6 примеров того, как отправить официальное электронное письмо

Опубликовано: 2022-03-22

Официальные электронные письма играют решающую роль в четкой и безошибочной передаче информации в нашей деловой, профессиональной и личной жизни. Итак, спрашиваете ли вы о возможности, приглашаете кого-то на мероприятие или увольняетесь с работы, знание того, как написать официальное электронное письмо, является важным навыком, который вам необходимо знать.

В этом руководстве о том, как написать официальное электронное письмо, мы разобьем процесс на простые шаги. Затем мы опишем идеальный официальный формат электронной почты и предоставим подборку формальных примеров электронной почты, которые вы можете использовать в качестве основы для своей переписки.

Что такое официальное электронное письмо?

Официальное электронное письмо — это электронное письмо, которое вы отправляете человеку (или группе людей), которого вы не знаете, или важное электронное письмо, которое вы отправляете лицу, наделенному властью, например вашему начальнику.

Написание официального электронного письма похоже на написание официального письма с той же структурой, приветствиями и подписью. Они свободны от орфографических и грамматических ошибок, спланированы и написаны с четкой целью.

Официальные электронные письма вежливы, профессиональны и прямолинейны. Они на 100% сосредоточены на результате, не оставляя места для ошибок или недоразумений.

Вот некоторые примеры официальных электронных писем:

Представление себя профессиональному человеку, которого вы не знаете
Подача жалобы
Увольнение с работы
Принесение извинений

Вы можете спросить, почему в цифровом мире нам все еще нужны официальные электронные письма?

Многие организации и отдельные лица действительно перешли к менее формальному общению. Однако американские исследователи обнаружили, что это может вызвать проблемы на рабочем месте, способствуя тому, что они называют растущим риском «невежливости». По их словам, в организациях, где люди общаются формально, вежливо и с уважением, меньше вероятность конфликтов.

У официальных электронных писем есть несколько влиятельных друзей. Кампания Plain English призывает к ясности в общении с 1979 года. «Помните, что люди вряд ли обидятся, если вы будете вести себя слишком формально, но некоторые могут подумать, что вы ведете себя грубо, если вы ведете себя слишком неформально», — советуют они.

Решение? «Всегда думай о читателе».

Мы согласны. Если вы знаете человека, которому пишете, то у вас есть свобода писать более неформально. Если вы не знаете человека или сообщение, которое вы отправляете, важно, будьте формальными.

Мы уже писали о важности профессионального общения. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как написать профессиональное электронное письмо.

Зачем писать официальное письмо?

«Люди склонны полагать, что они могут общаться по электронной почте более эффективно, чем на самом деле», — обнаружили исследователи из Американской психологической ассоциации. В исследовании 2005 года они провели серию экспериментов и пришли к выводу, что по электронной почте сложно передать эмоции и тон.

Причина? Из-за собственного «эгоцентризма» мы не можем оторваться от своей точки зрения и увидеть чужую.

Проще говоря, легко может возникнуть недопонимание, если мы слишком дружелюбны или неформальны в наших электронных письмах. Тон голоса также может не подходить для передачи жизненно важной информации.

Официальные электронные письма устраняют возможность недопонимания и введения в заблуждение. Все дело в соблюдении правильного этикета деловой переписки.

Официальное электронное письмо имеет четкую цель и относится к читателю с уважением. Она написана стандартным способом, пересекающим границы и культуры.

По словам влиятельного обозревателя Forbes Бенджамина Лейкера, написание официальных электронных писем может принести пользу любому человеку в бизнесе, в том числе руководителям. Электронные письма должны уважительно относиться к эмоциям и доставляться с сочувствием. Самое главное, ваша электронная почта многое говорит о вашем «личном бренде». Как вы хотите, чтобы вас воспринимали?

Хорошо написанное официальное электронное письмо должно быть вежливым и профессиональным. Это два мощных атрибута бренда, которые улучшат ваш бренд и повысят успех в бизнесе.

Официальный формат электронной почты

Создавать отличные официальные электронные письма очень просто. Идеальный официальный формат деловой электронной почты состоит всего из пяти частей:

Тема
Приветствие
Начальные линии и тело
Закрытие
Выйти

Каждая часть корреспонденции следует одной и той же формальной структуре электронной почты, а это означает, что после того, как вы освоите ее, вам никогда не понадобится что-то менять.

Официальная тема письма

В бизнесе время – деньги, поэтому будьте кратки.

Ваша тема письма должна быть короткой и понятной. Расскажите своему читателю точно, что в сообщении. Идеальная официальная тема электронного письма состоит из нескольких слов: например, «Запрос на отпуск», «Запрос на встречу» или «Жалоба клиента».

Официальные темы электронных писем также не должны быть слишком дружелюбными или забавными.

Как начать официальное электронное письмо

Формальный способ начать электронное письмо — использовать «Уважаемый».

Это может показаться старомодным или странным, если вы знаете человека, но речь идет о следовании некоторым установленным правилам, которые мы использовали на протяжении поколений для формального общения. Дорогой — это официальное приветствие по электронной почте, которое используется и по сей день.

Если вы знаете пол человека, вы можете использовать то, что называется почтительным обращением — мистер, миссис и т. д. — но мы рекомендуем просто использовать полное имя, если оно у вас есть. Этот совет может показаться противоречащим некоторым старым руководствам по формальному письму, но он отражает более широкие изменения в обществе.

Если вы хотите знать, как не открывать официальное электронное письмо, избегайте «Уважаемый господин/госпожа» или банально звучащих собирательных выражений, таких как «Кого это может касаться».

Официальные поздравления по электронной почте без имени

Предположим, вы беспокоитесь о том, как написать официальное электронное письмо, не зная имени. В этом случае вы можете использовать «Уважаемый господин/госпожа» в качестве подходящей замены. Этот подход также удобен, если вы не знаете, как отправить официальное электронное письмо в компанию.

При принятии решения о том, как начать официальное электронное письмо нескольким получателям, у вас есть несколько вариантов. Например, вы можете обратиться к коллективу («Уважаемый коллектив»), коллективному («Уважаемые все», «Уважаемые коллеги») или по мероприятиям («Приветствую»).

Вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как начать электронную почту.

Формальные вступительные строки электронной почты

Стандартного официального открытия электронной почты не существует. Вместо этого вам придется решить, что подходит для общения и контекста.

Если вы не знаете человека (или организацию), которому вы пишете, будет вежливо представиться. Однако, если вы знаете человека, вам не нужно этого делать, и вы можете сразу перейти к сути вашего сообщения.

Мы приводим примеры нескольких формальных вступительных предложений электронной почты ниже. Если вам нужно больше вдохновения для вступления в электронную почту, прочитайте нашу статью о лучших вступительных строках электронной почты.

Мы бы посоветовали не использовать пустые фразы, такие как «Надеюсь, у вас все хорошо» в официальном электронном письме. Такие фразы — это клише, которые ничего не добавляют к сообщению, и их следует избегать.

Формальное тело электронной почты

Итак, вы привлекли получателя и представились (если требуется), теперь пришло время перейти к сути.

Ниже мы приводим несколько примеров, но официальное общение по электронной почте должно следовать принципу пирамиды. Принцип пирамиды, разработанный ведущим руководителем McKinsey, гласит, что вы должны сначала начать с ответа и структурировать информацию под ним, чтобы поддержать свою аргументацию.

В официальном электронном письме получатель захочет узнать, о чем сообщение и почему оно должно его волновать. Так скажи им!

Ниже вы можете увидеть несколько примеров того, как мы обращаемся к нескольким примерам. Мы также показываем, как заканчивать официальное электронное письмо, в том числе общие официальные заключительные предложения электронной почты.

Официальная отписка по электронной почте

Формальное окончание электронной почты использует определенное окончание (или прощание, чтобы дать ему официальное имя). Читатели будут знакомы (и ожидают) формальных способов завершения электронного письма.

В большинстве случаев вы будете использовать официальное электронное письмо, заканчивающееся «Искренне ваш», если вы знаете имя человека, которому вы пишете.

Если вы этого не сделаете (или, например, пишете группе людей), вы обычно заканчиваете официальное электронное письмо словами «С уважением».

Однако есть изменения в том, как формально заканчивать электронное письмо. Примеры приемлемых формальных окончаний включают «С уважением», «С уважением» и «С наилучшими пожеланиями».

Лучший способ закончить официальное электронное письмо зависит от человека, контекста и того, что вы сообщаете. В большинстве случаев мы рекомендуем придерживаться либо «С уважением», либо «С уважением».

Вы изо всех сил пытаетесь найти подходящую концовку? Ознакомьтесь с нашим подробным руководством о том, как завершить электронное письмо.

Примеры официальных писем

Чтобы проиллюстрировать вышеизложенное, мы создали подборку официальных примеров написания электронных писем для ситуаций, с которыми вы можете столкнуться.

Хотя может быть полезно увидеть пример официального электронного письма, мы не рекомендуем вам вырезать и вставлять его и использовать самостоятельно. Вы должны адаптировать каждое официальное электронное письмо к вашим конкретным обстоятельствам. Вместо этого используйте их в качестве важного руководства для углубления понимания, прежде чем создавать свои собственные или использовать Flowrite для написания электронных писем за вас.

Официальное вводное электронное письмо

Есть несколько причин, по которым вы можете захотеть представиться официально. Например, вы можете узнать о вакансии, возможности исследования или обратиться к кому-то, кого хотите попросить совета. Если вы боретесь с тем, как официально представиться по электронной почте, это для вас.

В качестве примера ознакомьтесь с нашим формальным вводным электронным письмом ниже.

Тема: Запрос доступа к онлайн-учебникам

Уважаемый профессор Стюарт,

Я студент третьего курса Оксфордского университета. Я связываюсь с вами, чтобы запросить доступ к вашей онлайн-серии руководств. Мне очень интересно слушать вас и учиться у вас, и я верю, что эти ресурсы помогут мне в моих текущих исследованиях.

Если вы готовы предоставить мне доступ, пожалуйста, свяжитесь со мной здесь с деталями. Жду вашего ответа.

Искренне Ваш,
Сара Томас

Официальное письмо с благодарностью

После отличного обслуживания или поддержки вежливо выразить свою признательность, но как отблагодарить по электронной почте?

В этом образец формального благодарственного письма, мы демонстрируем, как составить личный и положительный ответ, которым можно поделиться внутри организации и за ее пределами с другими клиентами или заказчиками.

Тема сообщения: Спасибо за гостеприимство.

Дорогой Филип Роуз,

Я хочу поблагодарить вас за гостеприимство, которое вы проявили во время недавнего пребывания в вашем объекте. Мой партнер и я наслаждались фантастическим отдыхом и хотели бы выразить нашу благодарность вам и вашим сотрудникам за всю вашу тяжелую работу.

Пожалуйста, передайте мои самые теплые пожелания вашим сотрудникам. Мы будем рады вернуться в будущем.

Искренне Ваш,
Сара Томас

Официальное письмо об увольнении

При увольнении с работы очень важно отправить официальное электронное письмо об увольнении. Увольнение не только уведомляет вашего работодателя о том, что вы уходите, но также служит доказательством даты вашего увольнения.

Официальное письмо об увольнении по электронной почте может быть коротким — в некоторых случаях всего одна строка. Однако, как вы увидите в этом официальном образце электронного письма об увольнении, мы нашли время, чтобы выразить нашу признательность нашему работодателю.

Тема сообщения: Уведомление об увольнении

Уважаемый Томас Пейн,

Я пишу, чтобы сообщить вам, что я ухожу в отставку с должности руководителя отдела маркетинга.

Я хотел бы поблагодарить вас за возможность учиться и развиваться в организации, и я наслаждался своим временем здесь. Я готов работать с вами, чтобы поддержать назначение моего преемника.

Вы можете связаться со мной здесь в любой момент, чтобы обсудить любую поддержку, которую я могу предложить, или любые подробности, которые могут вам понадобиться от меня, чтобы сделать переход как можно более плавным.

Искренне Ваш,
Стив Уэлч

Официальное электронное письмо с приглашением на мероприятие

Вот пример официального приглашения по электронной почте, отправленного группе коллег. Каждое официальное электронное письмо с приглашением должно содержать четкую тему, все подробности о мероприятии (включая дату, время и место) и то, как люди могут ответить на приглашение.

Вот официальное электронное письмо с приглашением на вечернее деловое мероприятие.

Тема: Уход с мероприятия для Стива Уэлча — RSVP

Уважаемые коллеги,

Я хочу пригласить вас на мероприятие, которое мы проводим для Стива Уэлча, нашего руководителя отдела маркетинга, который уезжает 12 декабря. Мероприятие пройдет 12 декабря с 19:00 до 12:00.

Количество мест ограничено, и гости должны будут ответить на приглашение перед мероприятием, чтобы обеспечить достаточно места и прохладительные напитки.

Если вы хотите принять участие, ответьте на это письмо с любыми диетическими требованиями. Если вы не можете присутствовать, мы рекомендуем вам отправить сообщения поддержки Стиву до того, как он уйдет, чтобы приступить к своей новой роли.

С уважением,
Мэнди Смит

Электронная почта с официальной жалобой

Если вы получили плохое обслуживание или разочарованы продуктом, официальная электронная жалоба может привлечь внимание к вашим проблемам. В официальных электронных письмах важно излагать факты, но не становиться слишком эмоциональным.

Вот пример официального электронного письма с жалобой.

Тема сообщения: Жалоба клиента: 12 сентября

Уважаемый господин/госпожа,

Я связываюсь с вами, чтобы пожаловаться на услугу, которую я получил 12 сентября. Ваш персонал был грубым и необщительным во время моего визита.

Я долгое время пользуюсь вашими услугами и был разочарован тем, что в этом случае вы не смогли соответствовать своим обычно высоким стандартам.

Я хочу попросить официальные извинения и узнать, что вы планируете сделать, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.

Искренне Ваш,
Стив Робертс

Официальное электронное письмо с извинениями

Составление официального электронного письма с извинениями может быть сложной задачей, но признание ошибки имеет решающее значение для ограничения ущерба и восстановления отношений.

Вот прямолинейный пример официального письма с извинениями от компании для работы с клиентом, подавшим жалобу.

Тема сообщения: Приносим извинения за оказанную вам услугу.

Дорогой Стив Робертс,

Меня зовут Райан Дэвис, я представитель службы поддержки клиентов XXX. Я хочу воспользоваться этой возможностью, чтобы официально извиниться за оказанную вам услугу 12 сентября 2021 года.

К сожалению, в данном случае нам не удалось достичь наших высоких стандартов. Мы поговорили со всеми вовлеченными членами команды и подтвердили важность обслуживания клиентов. Я хотел бы заверить вас, что это больше не повторится.

Вы можете связаться со мной напрямую, если хотите обсудить вашу жалобу подробнее. Мы приложили ваучер на 10 фунтов стерлингов, чтобы вы могли использовать его при следующем посещении, чтобы выразить нашу признательность.

Искренне,
Райан Дэвис

Хотите писать более качественные официальные электронные письма? Попробуйте Флоурайт

Написать официальные электронные письма просто, если вы будете следовать нашему процессу. Официальные шаблоны электронной почты, включенные в этот пост в блоге, должны служить руководством, но их всегда следует адаптировать и обновлять, чтобы отразить ваши конкретные обстоятельства. Однако есть еще более простой способ. Flowrite — это инструмент для написания ИИ, который превращает короткие инструкции в готовые к отправке электронные письма и сообщения. Если вы все еще пытаетесь найти правильные слова для написания официального электронного письма, Flowrite может помочь вам начать работу и вдохновить вас — или даже написать для вас все электронное письмо одним нажатием кнопки. Как видно из приведенного ниже примера, все, что требуется, — это нажать кнопку.

Вы все еще задаетесь вопросом, как отправить официальное электронное письмо? Мы надеемся, что нет. В следующий раз, когда вы будете писать официальное электронное письмо, просто помните об этих примерах, и вы сможете общаться уверенно.