6 советов по написанию успешного последующего письма

В профессиональном мире разговоры часто включают в себя последующие электронные письма. Возможно, вам придется вернуться к теме встречи, напомнить коллеге о проекте, над которым вы работаете, или обратиться к потенциальному клиенту, общаясь с ним несколько раз.

Что такое последующее электронное письмо?

Последующее электронное письмо — это электронное письмо, отправленное для поддержания активности получателя. Вы можете написать дополнительное электронное письмо практически в любом сценарии, когда вам нужно вернуть разговор вниманию получателя. Вот несколько примеров:

• Информация о работе после собеседования
• Отслеживание отправленной вами заявки
• Отслеживание запроса или вопроса, который вы задали
• Проверка статуса проекта

В большинстве случаев последующее электронное письмо должно быть прямым, кратким и в профессиональном тоне.

Последующие электронные письма также могут быть отправлены, чтобы повторно привлечь человека после телефонного звонка, сообщения или личного разговора. Нередко после устного разговора отправляют дополнительное электронное письмо, чтобы задокументировать его темы в письменной форме.

Какова цель последующего электронного письма?

Иногда электронные письма проскальзывают и остаются без ответа. В других случаях вам необходимо продолжить устный разговор по электронной почте. В обоих сценариях хорошо написанное и уверенное последующее электронное письмо будет держать тему в центре внимания.

Последующие электронные письма служат различным целям, в том числе следующим:

• Увеличение коэффициентов конверсии
• Взаимодействие с потенциальными клиентами
• Планирование звонков и встреч
• Управление проектами

Формат последующего письма

Тема письма

Тема электронного письма — это короткая строка текста, которую получатель видит в своем почтовом ящике, прежде чем открыть электронное письмо. Вот почему оно должно быть кратким и запоминающимся.

Открытие

Начало электронного письма — это его первый раздел. Он состоит из двух компонентов:

• Приветствие
• Первый абзац

Приветствие электронного письма — это часть письма, адресованная получателю. Соедините их имя с приветствием:

• Привет, [Имя]
• Дорогой [Имя]
• Привет, [Имя]

Как правило, начинать электронное письмо только с имени человека считается небрежным, а в некоторых случаях и грубым. Если вы не уверены, какое приветствие следует использовать, лучше всего придерживаться «Дорогой» или «Привет».

Далее следует короткий вводный абзац, который может состоять из одного или двух предложений. Быстро напомните получателю о рассматриваемой теме и заинтересуйте его настолько, чтобы он мог прочитать следующий текст.

Тело

Здесь вы предоставляете дополнительную информацию о своем последующем наблюдении. Например, вы можете напомнить потенциальному клиенту, почему ваше предложение является выгодным, или быстро рассказать о встрече, о которой вы следите.

призыв к действию

Призыв к действию (CTA) — это часть вашего последующего письма, которая сообщает получателю, что делать дальше. Вот примеры призывов к действию:

• Перезвони мне
• Дайте мне знать, если вам интересно
• Запланировать встречу
• Подтвердить, что задача выполнена

Закрытие

Завершение вашего электронного письма — это та часть, которая подтверждает, почему вы подписались, и включает в себя призыв к действию.

Обязательно укажите свое имя и любую контактную информацию, которая может понадобиться получателю, например номер телефона.

Написание дополнительного письма: 6 советов и рекомендаций

1 Определить цель (иметь четкое намерение)

Задача последующего электронного письма — вызвать ответ. Прежде чем писать электронное письмо, определите, каким вы хотите видеть ответ. Вот несколько примеров:

• Планирование звонка или встречи
• Покупка продукта или услуги
• Отвечая на вопрос

Имея в виду цель, вам будет проще написать последующее электронное письмо, в котором будет четко указано, что вам нужно.

2. Напишите привлекающую внимание тему письма

Хотя они не должны быть кликбейтом, темы тем должны привлекать внимание получателей и побуждать их кликать. Люди получают много электронных писем каждый день, поэтому ваша тема должна быть достаточно громкой, чтобы не затеряться в этом шуме.

Как правило, длина темы сообщения не должна превышать шестидесяти символов.

3 Укажите контекст в первой строке

В последующем электронном письме первая строка должна быстро сообщить получателю, почему вы пишете письмо. Помните, что люди каждый день получают много электронных писем, поэтому получатель может использовать напоминание.

4. Повысьте ценность сообщения. Что это даст им?

Ваше последующее электронное письмо должно содержать причину, по которой получатель должен вам ответить. Например, в разговоре с потенциальным потенциальным клиентом вы можете упомянуть ограниченное по времени предложение, которое он пропустит, если не совершит покупку в течение определенного периода времени.

5 Завершите призывом к действию

Призыв к действию должен быть ясным и прямым. Избегайте уклончивых формулировок и ненужных деталей или опций. Например, вместо «не стесняйтесь позвонить или написать мне, когда у вас появится возможность», напишите «пожалуйста, позвоните мне при первой возможности». Благодаря ясному и прямому языку получатель вряд ли неправильно поймет ваше сообщение.

6. Отредактируйте текст, прежде чем нажать «Отправить».

Закончив писать ответное электронное письмо, внимательно прочитайте его и убедитесь, что оно не содержит ошибок, таких как слова с ошибками или неясный выбор слов.

Примеры последующих писем

Дорогой Йохан,

Было здорово поговорить с вами в прошлый четверг. Я хотел бы продолжить нашу дискуссию о вашем выступлении на моем курсе Econ 200 в следующем месяце.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы все еще готовы говорить. Я могу общаться в чате в любой день на этой неделе с 14:00 до 16:00.

Лучший,

Марисса

Привет, Лей Энн!

До апрельской акции осталось всего несколько дней, поэтому хочу, чтобы вы ее не пропустили!

Прямо сейчас мы предлагаем очистку водостоков со скидкой 50 процентов от наших обычных цен. Это наш способ поблагодарить вас за то, что вы такой замечательный клиент.

Если вы хотите заказать чистку водостоков в этом месяце, нажмите здесь, чтобы назначить встречу с нами.

Надеюсь скоро увидеть вас!

Великие желоба

Часто задаваемые вопросы по электронной почте

Что такое последующее электронное письмо?

Последующее электронное письмо — это электронное письмо, отправленное для повторного вовлечения кого-либо после предыдущего разговора.

Какова цель последующего электронного письма?

Цель последующего электронного письма — снова привлечь внимание получателя к теме письма. Это может быть продолжение разговора, который вы начали ранее, напоминание о вопросе или просьбе или просьба ответить на что-то, что вы ранее отправили, например, на заявку или собеседование.

Как мне получить ответ на последующее письмо?

Вот два способа повысить вероятность получения ответа на ваше последующее электронное письмо:

• Сделайте свой запрос ясным
• Расскажите получателю, почему в его интересах ответить.