Формальное и неформальное письмо: полное руководство

Ключевой частью четкой коммуникации является рассмотрение вашей аудитории. То, насколько хорошо вы их знаете и насколько непринужденно с ними уместно вести себя, повлияет на каждое слово, от вашего приветствия до вашего одобрения, поэтому давайте раскроем разницу между формальным и неформальным языком.

Решить, насколько формальным должно быть ваше письмо, немного похоже на выбор наряда. Вы должны знать, идете ли вы на барбекю на заднем дворе или на красную ковровую дорожку. Плохой выбор заставит вас выделяться, и не самым приятным образом. Мы начнем с некоторых определений и примеров формального и неформального стиля письма, а затем остановимся на том, где каждый из них может помочь вам лучше всего.

Эй, а что такое неформальный язык?

Неформальный язык — это то, как вы общаетесь с людьми, которых хорошо знаете и рядом с которыми можете расслабиться. Он имеет тенденцию напоминать то, как люди разговаривают вслух больше, чем официальное письмо, и может содержать больше сокращений («они» вместо «они есть»), а также сленг, сокращения и выражения эмоций — даже восклицания!

Например, вы можете использовать неформальный язык при отправке быстрого приглашения некоторым друзьям:

Тем не менее, только потому, что они ваши друзья, не означает, что вы никогда не напишете им официально. Например, если вы работаете над достаточно причудливым приглашением, чтобы подумать о найме каллиграфа и слове «праздник», скорее всего, вам понадобится более официальное приветствие, чем «привет всем».

Очень хорошо. Напротив, пожалуйста, определите формальный язык.

Вы можете думать о формальном языке как о ярком блейзере и футболке неформального письма. Это более серьезно, с более застегнутой конструкцией, более длинными словами и практически без сленга. Профессионал может использовать его для написания сопроводительного письма, делового предложения, официального документа или юридического резюме.

Официальное письмо имеет тенденцию использовать сокращения только после того, как сначала разъяснено, что они обозначают. И там, где восклицания хороши в неформальной обстановке, они не одобряются в официальном письме.

То же самое касается первого и второго лица, особенно таких местоимений, как «я» и «ты». Вот пример, в котором в формальной версии слово «я» пишется с использованием пассивного залога:

Неофициально: я спросил мэра о готовности к землетрясению, и он сказал, что мы сделали недостаточно, чтобы быть готовыми. Формально: когда мэра Кима спросили о готовности к землетрясению, он сказал, что городу предстоит еще много работы.

Официальный язык иногда подвергается резкой критике за то, что он полон неестественных, извилистых предложений, но нет правила, согласно которому он всегда должен быть умопомрачительно мягким или таким же непрозрачным, как соглашение об условиях обслуживания. Примеров того, что это запоминающееся и забавное, предостаточно. Это верно даже на уровне мнений Верховного суда, таких как Рут Бадер Гинзбург:

Несмотря на кошмарные образы вышедших из-под контроля столовых приборов, взбесившегося скота и сталкивающихся туб, нарушающих тишину и покой Текумсе, подавляющее большинство учащихся, которых школьный округ стремится проверить на деле, занимаются деятельностью, не связанной с безопасностью. необычная степень.

Формальный, да, но сонник, это предложение не является.

Так как же определить, какой стиль подходит?

Решение о том, когда использовать формальный язык, а когда лучше писать неформально, возвращается к вопросу о том, кто ваша аудитория.

Например, если вы пишете потенциальному клиенту, вы хотите выглядеть профессионалом, поэтому ваше письмо может быть связано с формальностями. Вы же не хотите, чтобы ваша небрежная манера поведения создавала впечатление, что вы, в конце концов, не относитесь к работе серьезно.

Точно так же, если в профессиональной среде от вас обычно ожидают, что вы держите свои эмоции под контролем, формальное письмо обычно предпочитает объективность, удерживая чувства писателя на расстоянии.

Если вы обращаетесь к кому-то, кого плохо знаете, и не знаете, к какому уровню формальности стремиться, часто проще начать с формальности. По ходу переписки вы можете переоценить и соответственно смягчить свой стиль. Напротив, если вы начнете слишком небрежно, только чтобы понять, что вы производите неправильное впечатление и должны исправить курс, все может показаться очень неловким.

С другой стороны, излишняя формальность в контексте, явно лучше подходящем для неформального письма, может выглядеть нелепо. Представьте себе, что вы организуете поездку на выходных на плоту и измените свои грозные формальные стили таким образом:

Дорогие друзья, Как давний поклонник сплавов, я рад предложить в предстоящую субботу, 18-го числа, беззаботный день на легендарной реке Inconsiderate Goose. Пожалуйста, сообщите мне о вашей доступности и склонности к совместному использованию автомобилей. С уважением, Тодд

Черт, Тодд, а вы также приложили SWOT-анализ потенциальных закусок? Набери ответ, мой парень. Иногда можно расслабиться.

Нужны дополнительные рекомендации о разнице между формальным и неформальным письмом? Используйте детектор тона Grammarly, когда будете писать следующее электронное письмо.