От приветствия до завершения: как написать эффективное официальное электронное письмо

В большинстве случаев профессиональные электронные письма являются формальными. Официальное электронное письмо — это электронное письмо между профессионалами или учеными, содержащее информацию, связанную с их работой. В официальных электронных письмах используется профессиональный язык и придерживаются определенного формального формата электронной почты.

Что такое официальное электронное письмо?

Официальное электронное письмо — это электронное письмо, в котором используется профессиональный язык и передается профессиональное или академическое послание.

Со временем вы, возможно, станете достаточно комфортно общаться со своими коллегами или одноклассниками, чтобы отправлять более непринужденные электронные письма. Это зависит от ваших отношений с ними, а также от вашей отрасли, сферы деятельности или культуры компании. В большинстве случаев электронные письма, отправляемые новым контактам, руководителям и лицам за пределами вашей организации, являются официальными электронными письмами.

Когда писать официальное электронное письмо

Официальные электронные письма используются в следующих ситуациях:

• Деловые запросы
• Отставки
• Предложения работы
• Коммерческие предложения
• Прекращение действия
• Извинения
• Профессиональные знакомства
• Профессиональные и академические дискуссии
• Последующие действия

Как структурировано официальное электронное письмо?

Формальный формат электронной почты — это последовательная структура, с которой вы столкнетесь почти во всех официальных электронных письмах, которые вы отправляете и получаете. Хотя в разных электронных письмах могут быть незначительные различия, стандартный формальный формат электронной почты включает следующие элементы:

• Тема письма
• Приветствие
• Тело
• Закрытие
• Подпись

6 шагов для написания официального электронного письма

1 Напишите прямую тему письма

Яркая тема письма привлекает внимание получателя и вызывает у него желание читать дальше. Для официального электронного письма в строке темы точно указывается тема электронного письма и все соответствующие детали, такие как даты, время или потребности. Например, строка темы электронного письма с просьбой запланировать звонок может выглядеть так:

• У вас есть пятнадцать минут на звонок в этот четверг?

2 Приветствуйте и обращайтесь к получателю(ям)

Начните свое электронное письмо с правильного обращения к получателям. Если вы обращаетесь только к одному человеку, используйте его полное имя или фамилию с соответствующим почетным обращением. Если вы отправляете электронное письмо группе людей, используйте приветствие типа «Уважаемая команда».

Поскольку профессиональный тон является ключом к любому официальному электронному письму, придерживайтесь профессиональных приветствий. Подходящие официальные поздравления по электронной почте включают следующее:

• Дорогой
• Привет
• Привет

3 Проясните свою точку зрения

В первом абзаце вашего электронного письма четко укажите свою цель. Например, если вы спрашиваете о списке вакансий, в первых нескольких строках укажите должность и место, где вы нашли это объявление. Если это письмо об увольнении, укажите это в первом абзаце.

4 Будьте краткими

Сосредоточьтесь на одной теме в каждом письме. Сделав это, вы уменьшите вероятность возникновения каких-либо недоразумений со стороны получателя.

5 Поддерживайте профессиональный тон

В официальном электронном письме всегда используйте профессиональный тон. Избегайте небрежной лексики, длинных предложений и нестандартной грамматики.

6 Завершите профессиональное закрытие

Точно так же, как вы начали свое официальное электронное письмо с профессионального приветствия, завершите его профессиональным заключением. К ним относятся следующие подписи:

• Искренне
• С наилучшими пожеланиями
• Лучший
• Спасибо

После завершения поставьте свою профессиональную подпись: это может быть ваше имя, должность и контактная информация или это может быть блок подписи, включающий ссылки на ваши социальные сети, логотип компании и вдохновляющую цитату. Большинство подписей электронной почты находятся где-то посередине; Суть в том, чтобы предоставить получателю всю информацию, необходимую для составления ответа.

Чтонеследует включать в официальное электронное письмо

Когда вы пишете официальное электронное письмо, избегайте любых потенциально запутанных формулировок или терминологии, например отраслевого жаргона, если получатель не относится к вашей сфере работы.

Другие вещи, которых следует избегать, включают следующее:

• Прозвища
• Неформальные приветствия («Привет», «Как дела» и т. д.)
• Эмодзи
• Косвенная формулировка
• Сленг
• Конфиденциальная информация, такая как пароли и номера счетов (электронная почта не является безопасным средством связи).

И конечно, избегайте орфографических и грамматических ошибок. Вот почему так важно проверятькаждоеэлектронное письмо перед его отправкой: простая опечатка может испортить ваше сообщение.

Примеры официальных писем

Дорогой мистер Хэндлер,

Большое спасибо за наше вчерашнее интервью. Я ценю, что вы нашли время встретиться со мной и дать мне прозрачный взгляд на повседневную деятельность в Кейлокси.

Надеюсь, вы рассмотрите мою кандидатуру на эту должность. Имея опыт работы в области кибербезопасности, я знаю, что отлично подхожу для Keyloxxi. Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы ко мне, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.

Бест, Наталья Кордоне (555) 555-5555

Привет, команда,

Я решил уйти с поста финансового директора. Это был нелегкий выбор, но на данный момент мне нужно уделять приоритетное внимание своему здоровью и благополучию.

Мы еще не определили моего преемника, но будьте уверены, поиски ведутся. Вы узнаете первым, когда кандидат будет выбран.

Спасибо за то, что вы такая замечательная команда, с которой приятно работать. Последние десять лет были потрясающими, и я с нетерпением жду возможности увидеть, что будет с компанией дальше.

С уважением, Фрэнсис Седерхольм.

Нужна помощь в запуске официальной электронной почты? Вы можете использовать подсказки Grammarly для создания любого типа электронного письма. Попробуйте это с такими подсказками, как «Напишите интересное вступительное электронное письмо» или «Поделитесь новостями о компании». Grammarly может помочь вам написать настраиваемое электронное письмо, чтобы вы могли отправить идеальное сообщение.

Часто задаваемые вопросы по официальной электронной почте

Что такое официальное электронное письмо?

Официальное электронное письмо — это электронное письмо между профессионалами или учеными, содержащее информацию, связанную с их работой. Официальные электронные письма должны быть прямыми, краткими и использовать формальный язык. Им следует избегать неформальной речи, сленга и жаргона.

Какой длины должно быть официальное электронное письмо?

Как правило, официальные электронные письма должны содержать не более 200 слов.

Что следует включить в официальное электронное письмо?

• Прямая тема
• Соответствующее приветствие
• Краткий, сфокусированный основной абзац или два.
• Вежливое завершение
• Подпись