Как написать последующее электронное письмо — с образцами и шаблоном

Если ваше электронное письмо было проигнорировано, последующее электронное письмо может помочь вернуть ваш разговор в нужное русло. Тем не менее, как написать последующее электронное письмо после получения ответа, может быть непросто, так как вам нужно будет решить, что сказать в последующем электронном письме и как его сформулировать.

Не беспокойтесь, если вам сложно найти профессиональный и вежливый способ напомнить кому-то об ответе. В этом подробном руководстве мы опишем, как написать последующее электронное письмо после отсутствия ответа, и приведем несколько практических примеров, которые вы можете использовать. И наконец, мы познакомим вас с нашим шаблоном электронного письма, который позволит вам ответить на письмо быстрее, чем когда-либо, оставаясь при этом вежливым.

Что такое последующее электронное письмо?

Последующее электронное письмо — это электронное письмо получателю, с которым вы уже связывались ранее.

Существует множество причин, по которым вы можете захотеть отправить последующее электронное письмо, в том числе:

• Предупредить получателя о ранее отправленном электронном письме
• Запросить информацию, ответ или ответ
• Напомните кому-нибудь о важном времени или дате (например, о событии)

Цель последующего электронного письма — служить напоминанием или подсказкой для предыдущего отправленного вами электронного письма. Это не для того, чтобы начать разговор, а для того, чтобы оживить его и вызвать ответ.

Самые эффективные последующие письма — короткие, приятные, профессиональные и (что наиболее важно) по делу.

Не тратьте время или слова; Посоветуйте экспертам: группа исследователей из США проанализировала более 2 миллиардов электронных писем и обнаружила, что читатели склонны пролистывать слишком длинные электронные письма.

Хотя они обнаружили, что половина (50%) электронных писем получает ответ в течение часа, другие могут быть оставлены на длительное время. Худшие преступники? Пожилым людям требуется больше всего времени, чтобы ответить и написать самые длинные электронные письма.

Исследователи также обнаружили, что электронные письма, отправленные утром в рабочую неделю, с наибольшей вероятностью получат ответ. Однако те, кто был отправлен днем ​​и в выходные дни, с меньшей вероятностью получили ответ. Почему? Исследователи, возможно, нашли ответ…

Почему люди не отвечают на электронные письма?

Вы когда-нибудь задумывались, почему люди не сразу отвечают на ваши электронные письма?

Мы получаем так много электронных писем, что «сортируем» их, говорят исследователи. Это включает в себя их быструю проверку, а затем откладывание их до момента, когда с ними можно будет надлежащим образом справиться.

Получатели могут отмечать или помечать электронные письма, откладывать их в папку или просто оставлять их неоткрытыми в своих почтовых ящиках. Сотрудники тратят до 28% своего времени на чтение электронных писем и ответы на них, поэтому мы по понятным причинам разрабатываем стратегии для ускорения процесса. Ученые обнаружили, что 16% из нас откладывали ответ на электронные письма хотя бы раз в день.

Какие типы писем мы игнорируем? «Пользователи с большей вероятностью будут откладывать электронные письма, когда их обработка предполагает ответ, внимательное чтение или переход по ссылкам и вложениям», — говорят авторы.

Важный момент обучения: если ваше электронное письмо было доставлено, оно было просмотрено.

Исследователи в ходе исследования определили пять основных причин, по которым электронные письма игнорируются:

1. Время или усилия, затраченные на обработку электронной почты
2. личность отправителя;
3. Количество получателей в потоке
4. Рабочая нагрузка и контекст пользователя
5. Срочность сообщения электронной почты

Прежде чем набрасывать ответ, постарайтесь понять, с каким давлением сталкивается получатель. Например, отправка дополнительного электронного письма (каким бы вежливым оно ни было) может оказать дополнительное давление на получателя, как пишут Адаира Лэндри и Реза Э. Льюис в Harvard Business Review.

Идеальный формат последующей электронной почты

Итак, мы рассмотрели причины, по которым вам может понадобиться отправить дополнительное электронное письмо (и почему вы, возможно, еще не получили ответ). Пришло время углубиться в детали того, как составить последующее электронное письмо.

1. Тема письма
2. Приветствие
3. Тело
4. Закрытие
5. Подписание/подпись

Мы рассмотрели, как создавать профессиональные электронные письма с бизнес-запросами, в предыдущих сообщениях блога, поэтому мы последуем нашим советам и сосредоточим внимание на этом разделе.

Сюжетная линия

Очень важно, чтобы тема письма была короткой, приятной и простой, — советует Ребекка Цукер в Harvard Business Review. Она предполагает, что 47% всех электронных писем отбрасываются из-за паршивых тем. Не делайте эту ошибку!

Следует ли пересылать исходное письмо? Мы рекомендуем вам не делать этого.

Приветствие

В профессиональном мире сосредоточьтесь на формальностях. Это означает, что всегда используйте профессиональные приветствия, если только вы не общаетесь с получателем на «ты». Хотите узнать, как начать электронное письмо профессионально и адекватно? Ознакомьтесь с нашей функцией о том, как начать электронное письмо.

Тело

Электронное письмо с напоминанием — это быстрый и формальный способ повысить осведомленность о ранее отправленном электронном письме.

Вам нужно предоставить некоторый контекст в первой строке вашего электронного письма, к чему мы подходим в нашем разделе о том, как начать последующее электронное письмо.

Предположим, что предыдущее электронное письмо содержало важную информацию, которую вы хотите, чтобы получатель увидел.

Есть несколько способов приблизиться к этому:

• Переслать исходное электронное письмо (см. выше причины, почему это не очень хорошая идея)
• Предоставьте начальное электронное письмо (в виде вложения или вставьте под своим последующим электронным письмом)
• Напоминайте о важных моментах (например, о деталях встречи)
• Дайте внешнюю ссылку на важную информацию (веб-сайт мероприятия или приглашение)

Выбор способа ретрансляции электронной почты или информации остается за вами. То, как вы это сделаете, повлияет на структуру, направленность и длину вашего электронного письма.

Закрытие

Вы вежливо попросили ответа, но вы также должны сообщить человеку, как вы будете использовать информацию и что вы будете делать, если ответа не будет.

Например, если вы попросите их явиться на встречу, вы свяжетесь с ними по телефону или это будет ваша последняя переписка?

В другом примере, если вы просите кого-то ответить, например, на запрос счета, предпримете ли вы дальнейшие действия, если не получите ответа?

Пусть ваш читатель не запутается о ваших следующих шагах.

Подписание/подпись

Вежливое и профессиональное подписание имеет важное значение. Не знаете, как правильно закончить письмо? Пожалуйста, прочтите наше руководство о том, как завершить электронное письмо.

Как начать последующую электронную почту

Вступительная фраза, возможно, является одной из самых важных частей вашего электронного письма. Итак, давайте посмотрим на некоторые из наиболее распространенных средств открытия электронной почты и посмотрим, подходят они или нет:

Официальные вводные строки электронной почты:

• Я хотел бы продолжить свое предыдущее письмо.
• Я хотел бы выполнить мою просьбу о встрече.

Это формально звучащие подходы. Мы предполагаем, что вы не знаете человека и пишете в профессиональном контексте. Это стандартные строки, подходящие для всех контекстов (напоминания об ответах по электронной почте, напоминания о встречах и т. д.).

Вступительные строки неофициальной электронной почты:

• Я хотел проследить...
• Я просто следую...

Это менее формальные подходы, которые предполагают, что вы знаете человека, которому пишете. Мы бы предостерегали от их использования при общении с кем-то, с кем вы никогда не встречались и не разговаривали.

Подходящие вводные строки, когда вы включаете электронную почту:

• Я отслеживаю письмо ниже.
• Я продолжаю свое предыдущее письмо.

Эти примеры подходят для запроса ответа, когда вы предоставили исходную корреспонденцию, либо переслав ответ, вставив его под новым электронным письмом, либо в виде вложения. Ищете более креативные вступительные предложения электронной почты для последующей рассылки? Вы найдете еще десять примеров в нашей подборке 100 лучших вступительных строк электронной почты.

Как написать последующую строку темы электронного письма

Как написать последующую строку темы электронного письма, которая принесет результаты, сложно. Если мы последуем совету, приведенному ранее, мы должны стремиться (где это возможно) содержать его до пяти слов и меньше. Причина в том, что 56% электронных писем читаются на мобильных устройствах, где чем меньше слов, тем лучше.

Вы можете либо четко указать свой запрос, либо нет. Вот несколько примеров последующих писем с темами:

• Последующие действия: электронное письмо, отправленное на XXX — это суперофициальная тема серьезного электронного письма.
• Требуется ответ: письмо отправлено XXX

Опять же, серьезная тема для серьезного электронного письма.

• Напоминание о регистрации на XXX – Это вежливое напоминание по электронной почте о событии.
• Приятно слышать от вас. Это непринужденный и неформальный подход, который вы должны использовать только с кем-то, кого вы знаете.
• Напоминание о сетевом событии… Еще одно вежливое продолжение события.
• Спасибо за нашу встречу. Это другой способ связаться с человеком, которого вы уже встречали. Вы не требуете ответа, а создаете связь.

Не используйте заголовок, который вы использовали ранее при выборе заголовка темы для последующего электронного письма. Может быть причина, по которой получатель пропустил (или проигнорировал) ваше предыдущее письмо. Повторная отправка той же строки темы может привести к тому, что она снова будет проигнорирована.

Может быть неловко отправлять последующее электронное письмо, но избегайте смешного в заголовке темы для последующего электронного письма. Некоторые люди могут не разделять ваше чувство юмора или даже счесть его оскорбительным.

Вот некоторые примеры плохих тем для последующих писем:

• Почему ты не ответил?
• Вы получили мое последнее письмо?
• Я жду вашего ответа…
• Я знаю, что ты занят, но…
• Просто проверка…

Когда отправлять последующее электронное письмо?

Прежде чем мы опишем, как написать последующее электронное письмо, как скоро вы должны отправить последующее электронное письмо?

Одним из важнейших соображений является то, является ли ответ по электронной почте чувствительным ко времени. Возьмем, например; вы приглашаете кого-то на мероприятие. У вас может быть крайний срок для ответа. В этом случае вам может потребоваться быстро отправить вежливое последующее электронное письмо, что приемлемо.

Если вы знаете этого человека профессионально, у вас больше свободы при ответах по электронной почте. Вы можете быстро отправить профессиональный запрос, понимая, что это не повредит вашей репутации или отношениям.

Предположим, вы отправляете последующее письмо человеку, которого вы никогда не встречали или с которым у вас нет профессиональных отношений. В этом случае мы рекомендуем подождать около пяти дней (одна рабочая неделя).

Хотя ожидание ответа может быть утомительным, подумайте о том, что мы узнали о сортировке электронной почты, и наберитесь терпения.

Последующие образцы электронной почты

Мы предоставили основу для того, как следить за электронным письмом; Теперь пришло время применить это на практике. Здесь мы приводим несколько примеров того, как создать вежливое последующее электронное письмо, мягкое последующее электронное письмо и более формальный ответный запрос.

Эти примеры иллюстрируют лучшие практики, но их следует использовать в качестве основы для ваших сообщений. Если вы изо всех сил пытаетесь найти правильные слова, Flowrite может помочь вам создать вежливые и профессиональные электронные письма, которые каждый раз гарантируют быстрый ответ.

Вежливое последующее электронное письмо

Вот пример вежливого письма-ответа, которое вы можете отправить после того, как не получили ответа. Решая, как вежливо ответить на письмо, подумайте о человеке и поймите, почему он, возможно, не прочитал ваше письмо. В этом примере вежливого повторного электронного письма мы признали, почему кто-то мог не ответить на электронное письмо: «Я понимаю, что вы заняты».

Последующий пример электронного письма после отсутствия ответа

Вот пример дополнительного электронного письма, отправленного после того, как вы не получили ответа. Он не ходит вокруг да около, а сразу переходит к делу. Это электронное письмо адресовано не тому, кого вы знаете, а общему адресу электронной почты или неназванному получателю.

Нежный образец электронного письма

Если вы ищете ненавязчивый образец письма с последующим сообщением, вот один из них. Это намного менее формально, чем предыдущие.

Шаблон электронного письма с последующим сообщением – способ Flowrite

Flowrite — это инструмент для написания ИИ, который превращает короткие инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения. Однако для электронных писем, таких как последующие действия после отсутствия ответа, он может написать для вас все электронное письмо. Взгляните на приведенный ниже пример, чтобы узнать, как ответить на электронное письмо нажатием кнопки благодаря нашему шаблону электронного письма.

Чувствуете ли вы себя более уверенно в том, как ответить на электронное письмо после прочтения сообщения в блоге? Мы надеемся на это. В следующий раз, когда вам нужно будет написать последующее электронное письмо после того, как вы не получили ответа, просто вспомните лучшие практики, которые мы рассмотрели в этом руководстве, или обратитесь к нашим образцам последующих электронных писем. А еще лучше — попробуйте Flowrite и наш дополнительный шаблон электронной почты.