10 примеров того, как написать последующее электронное письмо клиенту

Последующие электронные письма клиенту могут быть сложными для написания. Узнайте, как написать последующее электронное письмо клиенту после отправки предложения, предложения, отсутствия ответа или встречи.

Электронная почта — важный инструмент связи для работы с клиентами, но что происходит, когда вы не получаете ответа? Отправка клиенту быстрого и вежливого последующего электронного письма может восстановить связь, вернув ваши отношения в нужное русло.

В этом руководстве о том, как написать последующее электронное письмо клиентам, мы приводим 10 примеров, которые покажут вам, как это сделать. Мы также даем несколько основанных на фактических данных советов по созданию наиболее эффективных последующих электронных писем, которые (почти) гарантированно принесут вам ответ.

Зачем отправлять последующее электронное письмо клиенту?

Профессиональное последующее электронное письмо клиенту может действовать как нежное напоминание, воссоединяющее вас с существующим или потенциальным клиентом.

Существует несколько причин, по которым вы можете захотеть отправить клиенту последующее электронное письмо, в том числе:

• Отправка дополнительного электронного письма клиенту после предложения
• Последующее электронное письмо клиенту после отправки предложения
• Последующее электронное письмо клиенту для оплаты
• Последующее электронное письмо потенциальному клиенту
• Электронное письмо после встречи
  

В идеальном мире последующее электронное письмо не было бы необходимо. Однако работники тонут в цифровой переписке, а это значит, что ежедневно игнорируются миллионы электронных писем. Исследование YouGov, проведенное в 2015 году в США, показало, что в папке «Входящие» среднего взрослого человека находится 500 непрочитанных сообщений.

Некоторые люди лучше других отвечают на электронные письма. Исследования показали, что в то время как 70% электронных писем получают немедленный ответ, до 30% писем могут томиться без ответа во входящих.

Игнорирование рабочих электронных писем неприемлемо, говорит обозреватель New York Times и организационный психолог Адам Грант, но, по его словам, это можно понять. Проблема в том, что у большинства из нас нет времени отвечать на сотни писем, которые мы получаем ежедневно.

Решение? Отправка дополнительного электронного письма клиенту. Это важный инструмент, чтобы вернуть все в нужное русло и стимулировать развитие вашего бизнеса.

Когда следует связаться с потенциальным клиентом?

Есть два типа последующих электронных писем: те, которые ограничены по времени, и те, которые не ограничены.

Например, если вам нужен пример к определенной дате, вы должны отправить последующее электронное письмо, когда вам нужно.

Без ответа вы не сможете планировать или добиваться прогресса, поэтому понятно последующее электронное письмо. В срочных случаях может потребоваться отправить электронное письмо в тот же день — и это нормально.

Если ваше электронное письмо не ограничено по времени, мы рекомендуем подождать от двух до трех рабочих дней, прежде чем отправлять последующие сообщения. Мы рассмотрели этот подход более подробно в нашем блоге о том, как написать последующее электронное письмо о продажах. У многих из нас есть стратегии работы с непрочитанными электронными письмами в наших почтовых ящиках — например, отвечать на них в определенное время — и этот промежуток дает им время для ответа.

Последующее наблюдение через три дня после первого контакта гарантирует, что вы свежи в их памяти. Еще чуть-чуть, и вы можете показаться в отчаянии.

Как вы следите за клиентами, не выглядя при этом отчаянными?

Если ваша электронная почта игнорируется, это может вызвать чувство беспокойства, говорят исследователи в Журнале психологии профессионального здоровья. Многие из нас могут принять отсутствие ответа на свой счет, но не должны.

Есть много причин, по которым кто-то может не ответить на ваше письмо. Возможно, они были в отпуске, заболели или просто были слишком заняты. Если вам интересно узнать больше, у журналиста Forbes Эми Морин есть интересное понимание того, почему на ваши электронные письма не всегда отвечают.

Вы должны быть уверены в важности вашего сообщения. Чтобы ваше электронное письмо не выглядело безнадежным, вам нужно задать правильный тон. Мы проиллюстрируем это ниже на наших примерах. Конечно, вы также должны отправить его в нужное время.

По словам Hubspot, электронные письма, отправленные в 10:00 и 13:00, имеют самые высокие показатели открываемости, поэтому грамотное обращение с электронной почтой может дать наилучшие результаты. И никогда не отправляйте электронные письма вне рабочего дня, говорят исследователи.

Выше мы объяснили, почему ваше электронное письмо могло быть пропущено, но следует ли вам отправить второе электронное письмо? Да, ты должен.

Но как? Давайте посмотрим поближе.

5 советов по написанию эффективных последующих электронных писем клиентам

1. Будьте краткими: по оценкам, 81% электронных писем читаются на мобильных устройствах, поэтому будьте краткими и быстро переходите к сути.
2. Время имеет значение: Отправляйте его в нужное время в течение дня, а не в выходные или в нерабочее время. Подождите два-три дня, прежде чем отправлять повторное электронное письмо (если вам не нужен ответ раньше).
3. Будьте индивидуальны: хотя шаблоны последующих сообщений электронной почты, такие как приведенные ниже, являются отличной отправной точкой, вам следует персонализировать свои электронные письма, чтобы создать более прочную связь.
4. Я включаю время: если вам нужен ответ, четко укажите дату и время. Если вы запрашиваете информацию у своего клиента, точно скажите ему, что вам нужно и когда. Не забудьте сообщить им, что вы будете делать с данными.
5. Сосредоточьтесь на будущем: нет необходимости просить объяснений, если нет ответа; сосредоточиться на будущих отношениях.
   

Эти советы содержат некоторые здравые советы по созданию более эффективных последующих электронных писем. Мы не собираемся вдаваться в основы написания профессиональных электронных писем или конкретные аспекты, например, как начать электронное письмо или как лучше всего закончить электронное письмо, как мы рассмотрели их в предыдущих сообщениях.

‍

Последующие образцы писем клиентам

В следующем разделе мы предоставим клиентам 10 образцов последующих электронных писем, где вы можете увидеть, как мы применяем это на практике.

Образец электронного письма клиенту после отправки предложения

После отправки предложения последующее электронное письмо клиенту — это обычная любезность, которую вы всегда должны оказывать. Желательно отправить последующее электронное письмо с предложением клиенту примерно через два-три дня после отправки вашего предложения. Однако вы можете отправить последующее электронное письмо клиенту после отправки предложения раньше, если ваше представление ограничено по времени).

Вот образец электронного письма клиенту после предложения.

Последующее электронное письмо клиенту после цитаты

Последующее электронное письмо клиенту после цитаты похоже на приведенный выше пример электронного письма. Тем не менее, скорее всего, больше внимания будет уделяться стоимости работы, а не содержанию или контексту. В некоторых случаях вы можете предложить скидку или гибкие условия оплаты в последующем электронном письме клиенту после отправки коммерческого предложения.

Вот последующее электронное письмо клиенту после образца цитаты.

Электронное письмо с уведомлением об оплате клиенту

Если клиент или клиент не смог оплатить счет, вашим первым вариантом должно быть вежливое последующее электронное письмо клиенту для оплаты. Может быть много причин, по которым кто-то не оплатил счет, поэтому мы рекомендуем, чтобы любое последующее электронное письмо было очень четким и понятным. Вам не нужно вдаваться в подробности, просто изложите свои требования и не приносите извинений.

Последующее электронное письмо клиенту после отсутствия ответа

Иногда клиенты могут охладеть и не отвечать на электронные письма. Вопрос о том, как заставить неотзывчивого клиента ответить, сложен. Каждый клиент, человек и организация разные, поэтому найдите время, чтобы персонализировать это последующее электронное письмо для неотвечающих клиентов, прежде чем отправлять его.

Образец последующего электронного письма потенциальному клиенту

Отправка последующего электронного письма потенциальному клиенту требует осторожности и деликатности. Вы хотите, чтобы клиент знал, что вы настроены серьезно, но не хотите показаться отчаявшимся. Все дело в том, чтобы найти правильный тон голоса, о чем мы писали ранее.

Это последующее электронное письмо шаблону для потенциального клиента представляет собой простое напоминание тому, кто не ответил.

Ознакомьтесь с образцом последующего письма потенциальному клиенту.

Последующее электронное письмо клиенту после встречи

Дружественное последующее электронное письмо клиенту после встречи является стандартной деловой практикой. Правила отправки писем клиентам после совещаний не так установлены, как в некоторых других примерах. Вы можете внести некоторую индивидуальность, если хотите развить связи, которые вы установили на собрании.

Вот образец электронного письма клиенту после встречи, которое вы можете использовать.

Последующее электронное письмо клиенту после телефонного звонка

Последующее электронное письмо клиенту после телефонного звонка аналогично приведенному выше образцу электронного письма. Вы уже поговорили с человеком, поэтому нужно напомнить ему об этой связи и подтолкнуть к дальнейшему контакту. Очень важно отправить последующее электронное письмо клиенту вскоре после телефонного звонка. В некоторых случаях может быть целесообразно отправить электронное письмо через несколько минут после того, как положите трубку, если вы считаете это необходимым.

Последующее электронное письмо клиенту для документов

Если клиент пообещал отправить вам некоторую информацию, но этого не сделал, последующее электронное письмо клиенту с запросом документов должно дать вам то, что вам нужно. Не смущайте и не расстраивайте получателя, поэтому придерживайтесь фактов и сосредоточьтесь на будущем.

Последующая электронная почта для старых клиентов

Хорошо написанное и целенаправленное последующее электронное письмо старым клиентам может помочь восстановить отношения с бывшим клиентом. Часто бывает проще восстановить связь со старым клиентом, чем найти нового.

Вы ничего не теряете, отправляя электронное письмо. Вот пример дополнительного электронного письма для старых клиентов.

Второе последующее электронное письмо клиенту

Если вы не получили ответа на первое последующее сообщение, подумайте о том, чтобы отправить клиенту второе письмо с дополнительным сообщением. Этот пример аналогичен предыдущему. Тем не менее, он подтверждает, что вы уже связались с ними и ждете ответа.

Последующий шаблон электронного письма клиенту

Написать последующее электронное письмо клиенту несложно, если вы будете следовать нашим рекомендациям и примерам. Образцы X, представленные в этом сообщении блога, предоставляют вам основу, которую всегда следует персонализировать, чтобы отразить клиента и случай. Однако есть еще более простой способ. Flowrite — это инструмент для письма на базе искусственного интеллекта, который превращает ваши инструкции в готовые к отправке электронные письма и персонализированные сообщения. См. приведенный ниже пример того, как мы обеспечиваем будущее коммуникаций.

Все еще сомневаетесь, как написать последующее электронное письмо клиенту? Мы надеемся, что нет. В следующий раз, когда вам нужно будет отправить последующее электронное письмо клиенту после котировки, отправки предложения, встречи, телефонного звонка, не получив ответного ответа или для оплаты, предложения, документов, просто помните наши примеры или выберите Flowrite и используйте наш шаблон электронной почты, чтобы написать ответ клиенту.