Как написать последующее электронное письмо, которое получит ответ: 7 практических советов

Если бы только люди, которым вы писали по электронной почте, отвечали бы каждый раз. К сожалению, многим вашим письмам суждено остаться без ответа. В среднем пользователь электронной почты получает девяносто два письма в день (семнадцать из которых, вероятно, являются спамом) и открывает только одно из трех. Если вы хотите, чтобы вас услышали в шумном цифровом мире, способность написать убедительное последующее электронное письмо является важным навыком.

Хотя последующая информация о заявлении о приеме на работу будет выглядеть совершенно иначе, чем просьба о благотворительном пожертвовании, вот семь советов, которые применимы независимо от того, какое электронное письмо вы создаете.

1 Найдите время, чтобы создать привлекающую внимание тему письма

Половина успеха, когда дело доходит до получения ответа, заключается в том, чтобы открыть вашу электронную почту. Средняя открываемость электронных писем составляет 34 процента. Несмотря на то, что шансы вашего скромного цифрового послания увеличиваются, вы можете улучшить их, потратив дополнительное время на создание тематического заголовка, который трудно игнорировать. Хотя из каждого правила есть исключения, известно, что эти стратегии приносят результаты:

• Держись коротко . Сорок процентов электронных писем открываются на мобильных устройствах. Короткие строки темы реже обрезаются.
• Используйте лаконичный язык . Включите своего внутреннего Хемингуэя и не тратьте слов понапрасну. Вырежьте ласковые слова и наполнитель.
• Задайте вопрос . Электронные письма с вопросами в строке темы могут побудить читателей открыть сообщение либо для поиска ответа, либо для его предоставления.
• Не становитесь продажным . Создайте интерес, не прибегая к гиперболе. Хотели бы вы открыть электронное письмо, которое, как вы подозревали, было не чем иным, как рекламным предложением?
• Попробуйте анализатор заголовков . Хотя такие инструменты, как анализатор заголовков CoSchedule, предназначены для заголовков статей, они также хорошо работают для проверки тем электронных писем.

Кстати, важно, чтобы ваша тема отражала цель вашего письма, что подводит нас к следующему совету.

2 Знайте свою цель, затем придерживайтесь темы

Чего вы пытаетесь достичь с помощью своего последующего электронного письма? Важно иметь в виду желаемый результат, чтобы вы могли сосредоточить свое электронное письмо на его достижении. Ты пишешь, чтобы попросить о встрече? Запросить обновление статуса? Попросить об одолжении? Скажи спасибо? Какой бы ни была ваша цель, все, начиная от строки темы и заканчивая телом сообщения и подписью, должно помочь вам достичь этой цели.

Не отклоняйтесь ни от чего, пока не получите ответ на свое электронное письмо и не начнете разговор, даже если, в конечном счете, ваш запрос будет состоять из множества движущихся частей.

Например, допустим, вы следите за заявлением о приеме на работу. Ваш мозг может перебирать всевозможные общие вопросы, такие как ваши требования к зарплате или доступность. Но прежде чем вы сможете говорить о чем-либо из этих вещей, вы должны выполнить только одно — получить интервью. Это означает, что ваше последующее электронное письмо должно быть сосредоточено на предоставлении только той информации, которая убедит потенциального работодателя предложить вам интервью. Не добавляйте примечания, которые будут мутить воду.

3 Используйте правильное приветствие

Когда вы пишете потенциальному работодателю, чтобы он ответил на ваше заявление, всегда используйте:

На самом деле, любое официальное электронное письмо уместно начинать с «Уважаемый», а не «Привет». «Привет», пожалуй, самое неформальное приветствие из всех, так что приберегите его для тех случаев, когда вы переписываетесь с кем-то, кого вы знаете и с кем поддерживаете дружеские отношения.

4 Откройте с некоторым контекстом

Даже если ваше последующее электронное письмо состоит из цепочки и содержит исходное электронное письмо, рекомендуется включить одно или два предложения из контекста.

Нет необходимости повторять все; просто подчеркните, что имеет решающее значение. Спросите себя: «Какой минимум должен понять мой получатель, чтобы остальная часть моего письма имела смысл?»

5 Персонализируйте это

Добавляйте индивидуальный подход к своим электронным письмам всякий раз, когда это возможно. Если вы встретили получателя на конференции, так и скажите. Если вы читаете статью, которую они написали, упомяните ваш любимый вынос. Если вы проходили с ними собеседование по поводу работы, сошлитесь на один из моментов интервью.

Главное, чтобы это звучало дружелюбно, но не льстиво. Персонализация не должна включать в себя случайный сброс имен. Это должно помочь установить вашу связь с получателем. Не заставляйте это.

6 Не будь расплывчатым

Ваше первое электронное письмо могло не получить ответа, потому что вы не указали его цель. Ваше последующее электронное письмо дает вам возможность исправить это.

Журналисты ежедневно получают тонны электронных писем от представителей отдела по связям с общественностью, которые хотят, чтобы они освещали какую-то историю. Одной из их любимых мозолей, которая, скорее всего, заставит их удалить электронное письмо, является непонимание того, о чем оно на самом деле. Как Мэтью Хьюз написал для The Next Web:

Лучшие презентации, которые я получаю, — это те, в которых я могу понять продукт или историю, прочитав всего один абзац. Отбросьте жаргон и хвастовство — просто говорите коротко и просто.

Если вы следите за презентацией или запросом на встречу, будьте конкретны и четко сформулируйте, что вы хотите, чтобы произошло.

Вы бы хотели, что, теперь? Что вообще означает «перспективы сотрудничества»?

Ооо! Теперь мы поняли.

7 Включите призыв к действию

Если вы хотите, чтобы получатель ответил на ваше письмо, в большинстве случаев вам придется попросить об этом. Этот запрос называется призывом к действию.

CTA — это маркетинговый инструмент, но они также важны для последующих рассылок по электронной почте. Они указывают вашему получателю на следующий шаг, который, в свою очередь, побуждает к ответу. Вот несколько примеров.

Запросить встречу

Я хотел бы встретиться за обедом и задать вам несколько вопросов о стратегии электронной почты Mega Corp. Вторник в полдень будет работать?

Запросить отзыв

Я знаю, что вы можете предложить отличные идеи, когда дело доходит до [темы]. Не могли бы вы уделить несколько минут, чтобы поделиться своим мнением?

Просить о продаже, пожертвовании или подписке

Раскройте свой таинственный купон

Сделайте пожертвование до [дата], и [Компания] будет соответствовать вашему пожертвованию!

Подпишитесь сегодня, чтобы оставаться в курсе!

После собеседования

Я думал, что я передам ссылки на клипы, о которых я упоминал вчера. Есть что-нибудь еще, что вы хотели бы, чтобы я послал?

Быть простым не всегда просто

Теперь, когда вы узнали некоторые приемы написания отличного последующего письма, вы сталкиваетесь с еще одной проблемой — сделать его коротким и приятным. (Исследование, проведенное почтовым приложением Boomerang, показало, что сообщения, содержащие от семидесяти пяти до ста слов, имеют наилучшие показатели отклика.)

Чем лаконичнее будет ваше последующее электронное письмо, тем больше времени вам, вероятно, потребуется на его написание. Создание электронных писем, которые соответствуют теме, четко определяют цель и содержат убедительный призыв к действию, сложнее, чем кажется. Практика делает совершенным! Потратьте время на то, чтобы настроить последующие электронные письма, и вы обязательно получите больше ответов.