От приветствия до подписания: как написать эффективное официальное электронное письмо

В большинстве случаев профессиональные электронные письма являются официальными электронными письмами. Официальное электронное письмо — это электронное письмо между профессионалами или учеными, которое содержит информацию, связанную с их работой. Официальные электронные письма используют профессиональный язык и придерживаются определенного формального формата электронной почты.

Что такое официальное электронное письмо?

Официальное электронное письмо — это электронное письмо, которое использует профессиональный язык и передает профессиональное или академическое сообщение.

Со временем вы можете привыкнуть к своим коллегам или одноклассникам, чтобы отправлять больше случайных электронных писем. Это зависит от ваших отношений с ними, а также от вашей отрасли, области или культуры компании. В большинстве случаев электронные письма, отправляемые новым контактам, руководителям и лицам за пределами вашей организации, являются официальными электронными письмами.

Когда писать официальное электронное письмо

Официальные электронные письма используются в следующих случаях:

• Деловые запросы
• Отставки
• Предложения о работе
• Продажи
• Прекращения
• Извинения
• Профессиональные знакомства
• Профессиональные и академические дискуссии
• Последующие действия

Как устроено официальное электронное письмо?

Формальный формат электронной почты — это согласованная структура, с которой вы столкнетесь почти во всех официальных электронных письмах, которые вы отправляете и получаете. Хотя могут быть незначительные различия между электронными письмами, стандартный формальный формат электронной почты включает следующие элементы:

• Сюжетная линия
• Приветствие
• Тело
• Закрытие
• Подпись

6 шагов для написания официального электронного письма

1 Напишите прямую тему

Строгая тема привлекает внимание получателя и заставляет его хотеть читать дальше. Для официального электронного письма в строке темы точно указывается тема электронного письма и любые соответствующие детали, такие как даты, время или потребности. Например, строка темы электронного письма с просьбой запланировать звонок может выглядеть так:

• У тебя есть пятнадцать минут для звонка в четверг?

2 Приветствуйте и обращайтесь к получателю(ям)

Начните свое электронное письмо с правильного обращения к получателям. Если вы обращаетесь только к одному человеку, используйте его полное имя или фамилию с соответствующим уважительным обращением. Если вы отправляете электронное письмо группе людей, используйте приветствие, например «Уважаемая команда».

Поскольку профессиональный тон является ключом к любому официальному электронному письму, придерживайтесь профессионального приветствия. Соответствующие официальные приветствия по электронной почте включают следующее:

• Дорогой
• Привет
• Привет

3 Объясните свою точку зрения

В первом абзаце вашего электронного письма четко укажите свою цель. Например, если вы спрашиваете о списке вакансий, укажите должность и место, где вы нашли это объявление, в первых нескольких строках. Если это электронное письмо об отставке, ясно укажите это в первом абзаце.

4 Будьте лаконичны

Сосредоточьтесь на одной теме в каждом письме. Делая это, вы снижаете вероятность недопонимания со стороны получателя.

5 Поддерживайте профессиональный тон

В официальном электронном письме всегда используйте профессиональный тон. Избегайте случайных выражений, повторяющихся предложений и нестандартной грамматики.

6 Завершите профессиональным закрытием

Точно так же, как вы начали официальное электронное письмо с профессионального приветствия, закончите его профессиональным завершением. К ним относятся следующие подписи:

• Искренне
• С наилучшими пожеланиями
• Лучший
• Спасибо

После закрытия поставьте свою профессиональную подпись: это может быть ваше имя, должность и контактная информация, или это может быть блок подписи, который включает ссылки на ваши социальные сети, логотип компании и вдохновляющую цитату. Большинство подписей электронной почты находятся где-то между ними; суть в том, чтобы предоставить получателю всю информацию, которая ему необходима для подготовки ответа.

Чтонеследует включать в официальное электронное письмо

Когда вы пишете официальное электронное письмо, избегайте любых потенциально запутанных формулировок или терминов, таких как отраслевой жаргон, если получатель не работает в вашей сфере деятельности.

Другие вещи, которых следует избегать, включают следующее:

• Прозвища
• Неформальные приветствия («Привет», «Как дела» и т. д.)
• эмодзи
• Косвенная формулировка
• Сленг
• Конфиденциальная информация, такая как пароли и номера счетов (электронная почта не является безопасным средством связи).

И, конечно же, избегайте орфографических и грамматических ошибок. Вот почему так важно проверять каждое электронное письмо перед отправкой — простая опечатка может испортить ваше сообщение.

Примеры официальных писем

Уважаемый мистер Хэндлер,

Большое спасибо за наше вчерашнее интервью. Я ценю, что вы нашли время, чтобы встретиться со мной и дать мне объективный взгляд на повседневную деятельность Keyloxxi.

Надеюсь, вы рассмотрите меня на эту должность. Имея опыт работы в области кибербезопасности, я знаю, что отлично подхожу для Keyloxxi. Если у вас есть дополнительные вопросы ко мне, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.

Бест, Наталья Кордоне (555) 555-5555

Привет, команда,

Я решил уйти с должности финансового директора. Это был нелегкий выбор, но в данный момент мне нужно уделять первостепенное внимание своему здоровью и благополучию.

Мы еще не определили моего преемника, но будьте уверены, идет поиск. Вы будете первыми, кто узнает, когда кандидат будет выбран.

Спасибо за то, что вы такая замечательная команда, с которой приятно работать. Эти последние десять лет были потрясающими, и я с нетерпением жду возможности увидеть, что ждет компанию дальше.

С уважением, Фрэнсис Седерхольм.

Нужна помощь в создании официальной электронной почты? Вы можете использовать подсказки Grammarly для создания любого типа электронной почты. Попробуйте использовать такие подсказки, как «Напишите интересное вводное электронное письмо» или «Поделитесь новостью о компании». Grammarly может помочь вам написать настраиваемое электронное письмо, чтобы вы могли отправить идеальное сообщение.

Официальные часто задаваемые вопросы по электронной почте

Что такое официальное электронное письмо?

Официальное электронное письмо — это электронное письмо между профессионалами или учеными, которое содержит информацию, связанную с их работой. Официальные электронные письма должны быть прямыми и краткими и использовать формальный язык. Им следует избегать неформального языка, сленга и жаргона.

Какой длины должно быть официальное электронное письмо?

Как правило, официальные электронные письма должны содержать не более 200 слов.

Что вы должны включить в официальное электронное письмо?

• Прямая тема
• Надлежащее приветствие
• Краткий, сфокусированный основной абзац или два
• Вежливое закрытие
• Подпись