компании за 10 шагов

Если вы хотите улучшить свое деловое письмо, купите The Complete Grammar Workbook .

Алекс Дж. Койн. Алекс — писатель, корректор и постоянный игрок в карты. Его статьи о картах, бридже и игре в карты появились в журналах Great Bridge Links, Gifts for Card Players, Bridge Canada Magazine и Caribbean Compass. Свяжитесь с нами на alexcoyneofficial.com.

Если вам понравилось, прочитайте другие его посты:

Об эссе (и о том, как написать отличное)
От полного рабочего дня до внештатного письма: способы справиться
9 практических советов, как писать быстрее
6 способов, которыми Bridge может сделать вас лучшим писателем
Бесценные советы по безопасности для журналистов
12 ресурсов архива газет для журналистов и писателей
18 основных правил журналистики
9 вещей, которые могут (и будут) идти не так, как надо, когда вы проводите собеседование
8 уроков о деньгах, которым меня научил фриланс
Ключи от скелета: история ужасов, которая напугает всех писателей