Формальное и неформальное письмо: полное руководство

Вы не будете использовать уличный сленг в финансовом отчете и не будете использовать рабочий жаргон, когда гуляете с друзьями. В этом и заключается суть формального и неформального письма: адаптация вашего языка к различным ситуациям. Ниже мы поговорим об адаптации стилей письма к обстановке и аудитории для более эффективного общения по электронной почте и более сильного письма для любого случая.

Формальное и неформальное письмо: в чем разница?

Официальное и неформальное письмо — это два разных типа тона как для серьезного, так и для повседневного языка. Как правило, официальное письмо используется для серьезных тем и читателей, которых вы не очень хорошо знаете, поэтому оно распространено в бизнесе и журналистике. Напротив, неформальное письмо более непринужденно и используется для переписки с друзьями или беззаботных разговоров со всеми, с кем вы знакомы.

Как и тон в целом, формальное и неформальное письмо определяется языком, который вы используете. Такие вещи, как:

Выбор слова

• Формально:пожалуйста, удалите этот слайд из презентации.
• Неофициально:Давайте проиграем слайд №23.

Пунктуация

• Формально:Я ценю вашу помощь.
• Неофициально:Я ценю вашу помощь!

Структура предложения

• Формальный:Вы завершили ежемесячный отчет?
• Неофициально:Ежемесячный отчет готов?

Использование сленга или смайликов

• Формально: Я опаздываю на нашу встречу. Я скоро буду там.
• Неофициально: Извините, я опоздал на встречу. ОМВ (в пути)

Хотя контекст важен при принятии решения о том, использовать ли формальное или неформальное письмо, само сообщение может быть написано в любом стиле в зависимости от вашего выбора. Вот почему так важно понять разницу, чтобы не писать слишком формально или слишком неформально в неправильной ситуации.

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо должно быть прямым, тщательным и уважительным. Он используется для важных вопросов, таких как бизнес, журналистика, юридические вопросы, медицинские диагнозы и академическое письмо. Официальное письмо используется, чтобы показать уважение к теме или читателю, поэтому его часто используют при обращении к незнакомцу. Например, официальные электронные письма часто используются при подаче заявления на работу или заключении деловых сделок в Интернете.

Официальное письмо можно определить по тому, что оно звучит «официально», используя имена собственные и избегая сленга. Формальное письмо также намеренно тщательно и не использует сокращений, таких как сокращения, а иногда даже местоимения.

Официальное письмо часто критикуют за то, что оно мягкое и неестественное, с длинными словами и длинными предложениями. Однако это не является обязательным требованием; Формальное письмо фокусируется на ясности и точности. Если вы умеете писать формально и коротко, ваши читатели будут счастливы.

Формальные приемы письма

• имена собственные (включая технический и отраслевой рабочий жаргон)
• никакого сленга, идиом и разговорных выражений
• никаких восклицательных знаков
• нет схваток
• минимум местоимений
• более длинные и сложные предложения
• к читателю обращаются с уважением
• проработка и полные описания; никакой двусмысленности
• упор на правильность орфографии и грамматики
• личные чувства и мнения сведены к минимуму— только факты!

Когда использовать официальное письмо

• деловое общение (в том числе заявления о приеме на работу)
• академическое письмо (включая школьные заявления)
• журналистика
• юридические вопросы
• письмо кому-то, кого вы не знаете (например, холодные электронные письма)

Что такое неформальное письмо?

Неформальное письмо является непринужденным, непринужденным и разговорным. Он используется для общения с друзьями или людьми, с которыми вы знакомы, но его также можно использовать, чтобы повлиять на эти отношения, например, в убедительных письмах или рекламе.

Неформальное письмо имитирует то, как друзья разговаривают лично, используя такие инструменты речевого общения, как сленг, сокращения и аббревиатуры, а также идиомы и разговорные выражения (например, лай не на то дерево).

Темы также могут включать личные мнения или эмоции, которые могут быть неуместны в официальном письме.

В отличие от формального письма, неформальное письмо может быть более творческим и выразительным. Приветствуется уникальный личный стиль, и существует меньше ограничений на отклонение от темы. Эмодзи и интернет-сленг распространены в неформальной письменной речи, но не рекомендуются в формальной письменной речи, поскольку они отвлекают от торжественного тона.

Неформальные техники письма.

• сленг, идиомы и разговорные выражения
• восклицательные знаки, даже несколько (!!!)
• сокращения используются свободно
• местоимения используются свободно
• смайлы используются свободно
• поток может извиваться или отклоняться по касательной
• темы могут быть описаны настолько подробно или расплывчато, насколько пожелает автор
• орфография и грамматика не в приоритете

Когда использовать неформальное письмо

• электронные письма и текстовые сообщения с друзьями
• общение с дружелюбными коллегами, не связанное с работой; см. пример допустимого использования смайлов в рабочих электронных письмах.
• копирайтинг должен казаться дружелюбным
• личные эссе разговорным голосом

Примеры формального и неформального письма

Пример формального письма

Для предъявления по месту требования,

Надеюсь, это письмо вас застанет. Я пишу, чтобы подать заявку на должность торгового представителя, указанную на вашем сайте. Мой опыт включает в себя работу в местном магазине в течение 10 лет, сначала кассиром, а затем торговым представителем. Там мои продажи превзошли показатели всех моих коллег.

Хотя у меня нет опыта продажи смартфонов, я уверен, что мои навыки продаж смогут перейти на вашу продукцию, поскольку я слишком хорошо знаком со своим смартфоном, который я купил в вашем магазине. Прилагаю мое резюме и спасибо за ваше время.

Искренне,

– Нормальный

Пример неофициального письма

Эй, Манекен,

Это твой брат из моего нового письма. Сделайте мне одолжение и попросите своего босса нанять меня. Умоляйте его, если нужно! Я бы очень хорошо справился с этой работой. Ты знаешь, когда мы были детьми, я продавал в магазине мамы и папы больше, чем ты. Я создан для этого, я всегда на телефоне! Я могу продавать эти смартфоны даже во сне! Давай, сделай мне добро.

- ЕСЛИ

Советы по выбору лучшего тона делового письма

1 Понять контекст

Официальное письмо лучше всего подходит, когда речь идет о серьезных вопросах, а именно в качестве церемонии на официальных мероприятиях. Неформальное письмо обычно предназначено для дружеских бесед и беззаботных тем. Использование формального письма для описания онлайн-видео может показаться неуместным, так же как было бы неуместно использовать неформальное письмо для описания медицинской процедуры.

2 Поймите аудиторию

Аудитория должна решить, использовать ли формальное или неформальное письмо: чем лучше вы кого-то знаете, тем более приемлемо использовать неформальное письмо. Таким образом, хотя большинство рабочих документов должны быть написаны официально, вы все равно можете использовать сленг и смайлики в деловом общении, если вы дружите с этим коллегой.

3. Используйте инструменты, если вам нужна помощь

Выбрать правильный тон для конкретной ситуации не всегда легко, особенно если вы неопытный писатель. Очень важно следить за выбором слов и структурой предложений, а также за использованием сокращений и сленга, не говоря уже о том, чтобы обращать внимание на правильность написания и грамматики. Чтобы помочь, функция подсказок тона Grammarly может оценить уровень формальности и предложить слова или фразы для его улучшения. Написание по-прежнему остается вашим собственным, но оно поддерживается советом опытного партнера-писателя по искусственному интеллекту.

Часто задаваемые вопросы о формальном и неформальном письме

В чем разница между формальным и неформальным стилями письма?

В формальном письме избегаются случайные формы общения, характерные для неформального письма: сленг, сокращения, смайлики, восклицательные знаки и иногда даже местоимения. Формальное письмо также более конкретное и подробное и включает более длинные предложения, в то время как неформальное письмо имеет меньше ограничений и может быть более творческим.

Когда вы используете формальное или неформальное письмо?

Официальное письмо уместно в большинстве профессиональных и академических ситуаций, а также при письме кому-то, кого вы плохо знаете. Другими словами, официальное письмо лучше всего подходит тогда, когда необходима определенная степень уважения. Неформальное письмо используется для более непринужденных разговоров, таких как текстовые сообщения или электронные письма с друзьями.

Как узнать, является ли ваше письмо слишком формальным или неформальным?

Более длинные, технические предложения, полные деталей, кажутся формальными. Письмо, включающее сленг и разговорный тон, можно считать неформальным. Если вам нужен более точный способ оценить формальность, чтобы убедиться, что вы достигли цели, вы можете использовать предложения тона Grammarly для экспертной оценки.